Übersicht: Gängige Hinweisgeberkanäle – Vor- und Nachteile

Überblick

Die nachstehende Übersicht nennt die gängigen fünf Arten von Hinweisgeberkanälen: • [Fußnote: Vgl Integrity Line o J, o S.]

Ein Briefkasten auf dem Gelände des Unternehmens, in den Hinweisgeber ihre Meldung als Brief einwerfen.
Ein zentrales E-Mail-Konto wie Hinweis@IhreOrganisation.at, an das Hinweisgebende ihre Meldung verschicken.
Eine zentrale oder mehrere lokale Telefonnummern, an die sich Hinweisgebende bei Bedarf wenden können. Das kann eine einfache Telefonnummer innerhalb der Organisation sein oder die Nummer eines externen Callcenters oder Anrufbeantwortersystems. Bei Letzterem sprechen Hinweisgebende ihre Meldungen auf Band auf. Diese werden anschließend transkribiert und an die Organisation verschickt.
Ombudsperson: Eine externe und unabhängige Person (zB Anwalt/Anwältin), die Meldungen von Hinweisgebenden persönlich entgegennimmt.
Digitales Hinweisgebersystem: Online-Plattform für Hinweisgeber, auf der sich Meldungen auch mit Anhängen platzieren lassen – vertraulich und/oder anonym, unabhängig von Ort und Zeit.

Vor- und Nachteile

Nachfolgend steckbriefartig die wesentlichen Vor- und Nachteile der einzelnen Kanäle: • [Fußnote: Vgl Integrity Line o J, o S.]

Briefkasten

Wesentliche Vorteile	Wesentliche Nachteile
Auch erreichbar, wenn Mitarbeitende im Unternehmen nicht oder nur schwer Zugriff auf andere Kommunikationskanäle (E-Mail, Internet, Telefon) haben.	Hinweisgebende müssen den Zeitpunkt des Briefeinwurfs taktisch gut wählen, um unerkannt zu bleiben.
Schnell einzurichten	Handschriftliche Einreichungen lassen Rückschlüsse auf den Hinweisgebenden zu.
Einfaches Mittel	Keine Möglichkeit für Rückfragen oder Antworten des Empfängers bei anonymen Meldungen.
	Keine zentrale Lösung möglich; muss an jedem Standort separat eingerichtet und – vergleichbar mit einer Poststelle – bearbeitet werden.
	Vertraulichkeit der Abgabe der Meldung ist nicht automatisch gewährleistet.

E-Mail

Wesentliche Vorteile	Wesentliche Nachteile
Einfach und kostengünstig einzurichten.	Keine Anonymität für den Hinweisgeber; E-Mails können immer nachverfolgt werden.
Meldungen können rund um die Uhr, global sowie intern und extern abgegeben werden.	Keine sichere Übertragung von Dokumenten.
Zwei-Wege-Kommunikation mit den Hinweisgebenden ist möglich.	Keinerlei Formalität bezüglich gewünschter Informationen, möglicher Sprachen etc.
	Personenbezogene Daten müssen manuell und DSGVO-konform verwaltet werden.

Telefon

Wesentliche Vorteile	Wesentliche Nachteile
Persönlicher Dialog mit den Hinweisgebenden kann helfen, Hemmschwellen abzubauen.	Keine Anonymität für Hinweisgebende – selbst bei unterdrückter Rufnummer bzw auch veränderter Stimme lässt die Stimme Rückschlüsse auf Anrufende zu.
Auch bei Lese- und Rechtschreibschwäche geeignet.	Keine Möglichkeit, Dokumente geschützt zu übermitteln.
Gesprächspartner können Informationen strukturiert aufnehmen.	Callcenter idR nicht rund um die Uhr verfügbar
	Bei Anrufbeantworterlösungen können Verbindungs- oder Tonprobleme zu Übertragungs- oder Verständnisfehlern führen.
	Je nach Zahl der verfügbaren Länder oder Sprachen wäre das System relativ teuer.
	Ein Telefonat kostet Hinweisgebende oft Überwindung.

Ombudsperson

Wesentliche Vorteile	Wesentliche Nachteile
Juristisches Fachwissen erlaubt der Ombudsperson, gezielte Nachfragen zu stellen.	Keine Anonymität für Hinweisgebende, wenn die Ombudsperson per Telefon oder E-Mail kontaktiert wird.
Eine externe Stelle erhöht das Vertrauen potenzieller Hinweisgebender.	Bei international tätigen Unternehmen reichen zeitliche Verfügbarkeit und Sprachfähigkeiten einer Ombudsperson oft nicht aus.
Bei mangelnden internen Ressourcen kann die Ombudsperson auch die Einschätzung der „Sprengkraft“ der Meldung und die weitere Bearbeitung der Hinweise übernehmen.	Sich an eine Person zu wenden, kostet Hinweisgebende oft Überwindung.
Eine Ombudsperson hat den Nimbus von Objektivität und Neutralität.

Digitales Hinweisgebersystem

Wesentliche Vorteile	Wesentliche Nachteile
Einziger Kanal, der vollständige Anonymität gewährleisten kann, auch bei anschließendem Dialog	Hinweisgebende müssen sich Zugangsdaten zum System notieren, um den Dialog mit dem Unternehmen aufrechterhalten zu können.
Keine Einschränkungen bezüglich möglicher Sprachen sowie zeitlicher und örtlicher Verfügbarkeit	Bei sehr individualisierten und vielsprachigen Systemen (angepasste Texte, Fragen etc) kann das Aufsetzen des Systems eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen.
Geführter Meldeprozess zur Abfrage der wichtigsten Aspekte eines gemeldeten Missstands	IT-Programmier- und Wartungs-Aufwand
Sichere Übermittlung von Dateien und Dokumenten über das Internet
Vollständiges Erfüllen aller relevanten Datenschutz-Anforderungen
Sichere Dokumentation aller Hinweise, Nachrichten mit dem Hinweisgeber, Dateien sowie Bearbeitungsschritte im System
Hinweise in Fremdsprachen können direkt im System von zertifizierten Agenturen übersetzt werden.
Einfaches Abbilden dezentraler Bearbeitung von Hinweisen durch Rollen-/Admin- und Rechtekonzept sowie automatisches Routing von Hinweisen.

Das digitale Hinweisgebersystem hat sich mittlerweile als effektivste (wirksamste) und effizienteste (wirtschaftlichste) Lösung durchgesetzt. Es liefert die meisten Vorteile, die wenigsten Nachteile und gewährleistet als einzige Kanalform die vollständige Anonymität für Hinweisgeber.

Das digitale Hinweisgebersystem ist kostengünstig in Einrichtung und Betrieb, lässt sich zudem beliebig skalieren und eignet sich so für kleine und mittelständische Unternehmen gleichermaßen wie Konzerne oder Global Player.

Zudem lässt sich ein digitales System zB durch E-Mail- oder Telefonie zu einem kombinierten System ergänzen bzw ausbauen.

Neben den fünf genannten Kanälen können sich Hinweisgebende auch direkt an die – falls namentlich genannt – entsprechenden Ansprechperson in der Organisation wenden. Diese Meldungen lassen sich im digitalen System speichern.