Dokument-ID: 1272970

Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht

Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht meint die Pflicht, die Erfüllung der geldwäscherechtlichen Anforderungen so zu erfassen und zu dokumentieren, dass ein sachkundiger Dritter die Rechtmäßigkeit, Angemessenheit und Risikogerechtigkeit der gesetzten Maßnahmen nachvollziehen kann. Es geht nicht nur darum, Informationen „zu haben“, sondern darum, Entscheidungswege, Prüfhandlungen und Ergebnisse beweis- und prüffest festzuhalten. Warum wurde ein Kunde als niedrig/normal/hoch eingestuft, welche Unterlagen wurden eingeholt, welche Plausibilitätsprüfungen wurden durchgeführt, welche Abweichungen wurden erkannt und wie wurde darauf reagiert. Im FM GwG ist diese Logik eng mit dem risikobasierten Ansatz verbunden. Dokumentiert werden müssen typischerweise die Risikoanalyse, die konkreten Sorgfaltsschritte (inklusive Identifizierung, wirtschaftlicher Eigentümer, Zweck der Geschäftsbeziehung), die laufende Überwachung sowie gegebenenfalls Maßnahmen der verstärkten Sorgfalt. Die Dokumentation ist auch Schnittstelle zum Informationsaustausch. Verpflichtete müssen über Systeme verfügen, um auf Anfragen der Geldwäschemeldestelle oder der FMA vollständig und rasch Auskunft über (aktuelle oder frühere) Geschäftsbeziehungen und deren Art geben zu können. Damit wird Dokumentation zu einer operativen Pflicht, die Prozesse, IT und Verantwortlichkeiten zwingend voraussetzt.