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Peter Gratzl | News | 14.04.2020

Digitalisierung im Compliance-Management – aktueller denn je

Gastautor Mag. Peter Gratzl, zertifizierter Compliance Officer, gibt einen guten Überblick darüber, welche gesetzlichen Bestimmungen es bezüglich des Compliance-Managements im Homeoffice zu beachten gilt.

In Zeiten von Homeoffice ist es erforderlich auf wesentliche Daten Zugriff zu haben. So sind auch gesetzliche Verpflichtungen und Genehmigungsvorgaben aus Bescheiden zugänglich zu halten - ein Nachsehen in der Papierausgabe ist nicht möglich. Daher möchte ich einige Impulse geben, diesen Weg der Digitalisierung voranzugehen.

Wer hat die Digitalisierung 2020 vorangetrieben – Der Chef oder Corona? Ja Corona oder, fachlich richtig COVID-19. Es hat unsere Arbeitswelt verändert.

Als Büroarbeiter sitzen wir im Homeoffice und versuchen so die Betriebe am Laufen zu halten und unsere alltägliche Arbeit bestmöglich abzuwickeln. Wir haben hier sehr viele neue Tools und bemerken immer wieder, wie wichtig eine gute Dateiablage ist, um alles zu finden.

Genauso, wie die Arbeit weitergehen muss, sind auch die gesetzlichen Verpflichtungen weiterhin einzuhalten. So haben wir gesetzliche Prüfungen, wiederkehrende Messungen zu organisieren und müssen diese auch dokumentieren. Um das System aufzubauen bzw am Laufen zu halten, bedarf es einiger Punkte, von denen ich einige thematisieren möchte:

  • Gesetzliche Verpflichtungen
    • Habe ich alle gesetzlichen Pflichten weiterhin im Blick?
    • Sei es eine Excelliste oder eine Datenbank, wo diese Punkte enthalten sind - Wer pflegt diese weiter und können Sie darauf zugreifen?
    • Haben Sie die Informationen auch zugänglich?
    • Eine Verknüpfung zu den Rechtsinformationssystemen RIS und EurLex ist zu empfehlen.
  • Bescheide
    • Haben Sie eine Ablage aller Bescheide – auch digital?
    • Wissen Sie, ob es Auflagen gibt, die Sie derzeit einhalten müssen oder auch nachweisen müssen?
    • Haben Sie auch zugehörige Dokumente wie Pläne etc. verfügbar?
    • Haben Sie Lücken in Ihrer Dokumentation?
    • Haben Sie schon einmal alle Auflagen durchgesehen und bewertet?
  • Genehmigungen
    • Produktionen werden adaptiert, umgestellt etc. – Sind Sie über Änderungen im Betrieb weiterhin informiert, auch wenn Sie nicht vor Ort sind?
    • Wie werden Änderungen dokumentiert bzw intern verwaltet?
    • Wer hält den Kontakt mit der Behörde?
  • System
    • Wenn Sie nicht verfügbar sind – Wer kennt sich noch aus, um alle Inhalte zu finden?
    • Kann im Falle einer behördlichen Überprüfung der Betrieb alles in angemessener Zeit nachweisen?

Jetzt haben Sie vielleicht mehr Zeit, sich mit diesen Punkten zu beschäftigen. Diese Punkte waren schon vor Corona wichtig, allerdings hat der Produktionsalltag zu sehr abgelenkt bzw die Prioritäten verschoben. Nutzen Sie jetzt die Zeit und machen Sie sich Gedanken!

Hinweis:

In Zeiten wie diesen kann es schwierig sein, Verpflichtungen wie Prüfungen nachzukommen, weil etwa keine Prüfer verfügbar sind. Wir haben beim zentralen Arbeitsinspektorat nachgefragt und die Antwort am 26.03.2020 lautete: Wenn ein gesetzliches Überprüfungsintervall aufgrund der derzeitigen Situation nicht einhaltbar ist, weil zB keine Prüferinnen und Prüfer in ausreichender Zahl verfügbar sind oder ein Betriebsbereich nicht zugänglich ist, erachtet es die zentrale Arbeitsinspektion als zulässig, wenn die Prüfung verschoben wird, solange sie noch im Jahr 2020 erfolgt.

Autor

Mag. iur. Peter Gratzl berät als zertifizierter Compliance Officer Unternehmen aus Gewerbe und Industrie (Papier, Energie, Abfall, Holzwerkstoffe, …) bezüglich Rechtsanforderungen aus dem Umwelt-, Anlagen- und ArbeitnehmerInnenschutzrecht. Er ist seit 9 Jahren Mitarbeiter der ConPlusUltra GmbH, einem führenden Beratungsunternehmen mit dem Schwerpunkt Compliance im technischen Recht.

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