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Stanislava Doganova | Praxiswissen | Fachbeitrag

5.1 Präventionsmaßnahmen und Organisationsstandards zur Haftungsvermeidung

Um diese Risiken systematisch zu minimieren, können folgende Maßnahmen als interne Standards implementiert werden:

• Standardisierte Checklisten für jede Auszahlung (Sicherung vorhanden? Baufortschritt nachgewiesen? Grundbuchabfrage aktuell? Keine Rangkonflikte? Freistellungen erfüllt?)
• Dokumentationspflicht: jedes Prüfergebnis, jede Grundbuchabfrage und jede Freigabe ist schriftlich festzuhalten und im Treuhandakt zu archivieren
• Koordination mit Baufortschrittsprüfern: bei grundbücherlicher Sicherstellung frühzeitige Einbindung eines nach § 13 BTVG geeigneten Prüfers, Überprüfung seiner fachlichen Eignung und klare Abgrenzung der Zuständigkeiten; die Bestätigung ist auf Plausibilität und offensichtliche Widersprüche zu kontrollieren
• Registereintragung und Kontoführung: fristgerechte Eintragung in das Treuhandregister bzw eATHB; Verwendung ausschließlich abgesicherter Anderkonten nach den berufsrechtlichen Vorgaben
• Risikoanalyse bei komplexen Projekten: bei Mehrfachprojekten, Altbausanierungen, durchgreifenden Erneuerungen oder bekannten Rangproblemen ist eine erhöhte rechtliche und tatsächliche Prüfung vorzusehen
• Fortbildung und interne Kontrolle: regelmäßige Schulung zu aktueller BTVG-Judikatur; insbesondere zu Treuhänderhaftung, Lastenfreistellung und Baufortschrittprüfung; in größeren Kanzleien zusätzlich Vier-Augen-Prinzip bei Auszahlungen