Dokumentation

Die ordnungsgemäße Dokumentation nimmt einen hohen Stellenwert im Vergabeverfahren ein und ist auch ein zentrales Element des Transparenzgrundsatzes. Sie ist sehr wichtig in Hinblick auf ein allfälliges Nachprüfungsverfahren und ist für mindestens 3 Jahre nach Zuschlagserteilung aufzubewahren (§ 49 Abs 1 BVergG 2018). Die Dokumentationspflicht ist in den verschiedensten Verfahren ausdrücklich (siehe zB § 46 Abs 4 und § 47 Abs 8 BVergG 2018) sowie als für alle Vergabeverfahren geltender Grundsatz in § 49 BVergG 2018 festgehalten, wonach der öffentliche Auftraggeber alle wesentlichen Entscheidungen und Vorgänge im Zusammenhang mit einem Vergabeverfahren so ausreichend zu dokumentieren hat, dass sie nachvollzogen werden können. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch der verpflichtend gem § 147 BVergG 2018 zu erstellende Vergabevermerk.

Ausdrücklich verankert ist die Dokumentationspflicht bei den Verfahren der Direktvergabe und der Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung. Nach diesen Bestimmungen hat der öffentliche Auftraggeber alle wesentlichen Festlegungen und Vorgänge im Vergabeverfahren, den Gegenstand und Wert des vergebenen Auftrags sowie den Namen des Auftragnehmers zu dokumentieren. Die Prüfung der Preisangemessenheit ist jedoch nur dann zu dokumentieren, wenn der Aufwand wirtschaftlich vertretbar ist (§ 46 Abs 4 und § 47 Abs 8 BVergG 2018). Der Auftraggeber ist angehalten, für jedes Vergabeverfahren einen Vergabeakt führen, um im Streitfall eine lückenlose Dokumentation vorweisen zu können.