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Albert Scherzer | Glossar

Aufbewahrungspflicht

Aufbewahrungspflicht ist die gesetzliche Pflicht von Verpflichteten, geldwäscherelevante Unterlagen, Daten und Nachweise über einen bestimmten Zeitraum geordnet aufzubewahren, um die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsbeziehung und die Prüfbarkeit der Pflichterfüllung sicherzustellen. Sie dient zwei Zwecken. Erstens der nachträglichen Überprüfbarkeit durch Aufsicht und Abschlussprüfung, zweitens der Unterstützung von Analyse- und Ermittlungsarbeit (FIU, Strafverfolgung), indem Identitäts- und Transaktionsspuren rekonstruiert werden können. Nach dem österreichischen FM GwG umfasst die Aufbewahrung typischerweise insbesondere Unterlagen und Informationen, die im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhoben wurden (Identitätsdaten, Angaben zum wirtschaftlichen Eigentümer, risikobezogene Beurteilungen) sowie transaktionsbezogene Belege und interne Dokumentation, soweit sie für die Beurteilung und Nachvollziehbarkeit erforderlich sind. Rechtlich besonders wichtig ist, dass die Aufbewahrung nicht „bloß Archiv“ bedeutet, sondern Verfügbarkeit und Lesbarkeit für behördliche Anfragen und Prüfungen gewährleisten muss. Gleichzeitig sind datenschutzrechtliche Grenzen zu beachten. Die Speicherung muss zweckgebunden erfolgen und nach Ablauf der relevanten Fristen sind Lösch- bzw Sperrkonzepte umzusetzen, sofern keine anderen gesetzlichen Pflichten oder laufenden Verfahren eine weitere Aufbewahrung rechtfertigen. Die Aufbewahrungspflicht ist damit immer auch ein Governance-Thema (Zugriffsrechte, Integrität, Nachvollziehbarkeit, Audit-Trails).