Entstehen der Gesellschaft, Anmeldung zum Firmenbuch

Für das Entstehen der Gesellschaft ist die konstitutive Eintragung der Gesellschaft im Firmenbuch erforderlich. Einige Sondergesetze sehen allerdings weitere Voraussetzungen für das Entstehen der Gesellschaft vor (zB § 1a Abs 5 RAO).

Die Eintragung der Gesellschaft in das Firmenbuch kann gem § 9 Abs 1 GmbH nur aufgrund einer Anmeldung erfolgen, die von sämtlichen Geschäftsführern unterzeichnet ist.

Der Anmeldung sind beizuschließen:

• Der Gesellschaftsvertrag in notarieller Ausfertigung
• Die Urkunden über die Bestellung der Geschäftsführer und gegebenenfalls des Aufsichtsrats in beglaubigter Form (§ 9 Abs 2 GmbHG)
• Es ist die Erklärung abzugeben, dass die bar zu leistenden Stammeinlagen in dem eingeforderten Betrag bar eingezahlt sind und dass die eingezahlten Beträge sowie die Vermögensgegenstände, die nach dem Gesellschaftsvertrag nicht bar auf die Stammeinlagen zu leisten sind, sich in der freien Verfügung der Geschäftsführer befinden. Es ist nachzuweisen, dass die Geschäftsführer in der Verfügung über den eingezahlten Betrag nicht, namentlich nicht durch Gegenforderungen, beschränkt sind. Der Nachweis der Einzahlung der in bar zu leistenden Einlagen ist jedenfalls durch Vorlage einer schriftlichen Bestätigung eines Kreditinstituts zu führen; für die Richtigkeit der Bestätigung ist das Kreditinstitut der Gesellschaft verantwortlich. Sind von dem eingezahlten Betrag Abgaben, Gebühren und Kosten bezahlt worden, so ist dies nach Art und Höhe der Beträge nachzuweisen (§ 10 Abs 3 GmbHG).

Mit der Anmeldung haben die Geschäftsführer ihre Unterschrift vor dem Registergericht zu zeichnen oder die Zeichnung in beglaubigter Form vorzulegen (§ 9 Abs 3 GmbHG).

Anmeldung zum Firmenbuch

Das Firmenbuchgericht prüft die Anmeldung und ihre Beilagen auf ihre Vollständigkeit und Gesetzesmäßigkeit. Liegen alle Voraussetzungen vor, erfolgt die Eintragung der Gesellschaft gem § 11 GmbHG durch Eintragung des Gesellschaftsvertrages in das Firmenbuch vorgenommen.

Bei der Eintragung sind

• die Firma,
• der Sitz sowie
• die für Zustellungen maßgebliche Geschäftsanschrift der Gesellschaft,
• der Tag des Abschlusses des Gesellschaftsvertrages,
• die Höhe des Stammkapitals,
• Name und Geburtsdatum der Gesellschafter,
• gegebenenfalls die Firmenbuchnummer,
• die Höhe ihrer Stammeinlagen und der darauf geleisteten Einzahlungen,
• Name und Geburtsdatum des Vorsitzenden, seines Stellvertreters und der übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats,
• allfällige Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages über die Zeitdauer der Gesellschaft sowie
• Name und Geburtsdatum der Geschaftsführer anzugeben.

Ferner ist einzutragen, welche Vertretungsbefugnis die Geschäftsführer haben (§ 11 GmbHG).

Anmeldeverpflichtete, Musterzeichnung

Die Eintragung der Gesellschaft in das Firmenbuch kann gem § 9 Abs 1 GmbH nur aufgrund einer Anmeldung erfolgen, die von sämtlichen Geschäftsführern unterzeichnet ist.

Der Anmeldung sind gem § 9 Abs 2 GmbHG beizuschließen:

1. Der Gesellschaftsvertrag in notarieller Ausfertigung;
2. Die Urkunden über die Bestellung der Geschäftsführer und gegebenenfalls des Aufsichtsrats in beglaubigter Form.

Es sind auch die Geschäftsführer, die ihre Unterschrift bei der Anmeldung vor dem Registergerichte zu zeichnen oder die Zeichnung in beglaubigter Form vorzulegen haben (§ 9 Abs 3 GmbHG).

Firmenbuch strukturiert

Seit 01.07.2022 müssen gem § 1 Abs 3 Z 3 6. Fall ERV 2021 zum elektronischen Rechtsverkehr verpflichtete teilnehmende Personen (§ 89c Abs 5 und 5a GOG) Firmenbuchanträge zu inländischen GmbHs und Einzelunternehmen verpflichtend in strukturierter Form erfolgen (ERV 2021, § 14 Abs 1, BGBl 587/2021), die eine automationsunterstützte Weiterverarbeitung ermöglichen, gem der Schnittstellenbeschreibung (§ 7) nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten zu übermitteln

Werden mit einer Eingabe mehrere Beilagen vorgelegt und bilden diese keine inhaltliche Einheit, so sind diese vornehmlich als getrennte Anhänge zu übermitteln. Die Übermittlung eines Gesamtakts als Beilage ist in einem Anhang zulässig.

Nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten sind

1. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Verteidigerinnen und Verteidiger in Strafsachen,
2. Notarinnen und Notare,
3. Kredit- und Finanzinstitute (§ 1 Abs 1 und 2 BWG),
4. Unternehmen gemäß § 1 Abs 1 Z 1, 2, 4, 6, 7 und 8 des Versicherungsaufsichtsgesetzes 2016 (VAG 2016),
5. Sozialversicherungsträger (§§ 23 bis 25 ASVG, § 15 GSVG, § 13 BSVG, § 9 B-KUVG, § 4 NVG 1972),
6. Pensionsinstitute (§ 479 ASVG), die Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (§ 14 BUAG), die Pharmazeutische Gehaltskasse (§ 1 Gehaltskassengesetz 2002), der Insolvenz-Entgelt-Fonds (§ 13 IESG) und die IEF-Service GmbH (§ 1 IEFG),
7. der Dachverband der Sozialversicherungsträger (§ 31 ASVG),
8. die Finanzprokuratur (§ 1 ProkG) und
9. die Rechtsanwaltskammern

zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr verpflichtet.

Die elektronische Übermittlung von Eingaben, Beilagen und Erledigungen im Wege des Direktverkehrs hat durch automationsunterstützte Datenübertragung gem der Schnittstellenbeschreibung (§ 7 ERV 2021) unmittelbar über die Bundesrechenzentrum GmbH zu erfolgen.

Die elektronische Übermittlung von Eingaben, Beilagen und Erledigungen im Firmenbuchverfahren kann im Wege von FinanzOnline (finanzonline.bmf.gv.at) gemäß der Schnittstellenbeschreibung (§ 7 ERV 2021) erfolgen.

Die elektronische Übermittlung von Eingaben und Beilagen im Wege von E-Mails ist nur dann eine zulässige Form der elektronischen Übermittlung im Sinne dieser Verordnung, wenn dieser Übermittlungsweg an Gerichte, Staatsanwaltschaften oder Justizanstalten durch besondere gesetzliche Regelungen oder im Verordnungsweg ausdrücklich angeordnet wird.

Das Firmenbuch besteht aus dem Hauptbuch und der Urkundensammlung. Es dient der Verzeichnung und Offenlegung von Tatsachen, die nach dem Firmenbuchgesetz oder sonstigen gesetzlichen Vorschriften einzutragen sind (§ 1 Abs 1 und 2 FBG). Aufgabe des Firmenbuches ist es, die grundlegenden Tatsachen und Rechtsverhältnisse vor allem der vollkaufmännischen Unternehmungen zu beurkunden und öffentlich einsichtig zu machen. Die Offenlegung dient sowohl dem Interesse der Allgemeinheit als auch demjenigen des eingetragenen Rechtsträgers. Das Firmenbuchgesetz sieht nur die Aufnahme solcher Urkunden in die Urkundensammlung vor, die Grundlage einer Eintragung bilden oder für die die Aufbewahrung bei Gericht angeordnet ist. Die Aufnahme einer „Rechtsfolgemeinung“ der Gesellschaft in Form einer Nichtigerklärung notarieller Abtretungsverträge ist hievon nicht erfasst (RIS-Justiz, RS0108414).

Die praktische Umsetzung erfolgt folgendermaßen:

Zunächst ist bei bestehenden Firmen ein aktueller Firmenbuchauszug mit aktivierter Option „mit historischen (gelöschten) Daten“ zu erstellen und abzuspeichern.

In der Folge wird über die ERV-Software ein Betreibungsschritt (Schriftsatz TP 2 oder TP 3A – Kurzbezeichnungen je nach Software uU unterschiedlich, bei Advokat etwa Betreibung 2SF oder 3ASF) zu setzen. Einzugeben ist strukturiertes Begehren GmbH. Alternativ kann der ERV-Schriftsatz manuell direkt in der ERV-Maske erstellt werden.

Beim erstellten ERV-Schriftsatz handelt es sich um die Schriftsatzart FBS – Firmenbuchantrag strukturiert mit der Art „Begehren GmbH“. Im ERV-Schriftsatz kann man beim Reiter „Firmenbuch“ zwischen folgenden Optionen wählen:

• Änderungsantrag
• Gründungsantrag
• Löschungsantrag

Bei den Arten Änderungsantrag und Löschungsantrag ist im Feld „Firmenbuchauszug“ der vorher abgespeicherte Firmenbuchauszug auszuwählen; in der Folge werden die Daten des Firmenbuchauszugs für das neue Begehren eingelesen.

Nun kann der Antrag mit dem Menüpunkt „Antrag bearbeiten“ entsprechend bearbeitet werden.

Als Nächstes erfolgt die Prüfung: Menüpunkt „Antrag prüfen“. Diese Prüfung erfolgt durch das VIVA-Modul des BRZ.

War die Prüfung erfolgreich, wird eine Prüfsumme über die Daten erstellt und der Antrag in Form eines PDF-Dokuments visualisiert. Allenfalls werden zusätzlich Hinweise, Hindernisse und Fehler angezeigt.

Danach kann der validierte Antrag mit dem Menüpunkt „Antrag in Word-Dokument einfügen“ in das Antragsdokument übernommen werden. Der Antrag ist nach wie vor von vertretungsbefugten Organen der Gesellschaft (in der jeweils notwendigen Form) zu unterfertigen.

Im validierten Antrag dürfen danach keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Sollten Änderungen notwendig sein, muss eine neuerliche Validierung vorgenommen werden und der geänderte Antrag mit neuer Prüfsumme in das Antragsdokument übernommen werden.

Das unterfertigte Antragsdokument ist wie bisher in Archivium oder Cyberdoc einzustellen.

Im Fenster ERV-Anlagen ist als Anlagenart „11 – Antrag“ und die Archiv-ID zu erfassen. Bei Anträgen nach § 11 FBG genügt ein unterschriebenes PDF-Dokument.

Nun kann der Schriftsatz über ERV eingebracht werden.