5.2 Vorbereitung auf die Nachhaltigkeitsberichterstattung als IT-Projekt

Organisatorisch drängt sich als Lösungsansatz das Einrichten eines Projekts auf. Hier gelten alle Grundsätze und Empfehlungen zu Projektmanagement, -planung, -umsetzung, -Controlling und -kontrolle. Dazu sei auf die zahleichen Quellen zu Projekten und Projektmanagement verwiesen.

Angebracht ist hier aber der Hinweis, in das Projektteam tunlichst auch den/die Nachhaltigkeits-Controller/in einzubeziehen. Diese Funktionsträger haben die Methodenkenntnis in Controlling wie auch in Reporting, damit die anspruchsvollen Daten zu ESG-Sachverhalten gleichermaßen effektiv wie effizient erhoben und berichtet werden. Nachhaltigkeits-Controller können dabei gleichzeitig auch die Rolle des Projekt-Controllers übernehmen.

Nach dem künftigen CSRD-Standard müssen Unternehmen ihre Berichterstattung in einem einzigen elektronischen Berichtsformat erstellen. Dabei müssen die Informationen digital gekennzeichnet werden (digital tagging). Beim Tagging werden Tags (engl: Markierung, Schildchen, Etikett) verwendet, um Inhalte mit zusätzlichen Informationen (etwa bestimmten Schlagwörtern) zu versehen. Tagging dient vor allem dazu, Informationen zu einem bestimmten Schlagwort gebündelt aufzulisten, um sie besser auffindbar zu machen oder zu verknüpfen. Hier orientiert sich die EU an den seit dem Berichtsjahr 2020 geltenden Anforderungen für die digitale Kennzeichnung von Finanzinformationen (ESEF).

Im Zuge der Digitalisierung von Prozessen ist es naheliegend, die gesamte Nachhaltigkeitsberichterstattung IT-gestützt zu konzipieren bzw zu automatisieren. GRI 305-2 und 305-6 sprechen explizit von der „Verwendung von Rechenprogrammen“.

Anzustreben sind dabei keine Insellösungen oder abteilungsspezifische Programme, sondern ganzheitliche Lösungen. Eine solche wird zB von Quentic angeboten „The software solution for health and safety, environmental management, and sustainability“ (vgl Quentic, in: https://www.quentic.com/software/)

Für ein umfassendes Nachhaltigkeits-Berichtswesen sind zahlreiche Daten aus unterschiedlichen Quellen einzuholen. Mittels IT sind alle einbezogenen Unternehmensbereiche in eine parallele Datenerfassung einzubeziehen, um sicherzustellen, dass alle Werte in standardisierter und einheitlicher Form zentral zusammengeführt werden.

Im Einzelnen geht es um den folgenden Prozess: • [Fußnote: Vgl Quentic 2022, oS.]

Berichterstattung organisieren
- Katalog von Messwerten, Kennzahlen und Indikatoren definieren, zB nach GRI oder DNK, und in den Reporting-Prozess einbinden
- Klare Aufgabenverteilung: persönliche Übersichten zeigen jedem Mitarbeiter seine Reporting-Aufgaben samt Fälligkeiten
- Automatisiertes Vorgehen inkl optionaler E-Mail-Benachrichtigung ermöglicht Koordination zwischen den Beteiligten ohne gesonderte Absprachen
Kennzahlen dezentral erheben
- Einfache Datenerfassung direkt über die persönliche Übersicht jedes Mitarbeiters
- Angezeigte Werte aus der letzten Vorperiode und verknüpfte Zusatzinformationen dienen der Unterstützung
- Kennzahlen aus Arbeitssicherheit und Umweltmanagement lassen sich anbinden
- Nahtloser Übergang von der Datenerfassung zur Datenfreigabe
Kennzahlen zentral verwalten
- Erhobene Messwerte werden automatisch zentral gespeichert
- Daten sind gegen nachträgliche Veränderung zu schützen; Zugriff zur weiteren Prüfung und abschließenden Freigabe nur für berechtigte Benutzer
- Konsistente Datenstruktur zwecks Transparenz und Verlässlichkeit
- Filter machen auch umfangreiche Datensammlungen leicht handhabbar
Fortschritt prüfen und offene Aufgaben nachverfolgen
- Reporting-Plan zur aktuellen Übersicht über noch ausstehende und bereits begonnene Datenlieferungen mit automatischem Realtime-Soll-Ist-Vergleich
- Exportmöglichkeiten zur weiteren Analyse
- Aus den berichteten Daten heraus können Verbesserungsmaßnahmen entwickelt und nachverfolgt werden.