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Aufbewahrungszeit
Für die zulässige Speicherdauer von personenbezogenen Daten bestehen folgende Grundsätze:
– Personenbezogene Daten dürfen solange verarbeitet werden, solange sie für ihren definierten Zweck erforderlich sind.
– Bei Entfall der Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, beispielsweise durch Widerruf der Einwilligung bzw (berechtigten) Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung durch die betroffene Person, müssen die entsprechenden personenbezogenen Daten gelöscht werden.
– Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten für personenbezogene Daten, so dürfen bzw müssen diese für diesen Zeitraum verarbeitet bzw gespeichert werden. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind die personenbezogenen Daten zu löschen, soweit keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung der Daten vorliegt.
– Bestehen gesetzliche Verfallsfristen dürfen personenbezogene Daten für den Zeitraum dieser Fristen – zur Beurteilung bzw zum Nachweis des der Verfallsfrist zugrunde liegenden Anspruchs – verarbeitet bzw gespeichert werden. Nach Ablauf der Verfallsfristen sind die personenbezogenen Daten zu löschen, soweit keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung der Daten vorliegt (vgl DSB-D123.085/0003-DSB/2018 vom 27.08.2018).
– Bestehen gesetzliche Gewährleistungsfristen, so hat der Verantwortliche ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen gem Art 6 Abs 1 lit f DSGVO die personenbezogenen Daten zu verarbeiten, um sich im Fall eines Rechtsstreits verteidigen zu können und Nachweise erbringen zu können (vgl Datenschutzbehörde vom 26.06.2020, DSB 2020-0.349.984).
– Gesetzliche Verjährungsfristen begründen grundsätzlich keine Verpflichtung zur Aufbewahrung von personenbezogenen Daten und bilden dementsprechend keine Rechtsgrundlage für eine (längere) Datenaufbewahrung. Eine Datenaufbewahrung über die Erforderlichkeit bzw zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten hinaus, wird durch längere Verjährungsfristen nur dann legitimiert, wenn sich ein Verfahren konkret abzeichnet (vgl DSB-D216/471/0001-DSB/2018 vom 28.05.2018).