Elektronische Rechnungen

Rechnungen können – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – auch elektronisch (zB als E-Mail, PDF- oder Textdatei) ausgestellt werden. Die Zustimmung des Empfängers der elektronischen Rechnung bedarf keiner besonderen Form.

Die elektronische Rechnung gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung, wenn die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Dies haben Leistungserbringer und Leistungsempfänger unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich zu gewährleisten.

Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung sind nach § 1 der E-Rechnung-UStV gewährleistet, wenn eines der dort genannten Verfahren bzw Technologien angewendet wird:

• Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird
• Übermittlung der Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine)
• Versehen der Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur iSd § 2 Z 3a Signaturgesetz
• Übermittlung der Rechnung im EDI-Verfahren gem Art 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl Nr L 338 vom 28.12.1994 S 98)

Elektronische Gutschriften

Die Abrechnung mittels elektronischer Gutschrift ist grundsätzlich zulässig. Sie muss die Anforderungen des § 1 der E-Rechnung-UStV erfüllen. Zulässig ist daher zB, dass der Leistungsempfänger die Gutschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versieht. Auch eine elektronische Gutschrift muss als solche bezeichnet werden.

Erstellung elektronischer Rechnungen durch Dritte

Eine Rechnung kann im Namen und für Rechnung des Unternehmers von einem Dritten ausgestellt werden. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen. Die vom Dritten ausgestellten Rechnungen haben den Anforderungen der E-Rechnung-UStV zu entsprechen.

Die Anforderungen des § 11 Abs 2 zweiter Unterabsatz UStG gelten nicht für die Übermittlung der Daten vom leistenden Unternehmer oder vom Leistungsempfänger zum Zweck der Rechnungserstellung an den Dritten. Der Dritte ist nach § 143 BAO verpflichtet, dem Finanzamt die Prüfung des Verfahrens durch Erteilung von Auskünften und Vorlage von Unterlagen zu gestatten.