Prüfungsschritte vor der Einrichtung einer internen Meldestelle

Obwohl für die Nichteinrichtung der internen Meldestelle keine Sanktion vorgesehen ist, sollte den Unternehmen bewusst sein, dass mit der Einrichtung Risiken vorgebeugt werden kann, die mit einer externen Meldung oder einer Veröffentlichung verbunden sein können, wie zB Rufschädigung, Gerüchte oder Shitstorms (in Sozialen Medien nach dem Motto: „Na bei denen muss es zugehen!“).

Dazu sollten sich Unternehmen die folgenden Fragen aus der folgenden Checkliste stellen: • [Fußnote: Vgl wko 2023a.]

Lfde Nr	Frage	Antwort
1	Ist bereits freiwillig ein Hinweisgebersystem im Unternehmen installiert?	Dann ist zu prüfen, ob dieses den Mindestanforderungen des HSchG entspricht.
2	Soll im Unternehmen ein Hinweisgebersystem eingerichtet werden, das Hinweise auch in anderen Bereichen akzeptiert?	Dann sind neben den Voraussetzungen des HSchG insb auch die Voraussetzungen nach Betriebsverfassungsrecht (ArbVG) und Datenschutz (DSGVO) zu schaffen.
3	Soll im Unternehmen ein Hinweisgebersystem eingerichtet werden, das den Voraussetzungen des HSchG entspricht?	Wenn nicht, ist das zwar nicht strafbar, aber Arbeitnehmer können sich direkt an eine externe Stelle wenden (das dürfen sie aber auch direkt tun, wenn ein internes System vorhanden ist).
4	Wie sollen Hinweise erfolgen können: mündlich? schriftlich? mündlich und schriftlich?	Das HSchG verlangt einen mündlichen (zB Telefon) oder schriftlichen (zB E-Mail) Meldekanal. Auch beides ist möglich.
5	Welche Kommunikationswege sollen ermöglicht werden?	Das HSchG enthält keine Vorgaben über die Art des Kommunikationskanals.

Zudem sind in der Organisation folgende Fragen zu beantworten: • [Fußnote: Vgl wko 2023a.]

Welche finanziellen, zeitlichen und personellen Ressourcen werden dafür gebraucht?
Wer ist zuständig für die Entgegennahme der Hinweise? Intern? Extern (zB Konzernmutter, Unternehmensberater)?
Sollen mehrere Personen dafür vorgesehen bzw geschult werden (etwa für den Fall von Krankheit, Urlaub oder sonstiger Abwesenheit)?
Ist die zuständige Stelle für die Entgegennahme auch für die Weiterbearbeitung („Folgemaßnahmen“) zuständig?
Sollen Zugang zu dem System nur die eigenen Arbeitnehmer haben oder auch Dritte (zB Auftraggeber:innen, Subunternehmer:innen, Anteilseigner:innen, Lieferant:innen und deren Arbeitnehmer:innen)?