Voranalyse des Dokumentenbestands

Bei großen Mengen an Material ist es erforderlich, diese nach Relevanz, Themen und Bearbeitungspriorität zu sortieren.

Mögliche Kategorien sind

potenziell hochrelevant;
relevant;
möglicherweise relevant;
derzeit nicht relevant;
unklar;
Dublette;
technisch unlesbar oder unvollständig;
weitere Prüfung erforderlich.

Beispiel einer Dokumentenübersicht

Dokument	Datum	Absender/Quelle	Thema	Relevanz	Begründung	Offene Frage	Nächster Schritt
E-Mail 01			Vertragsverhandlung	Hoch	Bezug auf Kernereignis	Vollständiger Anhang?	Original prüfen
Vertrag			Leistungsumfang	Hoch	Grundlage der Verpflichtung	Welche Fassung gilt?	Versionen vergleichen
Notiz			Unklar	Mittel	Möglicher Hinweis auf Ablauf	Verfasser unbekannt	Kontext ermitteln

Musterprompt: Dokumentenübersicht

Unterstütze bei der Dokumentenübersicht für eine interne Prüfung.

Ordne die bereitgestellten Dokumente nach folgenden Kategorien:

potenziell hochrelevant;
relevant;
möglicherweise relevant;
derzeit nicht relevant;
unklar oder manuell zu prüfen.

Erstelle pro Dokument:

1. Dokumentbezeichnung;
2. Datum oder Zeitraum, soweit vorhanden;
3. Absender, Empfänger oder Quelle, soweit vorhanden;
4. Thema;
5. Bezug zur Untersuchungsfrage;
6. Begründung der Priorisierung;
7. mögliche Vertraulichkeits- oder Datenschutzrelevanz;
8. empfohlener nächster Prüfschritt.

Triff keine Aussage darüber, ob ein Rechtsverstoß vorliegt oder eine Person verantwortlich ist. Erfinde keine Dokumentinhalte oder Metadaten.

[Untersuchungsfrage]
[Dokumente]