Compliance-Systeme in Österreich

Begriff „Compliance“
Die Bedeutung des Begriffs Compliance stammt aus der englischen Bankensprache und leitet sich von dem Verb „to comply with“ ab.
Frei übersetzt bedeutet dies aus juristischer Sicht „das Verhalten in Übereinstimmung mit und das Einhalten von rechtlichen sowie regulativen Vorgaben“.
Geprägt hat den Begriff die US-Finanzbranche bereits Ende der 1980er-Jahre.
Compliance verlangt von der Unternehmensführung, sich im Einklang mit dem geltenden Recht und den regulatorischen Standards zu bewegen. Gleichzeitig besteht Compliance auch in der Haftungsvermeidung durch das Befolgen der für das Unternehmen maßgeblichen Rechtsregeln aller Art und in der Aufstellung, Kommunikation und Einhaltung spezifischer ethischer Grundsätze eines Unternehmens.
Funktionen von Compliance
Eine Compliance-Organisation hat insbesondere folgende Funktionen zu erfüllen:
Schutzfunktion
Compliance hat eine Schutzfunktion – durch Compliance-Maßnahmen sollen die Organe des Unternehmens vor straf- und bußgeldbewehrten Handlungen bewahrt werden
Beratungsfunktion
Die Compliance-Organisation hat sicherzustellen, dass Mitarbeiter laufend über geltendes Recht sowie wesentliche Änderungen und Entwicklungen informiert werden. Darüber hinaus hat Compliance die Einhaltung von Normen und internen Vorgaben durch entsprechende Verfahren sicherzustellen.
Zur Beratungsfunktion zählt aber auch die Bewusstseinsschärfung der Mitarbeiter für Risiken, die aus ihrem Handeln entstehen können.
Qualitätssicherung
Die Qualitätssicherungsfunktion besteht einerseits im Bereich Schulung und Beratung, andererseits in der Dokumentation von Schulungsergebnissen.
Überwachungsfunkton
Im Rahmen des Compliance-Managements sind Vorkehrungen zu treffen, die eine Kontrolle der Einhaltung der gesetzlichen sowie der internen und externen Regelungen ermöglichen.
Marketingfunktion
Die Darstellung des Compliance-Managements gegenüber der Öffentlichkeit erfüllt auch eine Marketingfunktion.
Verpflichtung zur Einführung von Compliance-Systemen
Ob in Österreich Unternehmen verpflichtet sind, ein Compliance-System einzuführen, kann nicht pauschal beantwortet werden.
Es kommt einerseits darauf an, wie man den Begriff „Compliance“ überhaupt definiert – beschränkt man den Begriff ausschließlich auf die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen oder sollen damit auch unternehmensinterne Regelungen erfasst sein, die soziale Verantwortung miteinschließt. Der Begriff „Compliance“ kann auch als Teil eines Früherkennungs- und Überwachungssystems gesehen werden.
Andererseits existieren in Österreich keine branchenübergreifenden Regelwerke, die den Begriff „Compliance“ verwenden oder definieren würden. Die Rechtslage in Deutschland ist ähnlich.
Mit Ausnahme des Wertpapieraufsichtsgesetzes – WAG sieht der österreichische Gesetzgeber eine Verpflichtung zur Einführung eines Compliance-Systems nicht explizit vor.
Allerdings haben österreichische Unternehmen eine Vielzahl von Pflichten zu beachten, deren Verletzung sowohl zur persönlichen Haftung der Geschäftsleitung gegenüber der Gesellschaft sowie gegenüber Dritten als auch zu einer Reihe anderer Rechtsfolgen führen kann. Weitere Rechtsfolgen können insbesondere strafrechtlicher Natur sein, aber auch zB zu aufsichtsrechtlichen, steuerrechtlichen und gesellschaftsrechtlichen Konsequenzen führen.
Im Hinblick darauf und unter Berücksichtigung allgemeiner gesellschaftsrechtlicher Anforderungen sowie die Pflicht zur Errichtung eines internen Kontrollsystems ergeben sich gewisse Handlungspflichten für die Geschäftsführung eines Unternehmens, die auf die Notwendigkeit einer Implementierung eines Compliance-Systems hinweisen.
Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Kontrollsystems
Die interne Kontrolle ist ein in die Arbeits- und Betriebsabläufe einer Organisation eingebetteter Prozess, der von den Führungskräften und den Mitarbeitern durchgeführt wird, um
- bestehende Risiken zu erfassen,
- zu steuern und
- sicherstellen zu können, dass die betreffende Organisation im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgabenstellung ihre Ziele erreicht.
- Sicherzustellende Ziele sind unter anderem
- Sicherung der Vermögenswerte vor Verlust, Missbrauch und Schaden,
- Erreichung der Organisationsziele,
- Sicherstellung ordnungsgemäßer, ethischer, wirtschaftlicher, effizienter und wirksamer Abläufe,
- Zuverlässigkeit von betrieblichen Informationen, insbesondere Zuverlässigkeit des Rechnungswesens,
- die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften,
- die Erfüllung der Rechenschaftspflicht.
Abgrenzung IKS und Compliance
Compliance-Management und IKS haben hinsichtlich der Zielsetzungen und Maßnahmen einen deutlichen Schnittmengenbereich.
Gemeinsam ist beiden die Zielsetzung der Einhaltung externer und interner Vorgaben. Zwar sind Grundideen und somit auch der Fokus beider Konzepte etwas unterschiedlich, allerdings werden die Konzepte in der Praxis zunehmend gemeinsam betrachtet.
Grundidee des Compliance-Managements ist die Vermeidung von Risiken, insbesondere von zivil- oder strafrechtlichen Konsequenzen für die Organisation und den beziehungsweise die Verantwortungsträger infolge der Nichteinhaltung von Normen.
Das IKS dient der Gewährleistung des Erreichens der Organisations- beziehungsweise Unternehmensziele durch Minimierung der Risiken der Organisation.
Gemeinsam haben Compliance-Management und IKS das Betrachten der Maßnahmen (Festlegung von Verantwortlichkeiten und Prozessen, die in einem Unternehmen eingerichtet sind, um Regelkonformität sicherzustellen.
Weiters setzen sich beide Konzepte mir der systematischen Gestaltung von Prozessen und Kontrollschritten auseinander.
Rechtliche Grundlagen IKS
Innerstaatliche rechtliche Grundlagen finden sich sowohl im Unternehmensrecht als auch im Haushaltsrecht des Bundes.
Diese fordern idR die Einrichtung eines den Erfordernissen entsprechenden internen Kontrollsystems - ohne die Anforderungen an ein solches im Einzelnen auszuführen; es ist davon auszugehen, dass der Gesetzgeber mit diesen Regelungen an den jeweils als „State of the Art“ angesehenen Stand in der Praxis anknüpft.
§ 83 Aktiengesetz (AktG): Der Vorstand hat dafür zu sorgen, dass ein Rechnungswesen und ein internes Kontrollsystem geführt werden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
§ 22 Abs 1 GmbH-Gesetz (GmbHG): Die Geschäftsführer haben dafür Sorge zu tragen, dass ein Rechnungswesen und ein internes Kontrollsystem geführt werden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
§ 39 Abs 3 Societas Europaea-Gesetz (SEG): Der Verwaltungsrat hat dafür zu sorgen, dass ein Rechnungswesen und ein internes Kontrollsystem geführt werden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
§ 22 Abs 1 Genossenschaftsgesetz (GenG): Der Vorstand hat dafür zu sorgen, dass ein Rechnungswesen geführt wird, das den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Eine aufsichtsratspflichtige Genossenschaft hat ein den Anforderungen des Unternehmens entsprechendes internes Kontrollsystems einzurichten.
Im Gesellschaftsrecht wurde ferner die Einrichtung eines Prüfungsausschusses und dessen Verpflichtung zur Überwachung der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, gegebenenfalls des internen Revisionssystems und des Risikomanagementsystems der Gesellschaft aufgenommen.
So sieht § 30g Abs 4a GmbHG vor, dass in Gesellschaften iSd § 189a Z 1 lit a und lit d UGB sowie in aufsichtsratspflichtigen großen Gesellschaften, bei denen das Fünffache eines der in Euro ausgedrückten Größenmerkmale einer großen Gesellschaft (§ 221 Abs 3 erster Satz in Verbindung mit Abs 4 bis 6 UGB) überschritten wird (fünffach große Gesellschaften), ein Prüfungsausschuss nach folgenden Bestimmungen zu bestellen ist:
Dem Prüfungsausschuss muss eine Person angehören, die über den Anforderungen des Unternehmens entsprechende Kenntnisse und praktische Erfahrung im Finanz- und Rechnungswesen und in der Berichterstattung verfügt (Finanzexperte). Vorsitzender des Prüfungsausschusses oder Finanzexperte darf nicht sein, wer in den letzten drei Jahren Vorstandsmitglied, leitender Angestellter oder Abschlussprüfer der Gesellschaft war, den Bestätigungsvermerk unterfertigt hat oder aus anderen Gründen nicht unabhängig oder unbefangen ist. Die Ausschussmitglieder müssen in ihrer Gesamtheit mit dem Sektor, in dem das geprüfte Unternehmen tätig ist, vertraut sein. Der Prüfungsausschuss hat zumindest zwei Sitzungen im Geschäftsjahr abzuhalten.
Der Abschlussprüfer hat spätestens mit dem Bestätigungsvermerk einen zusätzlichen Bericht an den Prüfungsausschuss nach Art 11 der Verordnung (EU) Nr 537/2014 über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/909/EG, ABl Nr L 158 vom 27.5.2014, S 77, in der Fassung der Berichtigung ABl Nr L 170 vom 11.6.2014, S 66 zu erstatten. Der Abschlussprüfer ist den Sitzungen des Prüfungsausschusses, die sich mit der Vorbereitung der Feststellung des Jahresabschlusses (Konzernabschlusses) und dessen Prüfung beschäftigen, beizuziehen und hat über die Abschlussprüfung zu berichten.
In Gesellschaften, an denen ein Mutterunternehmen unmittelbar oder mittelbar mehr als 75 Prozent der Anteile hält, muss kein Prüfungsausschuss bestellt werden, sofern im Mutterunternehmen ein solcher oder ein gleichwertiges Gremium dessen Aufgaben und sonstige Pflichten auf Konzernebene erfüllt. In diesem Fall ist der zusätzliche Bericht (Z 2 erster Satz) dem Prüfungsausschuss oder dem sonstigen Gremium des Mutterunternehmens sowie zugleich dem Aufsichtsrat des Tochterunternehmens zu erstatten. Die Bestellung eines Prüfungsausschusses kann bei fünffach großen Gesellschaften auch unterbleiben, wenn der Aufsichtsrat aus nicht mehr als vier Mitgliedern besteht, wie ein Prüfungsausschuss zusammengesetzt ist und dessen Aufgaben und sonstige Pflichten wahrnimmt; der zusätzliche Bericht ist diesfalls dem Aufsichtsrat zu erstatten.
Zu den Aufgaben des Prüfungsausschusses gehören:
die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses sowie die Erteilung von Empfehlungen oder Vorschlägen zur Gewährleistung seiner Zuverlässigkeit
Die Überwachung der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, gegebenenfalls des internen Revisionssystems, und des Risikomanagementsystems der Gesellschaft
Die Überwachung der Abschlussprüfung und der Konzernabschlussprüfung unter Einbeziehung von Erkenntnissen und Schlussfolgerungen in Berichten, die von der Abschlussprüferaufsichtsbehörde nach § 4 Abs 2 Z 12 APAG veröffentlicht werden
Die Prüfung und Überwachung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers (Konzernabschlussprüfers), insbesondere im Hinblick auf die für die geprüfte Gesellschaft erbrachten zusätzlichen Leistungen; bei Gesellschaften iSd § 189a Z 1 lit a und lit d UGB gelten Art 5 der Verordnung (EU) Nr 537/2014 und § 271a Abs 6 UGB
Die Erstattung des Berichts über das Ergebnis der Abschlussprüfung an den Aufsichtsrat und die Darlegung, wie die Abschlussprüfung zur Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung beigetragen hat, sowie die Rolle des Prüfungsausschusses dabei
Die Prüfung des Jahresabschlusses und die Vorbereitung seiner Feststellung, die Prüfung des Vorschlags für die Gewinnverteilung und des Lageberichts sowie die Erstattung des Berichts über die Prüfungsergebnisse an den Aufsichtsrat
Gegebenenfalls die Prüfung des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts sowie die Erstattung des Berichts über die Prüfungsergebnisse an den Aufsichtsrat
Die Durchführung des Verfahrens zur Auswahl des Abschlussprüfers (Konzernabschlussprüfers) unter Bedachtnahme auf die Angemessenheit des Honorars sowie die Empfehlung für seine Bestellung an den Aufsichtsrat. Bei Gesellschaften iSd § 189a Z 1 lit a und lit d UGB gilt Art 16 der Verordnung (EU) Nr 537/2014.
Corporate Governance Kodex
Am 01.10.2002 wurde der Österreichische Corporate Governance Kodex (ÖCGK) erstmals veröffentlicht und damit den österreichischen börsenotierten Unternehmen ein freiwilliges Regelwerk für gute Unternehmensführung und Unternehmenskontrolle zur Verfügung gestellt.
Seit mehr als einem Jahrzehnt wird das österreichische Aktien- und Kapitalmarktrecht durch Regeln der Selbst-regulierung auf Basis des Comply or Explain-Prinzips ergänzt.
Mit dem Österreichischen Corporate Governance Kodex wird österreichischen Aktiengesellschaften ein Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung des Unternehmens zur Verfügung gestellt.
Dieser enthält die international üblichen Standards für gute Unternehmensführung, aber auch die in diesem Zusammenhang bedeutsamen Regelungen des österreichischen Aktienrechts.
Der Kodex verfolgt das Ziel einer verantwortlichen, auf nachhaltige und langfristige Wertschaffung ausgerichteten Leitung und Kontrolle von Gesellschaften und Konzernen.
Mit dem Kodex wird ein hohes Maß an Transparenz für alle Stakeholder des Unternehmens erreicht.
Der Kodex richtet sich vorrangig an österreichische börsennotierte Aktiengesellschaften einschließlich in Österreich eingetragener börsenotierter Europäischer Aktiengesellschaften.
Grundlage des Kodex sind die Vorschriften des österreichischen Aktien-, Börse- und Kapitalmarktrechts, die EU-Empfehlungen zu den Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder und zu der Vergütung von Direktoren sowie in ihren Grundsätzen die OECD-Richtlinien für Corporate Governance.
Geltung erlangt der Österreichische Corporate Governance Kodex durch freiwillige Selbstverpflichtung der Unternehmen.

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