8.1 Übersicht zur Kanzleiorganisation, Aktenführung, Fristenkontrolle

Allgemeine Berufspflichten

Der Rechtsanwalt muss übernommene Aufträge mit Eifer, Treue und Gewissenhaftigkeit ausführen sowie das anvertraute Geschäft ordnungsgemäß besorgen.

§ 9 Abs 1, § 11 RAO

Verschwiegenheit

Über anvertraute Angelegenheiten und beruflich bekannt gewordene Tatsachen ist Verschwiegenheit zu wahren, sofern die Geheimhaltung im Interesse der Partei liegt.

§ 9 Abs 2 RAO

Sorgfältige Kanzleiführung

Die Kanzlei ist mit Sorgfalt und Umsicht zu führen; dies umfasst insbesondere Organisation, Kontrolle und Aufsicht.

§ 40 Abs 1 RL-BA

Unterweisung und Beaufsichtigung

Kanzleiangestellte, Konzipienten, berufsfremde Gesellschafter und sonstige mit Kanzlei- oder Klientenangelegenheiten befasste Dritte sind ordnungsgemäß zu unterweisen und zu beaufsichtigen.

§ 40 Abs 2 RL-BA

Elektronische Datenverarbeitung

Die Organisations- und Aufsichtspflichten erstrecken sich auch auf jede Form der elektronischen Datenverarbeitung.

§ 40 Abs 2 RL-BA

Externe Dienstleister

Externe IT- oder sonstige Dienstleister dürfen nur unter Wahrung der anwaltlichen Verschwiegenheit und datenschutzrechtlichen Anforderungen eingesetzt werden.

§ 10 Abs 3, § 40 Abs 2 RL-BA

Überbindung der Verschwiegenheit

Die Verschwiegenheitspflicht ist sämtlichen Hilfskräften nachweislich vertraglich zu überbinden.

§ 40 Abs 2 RL-BA

Fremdgeld auf Anderkonto

Fremdes Geld ist grundsätzlich auf einem den geltenden Anderkontenbedingungen unterliegenden Anderkonto zu verwahren.

§ 43 Abs 1 RL-BA

Ausfolgung von Fremdgeld

Fremdgeld ist ohne unnötigen Verzug an den Berechtigten auszuzahlen; besteht ein Verwahrungsgrund, ist ein gesondertes RA-Anderkonto zu verwenden.

§ 43 Abs 2 RL-BA

Aufzeichnungen über Fremdgeld

Über Fremdgelder sind nachvollziehbare Aufzeichnungen zu führen, die jederzeit eine Rechnungslegung ermöglichen.

§ 43 Abs 4 RL-BA

Deckung der Anderkonten

Anderkonten müssen – abzüglich Spesen und zuzüglich Zinsen – zumindest die Summe der anvertrauten Fremdgelder aufweisen.

§ 43 Abs 4 RL-BA

Immobilientreuhand

Bei treuhändiger Abwicklung von Immobilientransaktionen sind die jeweils geltenden allgemeinen Anderkontenbedingungen zu beachten.

§ 43 RL-BA

Kontrolle der Anderkonten

Den von der Rechtsanwaltskammer bestellten, verschwiegenheitspflichtigen Prüfern sind Einsicht in Anderkonten und Unterlagen sowie Auskünfte zu gewähren.

§ 23 RAO; § 43 RL-BA

Geldwäscheprävention

Rechtsanwälte haben die gesetzlichen Pflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung einzuhalten.

§§ 8a ff RAO

Organisationsverschulden

Eine Haftung wegen Organisationsverschuldens wird nur vermieden, wenn klare Zuständigkeiten und wirksame Kontrollabläufe bestehen.

11 Bkd 2/08

Zuständigkeit für Fristen

Es muss eindeutig feststehen, welche Kanzleikraft zu welchem Zeitpunkt ausschließlich für die Fristenkontrolle zuständig ist.

Allgemeine Organisationspflicht

Löschung von Fristen

Eine Frist darf nicht allein aufgrund der Mitteilung einer anderen Bürokraft gelöscht werden; erforderlich sind Akteneinsicht oder eine konkrete Anweisung des sachbearbeitenden Anwalts.

Allgemeine Organisationspflicht

Ausgangskontrolle

Fristgebundene Schriftsätze müssen so organisiert werden, dass sie rechtzeitig gefertigt und beim zuständigen Gericht eingebracht werden.

Allgemeine Organisationspflicht

Allabendliche Kontrolle

Eine wirksame Ausgangskontrolle umfasst die selbstständige tägliche Überprüfung offener und als erledigt vorgemerkter Fristen anhand des Fristenkalenders und gegebenenfalls des Handakts.

Allgemeine Organisationspflicht

Laufende Systemkontrolle

Auch ein zunächst funktionierendes Kanzleiorganisationssystem muss laufend kontrolliert werden.

11 Bkd 2/08

Zweigniederlassung

Elektronische Kommunikationsmittel ersetzen keine permanente Kanzleiorganisation am Ort einer Zweigniederlassung einschließlich Aufsicht über dort tätiges Personal.

RS0112906

GrESt-Selbstberechnung

Wiederholte verspätete Anmeldungen, Zahlungsverzögerungen und Fehlüberweisungen können grobe Fahrlässigkeit begründen und den Entzug der Selbstberechnungsbefugnis rechtfertigen.

BFG RV/5100683/2023

Weiterleitung von Klientengeldern

Klientengelder sind verlässlich und ohne unangemessene Verzögerung weiterzuleiten; Verzögerungen über zwei Monate sind jedenfalls unzulässig.

RS0055213

Vermeidung von Doppelvertretungen

Die Kanzleiorganisation muss sicherstellen, dass bestehende Vertretungsverhältnisse evident sind und Mandatskollisionen erkannt werden.

RS005008

Doppelvertretung in Kanzleigemeinschaften

Ein Kanzleipartner haftet nicht allein wegen der Gesellschaftsform für eine Doppelvertretung des anderen, wohl aber bei fehlenden Kollisionskontrollen oder erkennbarem Konflikt.

RS0113207; 11 Bkd 2/02

Standesrecht in der Gesellschaft

In einer anwaltlichen GesbR gelten Standespflichten grundsätzlich für alle Mitglieder der Kanzleigemeinschaft; dies kann auch zusammenhängende Rechtssachen betreffen.

16 Bkd 14/00

Aktenführung

Akten sind so zu führen, dass insbesondere Anschrift und Anschriftsänderungen des Klienten im Handakt ohne besonderen Aufwand ersichtlich bleiben.

RS0055502

Aktenevidenz

Jede Rechtssache sollte durch Kalendervormerke evident gehalten werden, damit kein Akt in Vergessenheit gerät und keine Verzögerungen entstehen.

Allgemeine Organisationspflicht

Bedeutung des Fristenwesens

Das Fristenwesen gehört zu den zentralen Bereichen der anwaltlichen Kanzleiorganisation; die Verantwortung dafür trägt der Rechtsanwalt persönlich.

EF 66.328

Belehrung über Fristen

Fristen sind evident zu halten; Klienten sind über drohende Verfristungen aufzuklären.

AnwBl 1992, 428

Unbefristete Eingaben

Auch die sorgfaltswidrige Verzögerung einer nicht fristgebundenen Eingabe kann schadenersatzpflichtig machen.

ecolex 1992, 19

Eintragung von Fristen

Fristberechnung, Vermerk im Handakt, Eintragung im Fristenkalender und Quittierung müssen unverzüglich und in engem zeitlichen Zusammenhang erfolgen.

VersR 2003, 1460

Stichprobenkontrollen

Auch bei erfahrenen und verlässlichen Kanzleikräften muss der Rechtsanwalt Fristvormerke zumindest stichprobenartig kontrollieren.

EFSlg 98.194

Unrichtige Fristvormerke

Das Übersehen eines unrichtigen Fristvermerks durch den Rechtsanwalt überschreitet regelmäßig einen bloß minderen Grad des Versehens.

EFSlg 98.197

Umfang der Kontrolle

Die Kontrolldichte richtet sich nach Dauer und bisheriger Verlässlichkeit der Tätigkeit der Kanzleikraft; bei langjähriger Bewährung können Stichproben genügen.

EFSlg 98.196

Fehler von Kanzleikräften

Ein einmaliger, trotz guter Organisation und bewährter Kanzleikraft unterlaufener Fehler kann entschuldbar sein und eine Wiedereinsetzung ermöglichen.

RS0101310; RS0036813

Hoher Arbeitsanfall

Bei außergewöhnlichem Arbeitsdruck kann ein einzelnes, auch bei sorgfältiger Organisation nicht völlig vermeidbares Versehen leichte Fahrlässigkeit darstellen.

EFSlg 90.892

Postaufgabe

Der Anwalt darf grundsätzlich darauf vertrauen, dass eine für einen bestimmten Tag konkret angeordnete, bloß manipulative Postaufgabe durchgeführt wird.

RS0122717

Kontrolle im ERV

Für fristgebundene elektronische Eingaben ist ein wirksames Kontrollsystem erforderlich; fehlt dieses, kommt keine Wiedereinsetzung in Betracht.

14 Os 93/18

Elektronischer Fristenkalender

Bei Friständerungen muss sichergestellt sein, dass die alte Frist nicht gelöscht wird, bevor die neue Frist erfasst ist.

VersR 2006, 811

Endkontrolle bei EDV-Fristen

Eingaben in einen elektronischen Fristenkalender sind durch eine geeignete Endkontrolle, etwa einen Ausdruck der Einzelvorgänge, abzusichern.

VersR 2006, 811

EDV-Störfälle

Ein zusätzlicher Papierkalender ist bei fachgerecht betriebenem EDV-System nicht zwingend; es braucht aber ein funktionierendes Konzept für Störungen und Datenzugriff.

VersR 1997, 257; VersR 1999, 1385

Servicevertrag für Fristensoftware

Der Anwalt muss organisatorisch und erforderlichenfalls vertraglich sicherstellen, dass die Servicefirma Störungen unverzüglich behebt oder gespeicherte Fristen ausgibt.

VersR 1997, 257; VersR 1999, 1385

Krankheit des Rechtsanwalts

Krankheit allein rechtfertigt keine Wiedereinsetzung; relevant ist sie nur bei vollständigem Verlust der Dispositionsfähigkeit, sodass auch keine Vertretung organisiert werden kann.

RS0116013

Grobes Verschulden bei Fristbeginn

Grobes Verschulden liegt vor, wenn der Anwalt bei mehreren möglichen Fristbeginnterminen keine klare Anleitung zur Fristberechnung erteilt.

RS0077486

Schutz vor menschlichem Versagen

Die Kanzleiorganisation muss nachvollziehbare Kontrollmöglichkeiten schaffen, damit insbesondere fristauslösende Schriftstücke nicht außer Evidenz geraten.

1 Ob 119/17g

Fehlerausschließende Organisation

Die Organisation muss darauf ausgerichtet sein, Unzulänglichkeiten durch menschliches Versagen nach Möglichkeit auszuschließen.

VwGH 2001/14/0140

Eigenfehler des Rechtsanwalts

Fehler des Rechtsanwalts selbst bei der Fristenhandhabung sind grundsätzlich kein bloß minderer Grad des Versehens.

14 Os 62/10i

Falsche Eingangsstampiglie

Ein einmaliges falsches Datieren durch eine langjährig verlässliche Kanzleikraft kann ein unvorhersehbares, entschuldbares Versehen sein.

11 Os 13/10m

Organisation des WebERV

Die Kanzlei muss einen täglichen Abruf des ERV oder zumindest die Dokumentation des Sendeberichts elektronisch übermittelter Entscheidungen gewährleisten.

RS0125861