1 Urlaubsanspruch und Ausmaß

Definition

Urlaub gem § 2 UrlG ist Freistellung des Arbeitnehmers von seiner Arbeitspflicht für eine (durch Gesetz, kollektivrechtliche Norm oder Einzelarbeitsvertrag) bestimmte Zeit bei Fortzahlung des Arbeitsentgelts (8 ObS 2/18d). Der Urlaub dient der Erholung des Arbeitnehmers.

Das Urlaubsgesetz gilt für alle Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis auf einem privatrechtlichen Vertrag beruht, wie:

• Arbeiter
• Angestellte
• Lehrlinge
• Teilzeitbeschäftige
• Geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer
• Fallweise beschäftigte Arbeitnehmer

Das Urlaubsgesetz gilt nicht für Bauarbeiter (für sie gilt das BUAG), land- und forstwirtschaftliche Arbeiter, Heimarbeiter (HeimArbG), Schauspieler, Arbeitnehmer der Länder, Gemeinden oder Gemeindeverbände, freie Dienstnehmer sowie Volontäre.

Urlaubsausmaß

Das Urlaubsausmaß für Arbeitnehmer für jedes Arbeitsjahr beträgt:

Die Berechnung des Urlaubsmaßes nach dem UrlG erfolgt nach Werktagen. Darunter sind die Wochentage von Montag bis einschließlich Samstag mit Ausnahme der in diesen Zeitraum fallenden gesetzlichen Feiertage zu verstehen. Sonntage und gesetzliche Feiertage, die in den Zeitraum des Urlaubsverbrauchs fallen, sind daher nicht als Werktage zu berechnen. Werktage, an denen im Betrieb nicht gearbeitet wird (zB ein Samstag bei einer fünf-Tage-Woche), werden hingegen auf den Urlaub angerechnet. Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen ansonsten arbeitsfreien Werktag, ist dieser Feiertag auf den Urlaub nicht anzurechnen; es ist für diesen Feiertag vielmehr ein zusätzlicher Urlaubstag zu gewähren (vgl OGH 8 ObA 6/20w).

Wird der Urlaub in Arbeitstagen berechnet, so ist er nur für Arbeitstage zu gewähren. In Fällen, in denen der Samstag arbeitsfrei ist, bleibt ein auf einen Samstag fallender Feiertag auf den Urlaubsverbrauch ohne Einfluss. Ebenso wie bei der Werktagsregelung ein auf einen Sonntag fallender Feiertag keine Auswirkung auf die Dauer des Urlaubs hat, hat bei der Arbeitstagsregelung ein Samstagfeiertag, wenn der Samstag allgemein arbeitsfrei ist, außer Betracht zu bleiben (vgl OGH 8 ObA 6/20w).

Urlaubsanspruch

Ein Anspruch auf Urlaub entsteht

• in den ersten sechs Monaten des ersten Arbeitsjahres im Verhältnis zu der im Arbeitsjahr zurückgelegten Dienstzeit,
• nach den sechs Monaten in voller Höhe
• und ab dem zweiten Arbeitsjahr bereits mit Beginn des neuen Arbeitsjahres.

Kein Urlaubsanspruch entsteht für folgende Zeiten:

• Karenz nach dem MSchG/EKUG
• Familienhospizkarenz
• Präsenz-, Zivil- und Ausbildungsdienst
• Bildungskarenz

In der Praxis wird immer wieder angenommen, nach sechs Monaten, oder nach Beginn des zweiten Arbeitsjahres kann der Arbeitnehmer den gesamten Jahresurlaub sofort konsumieren. Dies stellt insofern ein Problem dar, als es für die Rückrechnung von einem zu viel konsumierten Urlaub, bei Ende des Arbeitsverhältnisses, Einschränkungen gibt. Daher ist es empfehlenswert, immer auf den Urlaubsverbrauch des Arbeitnehmers zu achten, bzw eine zu viel Konsumierung des Urlaubs zu vermeiden.

Urlaubsanspruch für teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer

Für Teilzeitbeschäftigte gebührt folgender Anspruch:

• Teilzeitbeschäftigung an sechs Werktagen/Woche – Urlaubsanspruch sechs Werktage/Woche
• Teilzeitbeschäftigung an fünf Arbeitstagen/Woche – Urlaubsanspruch fünf Arbeitstage/Woche
• Teilzeitbeschäftigung an drei Arbeitstagen/Woche – Urlaubsanspruch für drei Arbeitstage/Woche usw

Berechnung des aliquoten Urlaubsanspruches

Die Berechnung des aliquoten Urlaubsanspruches ist sowohl täglich, wöchentlich als auch monatlich möglich.

• Tägliche Berechnung: Urlaubsanspruch/Jahr: 365 (366) Tage x Anzahl der im Urlaubsjahr zurückgelegten Kalendertage
• Wöchentliche Berechnung: Urlaubsanspruch/Jahr: 52 Wochen x Anzahl der im Urlaubsjahr zurückgelegten Kalenderwochen
• Monatliche Berechnung: Urlaubsanspruch/Jahr: zwölf Monate x Anzahl der im Urlaubsjahr zurückgelegten Kalendermonate

Zuviel verbrauchter Urlaub kann nur bei unberechtigtem Austritt oder einer berechtigten Entlassung zurückgefordert werden, und zwar im Ausmaß des Urlaubsentgeltes für die zu viel konsumierten Urlaubstage.

Bei Gewährung von Urlauben ist immer auf den noch offenen Urlaubsanspruch zu achten, um von vornherein Nachforderungen und Probleme zu vermeiden. Weiters sind natürlich genaue Urlaubsaufzeichnungen erforderlich, zB mittels Arbeits- Urlaubs- und Krankenkarteikarten. Diese Karteikarten sind im Handel erhältlich.

Urlaubsaliquotierung bei Übergang von Voll- auf Teilzeitbeschäftigung

Verringert ein Arbeitnehmer seine Arbeitszeit, indem er von Voll- auf Teilzeitbeschäftigung wechselt, dann darf der während der Vollzeitbeschäftigung erworbene und zum Umstellungszeitpunkt noch nicht verbrauchte Urlaubsanspruch nicht aliquotiert werden. Der Verbrauch des Jahresurlaubs zu einer späteren Zeit als dem „Entstehungszeitraum“ steht in keiner Beziehung zu der in der Urlaubsverbrauchsphase vom Arbeitnehmer erbrachten Arbeitszeit.

Vielmehr können die Arbeitnehmer dessen ungeachtet darauf bestehen, dass der Arbeitgeber von der Umrechnung auf Arbeitstage oder Arbeitsstunden Abstand nimmt und mit ihnen einen Urlaub vereinbart, der zwei Urlaubsperioden im Ausmaß von insgesamt 30 bzw 36 Werktagen zu umfassen hat.

Das Urlaubsentgelt gebührt ihm allerdings nur auf Basis seines Teilzeitbeschäftigungsgehalts. Nach der Rechtsansicht des OGH (22.07.2014, 9 ObA 20/14b) ist § 6 UrlG so zu interpretieren, dass nicht auf das Entgelt in früheren Zeiträumen der Entstehung des Urlaubsanspruchs abzustellen ist, sondern der Arbeitnehmer während seines Urlaubs grundsätzlich jenes Entgelt zu erhalten hat, das er verdient hätte, wenn er in dieser Zeit gearbeitet hätte.

Es ist daher ratsam eine Vereinbarung zu treffen, dass der Urlaub noch vor Umstellung auf die Teilzeit verbraucht wird. Es sollte eine Vereinbarung angestrebt werden, die die einvernehmliche Übertragung des offenen Vollzeiturlaubes in die auf das Ende der Teilzeit wieder folgende Vollzeit (inkl Vereinbarung eines Verjährungsverzichtes) vorsieht. Es kann eine gesonderte Urlaubsverbrauchsvereinbarungen getroffen werden, wonach der in der Teilzeitphase entstehende Urlaub möglichst immer in der Teilzeitphase (also bereits vor dem offenen, hinausgeschobenen Vollzeiturlaub) zu verbrauchen ist.

Urlaubsjahr

Für den Beginn des Arbeitsjahres bzw Urlaubsjahres ist grundsätzlich der Tag des Eintrittes des Arbeitnehmers maßgeblich. Während dieses Urlaubsjahres gebührt dem Arbeitnehmer der Jahresurlaubsanspruch.

Umstellung auf Kalenderjahr

Grundsätzlich ist das Urlaubsjahr ident mit dem Arbeitsjahr. Der Anspruch auf Urlaub entsteht in den ersten sechs Monaten des ersten Arbeitsjahres im Verhältnis zu der im Arbeitsjahr zurückgelegten Dienstzeit, nach sechs Monaten in voller Höhe. Ab dem zweiten Arbeitsjahr entsteht der gesamte Urlaubsanspruch mit Beginn des Arbeitsjahres.

Eine Umstellung des Urlaubsjahres auf das Kalenderjahr oder einen anderen Jahreszeitraum ist nur durch eine

• Regelung im Kollektivvertrag,
• einer Betriebsvereinbarung oder
• in Betrieben ohne Betriebsrat, in einer schriftlichen Einzelvereinbarung (seit 01.01.2013)

 möglich (§ 2 Abs 4 UrlG).

Umstellung im ersten Arbeitsjahr

Befindet sich der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Umstellung noch im ersten Arbeitsjahr, hat er Anspruch auf den anteiligen Anspruch des Urlaubes vom Beginn des Arbeitsjahres bis zum Umstellungszeitpunkt. Danach hat er ab dem Umstellungszeitpunkt vollen Urlaubsanspruch für das neue Urlaubsjahr.

Ist ein Arbeitnehmer zum Umstellungszeitpunkt bereits mehr als sechs Monate beschäftigt, gebührt ihm sowohl der volle Urlaubsanspruch für das Rumpfjahr, als auch der volle Urlaubsanspruch für das neue Urlaubsjahr.

Arbeitnehmer bereits ein Jahr im Betrieb beschäftigt

Sind Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Umstellung bereits ein Jahr im Betrieb beschäftigt, gebührt ihnen für den Umstellungszeitraum ein anteiliger und ein voller Urlaubsanspruch. Zum Umstellungszeitpunkt bereits verbrauchte Urlaube sind auf den Gesamturlaubsanspruch des Umstellungszeitraumes anzurechnen.

Diese Umstellung von Arbeitsjahr auf Kalenderjahr kann für den Arbeitgeber sehr teuer werden, da allen neu eintretenden Mitarbeitern bei Eintritt am 01.07. oder danach, für das Rumpfjahr der anteilige Jahresurlaub, aber bei Eintritten vor dem 01.07. der volle Jahresurlaub zu gewähren ist.

Es ist auch möglich, durch Einzelvereinbarungen mit Arbeitnehmern eine Umstellung des Urlaubsjahres von Arbeitsjahr auf Kalenderjahr durchzuführen. In diesem Fall gebührt für das Rumpfjahr immer der gesamte Jahresurlaub, auch wenn der Eintritt am 01.07. oder danach stattgefunden hat.

Urlaubsverbrauch und Vereinbarung

Unter Berücksichtigung der betrieblichen Erfordernisse und der Erholungsmöglichkeit des Arbeitnehmers ist der Zeitpunkt des Urlaubsantritts zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vereinbaren.

Eine Urlaubsvereinbarung ist an keine bestimmte Form gebunden, sie kann sowohl mündlich, schriftlich als auch schlüssig zustande kommen. Wie in allen Fällen, ist natürlich eine schriftliche Vereinbarung zu empfehlen.

Der Urlaub kann in zwei Teilen verbraucht werden, wobei ein Teil mindestens sechs Werktage betragen muss. Es kann auf Wunsch des Arbeitnehmers auch der Verbrauch einzelner Urlaubstage, halber Urlaubstage oder stundenweiser Urlaub vereinbart werden.

Grundsätzlich sollte der Urlaub möglichst bis zum Ende des Jahres, in dem er entstanden ist, verbraucht werden. Ist ein Verbrauch nicht möglich, wird der unverbrauchte Urlaub ins nächste Urlaubsjahr übertragen (Achtung: Verjährungsfrist).

Kommt es zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu keiner Einigung über den Zeitpunkt des Urlaubsverbrauchs kann der Arbeitnehmer den Rechtsweg beschreiten und den Arbeitgeber auf Duldung des Verbrauchs des noch offenen Urlaubs zu einem bestimmten Zeitpunkt klagen.

Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber nicht gezwungen werden, zu einem bestimmten Zeitpunkt Urlaub zu machen. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer den konkreten Urlaubsverbrauch und dessen zeitliche Lage nicht vorschreiben; dh er kann ihn nicht einfach „in den Urlaub schicken“ (RIS-Justiz RS0070760; zB OGH 08.08.2007, 9 ObA 51/07a).

Urlaub während Ersatzruhezeiten

Das Urlaubsgesetz verbietet Urlaubsvereinbarungen für Zeiten, für die die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers unter Anspruch auf Fortzahlung des Entgeltes aus anderen Gründen entfällt. Wird entgegen dem gesetzlichen Verbot der Urlaub trotzdem für die Zeit der Arbeitsverhinderung vereinbart, so zählen die in die Zeiten der Arbeitsverhinderung fallenden Urlaubstage nicht auf den gesetzlichen Urlaubsanspruch.

Für einen bereits feststehenden Ersatzruhetag kann keine wirksame Urlaubsvereinbarung getroffen werden. Mit der an diesem Tag gewährten bezahlten Freizeit wird der Ersatzruheanspruch konsumiert (OGH 23.01.2015, 8 ObA 1/15b).

Einseitiger Urlaubsantritt

Ein einseitiger Urlaubsantritt ist grundsätzlich unzulässig. Die einseitige Festlegung des Termins des Urlaubsverbrauchs durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Der Arbeitnehmer kann weder einseitig auf Urlaub geschickt werden, noch einseitig, dh ohne Zustimmung des Arbeitgebers, auf Urlaub gehen. Der eigenmächtige Urlaubsantritt stellt einen Entlassungsgrund dar.

Ein einseitiger Urlaubsantritt ist jedoch in folgenden Fällen möglich:

• In Betrieben mit Betriebsrat kann ein Arbeitnehmer bei Nichteinigung über den Urlaubsantritt einseitig den Urlaub antreten, wenn der Urlaub mindestens zwei Wochen dauert, der Urlaub drei Monate vorher angemeldet wurde und auch nach Beiziehung des Betriebsrats keine Einigung über den Urlaubsantritt zustande kam. Der Arbeitgeber kann jedoch durch eine Klage beim Arbeits- und Sozialgericht den einseitigen Urlaubsantritt verhindern.
• Ein einseitiger Urlaubsantritt ist auch zulässig zur notwendigen Pflege eines, im gemeinsamen Haushalt lebenden, erkrankten höchstens zwölfjährigen Kindes, wenn der Anspruch auf Pflegefreistellung bereits verbraucht ist.

Urlaubsvorgriff

Ein Urlaubsvorgriff ist zulässig. Dieser bedarf aber einer Vereinbarung der Arbeitsvertragsparteien. Durch den Urlaubsvorgriff soll der Arbeitnehmer die Gelegenheit erhalten, einen Teil des ihm erst im folgenden Jahr gebührenden Urlaubs bereits vorweg zu verbrauchen. Er soll damit im Endergebnis nicht mehr an Urlaub erhalten, als ihm von Gesetzes wegen zusteht. Ein Arbeitgeber, der vereinbarungsgemäß einen Urlaubsvorgriff gewährt, leistet damit einen Vorschuss auf eine erst künftig entstehende Verpflichtung (OGH 29.01.2015, 9 ObA 135/14i).

Urlaubsverjährung

Ein Urlaubsanspruch verjährt grundsätzlich nach Ablauf von zwei Jahren ab Ende des Urlaubsjahres, in dem dieser entstanden ist.

Da die Verjährung des Urlaubsanspruches erst eintritt, wenn mindestens drei Jahre überhaupt kein Urlaub verbraucht worden ist, können bis zum vollendeten 25. Dienstjahr bis zu 75 Arbeitstage, nach dem vollendeten 25. Dienstjahr maximal 90 Arbeitstage offen sein (vgl OGH 8 ObA 62/18b). Elternkarenzzeiten nach MSchG oder VKG verlängern diese Verjährungsfrist um die Dauer der Karenz.

Der EuGH hat in einer aktuellen Entscheidung (EuGH 22.09.2022, C 120/21) darauf hingewiesen, dass bei Verjährung von Urlaubsansprüchen dem Dienstgeber gewisse Aufklärungs- und Mitwirkungspflichten treffen:

• Der Dienstnehmer muss über die mögliche Verjährung seines Resturlaubes informiert werden.
• Der Hinweis auf den Verfall von Urlaubsansprüchen muss zeitgerecht erfolgen, damit der Dienstnehmer seinen Resturlaub tatsächlich noch rechtzeitig verbrauchen kann.

Nach Ansicht des EuGH kann der Resturlaub nicht verjähren, wenn der Dienstgeber seine Mitarbeiter nicht aktiv auf den drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat.

Urlaub während Dienstfreistellung

Eine Dienstfreistellung, etwa auch während der Kündigungsfrist, kann das Anbot des Arbeitgebers auf Abschluss einer Urlaubsvereinbarung enthalten, sofern die dafür erforderlichen Voraussetzungen einer zumindest schlüssigen Willenserklärung vorliegen. Das Anbot des Arbeitgebers bedarf der – ebenfalls zumindest schlüssigen – Annahme durch den Arbeitnehmer.

Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber nicht gezwungen werden, zu einem bestimmten Zeitpunkt Urlaub zu machen, dh auch durch eine Dienstfreistellung kann der Arbeitgeber den Urlaubsverbrauch nicht einseitig erzwingen (OGH 28.03.2018, 8 ObA 20/17z).

Der Arbeitnehmer hat nur im Fall der Verletzung der Treuepflicht und des Rechtsmissbrauchs die grundsätzliche Obliegenheit, ein Anbot des Arbeitgebers auf Urlaubsverbrauch während der Kündigungsfrist anzunehmen (OGH 25.06.2015, 8 ObA 48/15i).

Urlaubsaufzeichnungen

Der Arbeitgeber hat folgende Urlaubsaufzeichnungen zu führen:

• Eintrittsdatum des Arbeitnehmers
• Angerechnete Vordienstzeiten
• Urlaubsausmaß und Dauer des zustehenden Urlaubes
• Urlaubsverbrauch
• Urlaubsentgelt
• Allfällige Umstellung von Arbeitsjahr auf Urlaubsjahr

Obwohl Urlaubsaufzeichnungen in der Praxis wenig kontrolliert werden, ist es sinnvoll genaue Aufzeichnungen zu führen, um nicht in Beweisnotstand zu gelangen. Weiters sind Aufzeichnungen notwendig, um die Urlaubsrückstellungen bilden zu können.

Verstöße bei den Urlaubsaufzeichnungen können mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 218,– bestraft werden (§ 13 UrlG).

Exkurs: Persönlicher Feiertag

Für Angehörige der evangelischen Kirchen AB und HB, der Altkatholischen Kirche und der Evangelisch-methodistischen Kirche war bis 2019 der Karfreitag ein Feiertag. Diese Sonderregelung für Protestanten, Altkatholiken und Methodisten wurde 2019 gestrichen (vgl BGBl I 22/2019). Anstelle dessen wurde ein wahlweiser „persönlicher Feiertag“ für alle Arbeitnehmer eingeführt, unabhängig von der Religionszugehörigkeit (vgl § 7a ARG). Diese Bestimmung gilt auch für leitende Angestellte (vgl § 7a Abs 3 ARG).

Jeder Arbeitnehmer kann einen Tag im Urlaubsjahr auswählen, an dem der Arbeitgeber ihm jedenfalls Urlaub zu gewähren hat. Einen zusätzlichen Urlaubstag gibt es dafür allerdings nicht. Ist der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers bereits verbraucht, kann kein persönlicher Feiertag mehr in Anspruch genommen werden.

Wenn ein Arbeitnehmer einen seiner Urlaubstage als „persönlichen Feiertag“ nutzen will, muss er dies dem Arbeitgeber spätestens drei Monate im Voraus schriftlich bekanntgeben.

In den ersten drei Monaten nach in Kraft treten der neuen Bestimmungen müssen Arbeitnehmer nur zwei Wochen vorher bekanntgeben, wann sie ihren „persönlichen Feiertag“ in Anspruch nehmen wollen.

Im Unterschied zu einem „normalen“ Urlaubstag darf der Arbeitgeber den Antrag auf einen „persönlichen Feiertag“ nicht ablehnen.

Arbeitet ein Arbeitnehmer auf Ersuchen des Arbeitgebers dennoch am „persönlichen Feiertag“, zB am Karfreitag, hat er zusätzlich zur Bezahlung der geleisteten Arbeit Anspruch auf Urlaubsentgelt, was bei einem Acht-Stunden-Tag einem 100 % Zuschlag entspricht. Gleichzeitig kann der Urlaubstag später konsumiert werden.

Im Falle einer Erkrankung sind folgende beiden Fälle zu unterscheiden: Beginnt der Krankenstand vor dem „persönlichen Feiertag“, dann gilt der „persönliche Feiertag“ als nicht verbraucht. Erkrankt der Arbeitnehmer am „persönlichen Feiertag“ und dauert der Krankenstand maximal drei Tage, so gilt der „persönliche Feiertag“ als konsumiert (vgl § 5 UrlG).

Der „persönliche Feiertag“ ist abrechnungstechnisch wie ein Urlaubstag zu behandeln und es besteht ein Anspruch auf Urlaubsentgelt.