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Dokument-ID: 1143790
2.6 Aktionsplan zur Einführung eines Whistleblower-Systems
- Ermitteln Sie die Anforderungen an das Whistleblower-System und erstellen Sie einen Aktionsplan für die Implementierung
- Bestimmen Sie den Umfang des Systems (Arten der Meldemöglichkeiten: zB Online-Tool; beachten Sie hierbei auch den Zugang für externe Hinweisgeber und berücksichtigen Sie Tochterunternehmen etc) und welche Personen und/oder Abteilungen davon betroffen sind.
- Definieren Sie die Rolle und Verantwortlichkeiten des Compliance-Beauftragten.
- Beachten Sie die Anforderungen an die Datensicherheit, den Datenschutz und beziehen Sie gegebenenfalls den Betriebsrat mit ein.
- Erstellen Sie einen Stufenplan mit konkreten Deadlines für die Implementierung eines Hinweisgeberkanals bzw Einholung von Angeboten bei externen Anbietern.
- Welche technischen Voraussetzungen des Tools müssen geprüft werden
- Eine vertrauenswürdige, sichere und vertrauliche Kommunikationsplattform, um Anzeigen bzw Hinweise gegebenenfalls auch anonym einzureichen
- Ein Tool, das neben einem digitalen Meldekanal auch die Zurverfügungstellung bzw Verwaltung mündlicher (telefonischer) bzw persönlicher Meldungen unterstützt
- Eine Plattform/ein Tool, die/das ein einfaches Einreichen der Hinweise durch den Hinweisgeber ermöglicht
- Ein System, das Hinweisgeber über den Status ihrer Anzeige auf dem Laufenden hält und das einen gesicherten anonymen Rückfragekanal – sowie die Möglichkeit eines späteren Informations- und Datenaustauschs – bereitstellt
- Ein System, das nur autorisierten Personen den Zugriff auf die Anzeige und die damit verbundenen Daten ermöglicht
- Ein System, das die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an die Speicherung/Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleistet
- Legen Sie einen Prozess für Meldungen und die Bearbeitung fest
- Definieren Sie das Verfahren zur Prüfung, Ersteinschätzung und Verfolgung von Meldungen.
- Definieren Sie Kriterien zur Einstufung und Bewertung von Meldungen.
- Definieren Sie Fristen für die Bearbeitung entsprechend dem HSchG und zur Verfolgung von relevanten Hinweisen.
- Legen Sie Zuständigkeiten fest und definieren Sie Vertretungsregelungen.
- Veröffentlichen Sie eine Whistleblower-Policy
- Erstellen Sie eine Whistleblower-Richtlinie, die das Verhalten und die Verfahren für Meldungen durch Mitarbeiter und Außenstehende beschreibt.
- Schulen Sie Ihr Personal in Bezug auf die Richtlinie einschließlich des Compliance-Beauftragten.