5.4 Einsicht in die Personalakte

Begriff Personalakte

Eine Personalakte ist eine Akte, die durch den Arbeitgeber für den Arbeitnehmer geführt wird. Diese enthält Informationen zur Person und zum Arbeitsverhältnis im Unternehmen und soll ein möglichst vollständiges und wahrheitsgemäßes Bild über den Werdegang des Mitarbeiters darstellen. Form und Inhalt der Personalakte sind gesetzlich nicht vorgegeben.

Inhalte einer Personalakte

Die Art der Dokumente und Einträge, die in die Personalakte eines Arbeitnehmers hinzugefügt werden, ist dem Dienstgeber überlassen, solange es sich im Rahmen der datenschutzrechtlichen Grenzen um für das Arbeitsverhältnis relevante Informationen handelt. Üblicherweise beginnt die Personalakte mit den Bewerbungsunterlagen und dem Dienstvertrag oder Dienstzettel.

Folgende Inhalte sind in einer Personalakte möglich:

• (Allgemeine und dienstspezifische) Unterlagen zur Person des Arbeitnehmers (Geburtsurkunde, Meldezettel, Heiratsurkunde, Führerschein, Schulzeugnisse, Nachweise über abgeschlossene Ausbildungen, Befähigungsnachweise, Strafregisterauskünfte, Leistungsbeurteilungen, Disziplinarverfahren, etwaige Unterlagen eines Arbeitsprozesses etc)
• Für das Arbeitsverhältnis maßgebliche Rechtsgrundlagen (Arbeitsvertrag, Dienstzettel, schriftliche [generelle oder einzelfallbezogene] Weisungen, Dienstzeugnis etc)
• Unterlagen zur Beurteilung arbeitsrechtlicher Ansprüche (Dokumentation von Vordienstzeiten, vom Arbeitnehmer ausgefüllte Frage- oder Bewerbungsbögen etc)
• Abrechnungsaufzeichnungen (zB Erbringung zeitlicher Mehrleistungen, Buchhaltungsdaten)
• Dienstliche Korrespondenz zwischen den Arbeitsvertragsparteien (Meldungen, Anfragen, Genehmigungen, Ermahnungen, Geltendmachung von Ansprüchen etc (siehe etwa Schneller, Mitarbeitergespräch und Personalakte, DRdA 2016, 3) bzw mit anderen Stellen (zB Meldungen zur GKK)
• Dokumentationen von Abwesenheiten (Urlaubsanträge, Urlaubsaufzeichnungen, Krankenstandsdaten etc)
• Dokumentation eines Fehlverhaltens des Arbeitnehmers (auch durch Berichte von Kunden, Arbeitskollegen oder Vorgesetzten)
• Unterlagen über die Anbahnung bzw Beendigung des Arbeitsverhältnisses • [Fußnote: Gerhartl, Arbeits- und Datenschutzrechtliches zu Personalakten, RdW 2016/147 (195.] 

Einsichtnahme in den Personalakt durch Dritte

Im Personalakt können auch sensible Daten iSd § 4 Z 2 DSG (va Gesundheitsdaten) bzw Strafdaten iSd § 8 Abs 4 DSG enthalten sein. Demnach wird eine Einsichtnahme durch Dritte nur in Ausnahmefällen in Betracht kommen (etwa bei – berechtigter – Anforderung des Personalaktes durch ein Gericht oder eine zuständige Behörde). Gedeckt ist dagegen idR eine Einsichtnahme durch (andere) Arbeitnehmer, deren Tätigkeitsbereich den Zugang zu den Personalakten der Arbeitskollegen erforderlich macht (zB Mitarbeiter der Personalabteilung) oder denen eine Vorgesetztenfunktion gegenüber dem betreffenden Arbeitnehmer zukommt, bzw externe Dienstleister des Arbeitgebers (etwa bei Outsourcing der Buchhaltung).

Die Einsichtnahme darf aber iSd § 7 Abs 4 DSG nur im erforderlichen Ausmaß und mit den gelindesten zur Verfügung stehenden Mitteln erfolgen. Der Arbeitgeber muss daher (im Umfang des Zumutbaren) organisatorische Vorkehrungen dafür treffen, dass keine überschießende Einsichtnahme erfolgt. Ist daher etwa die Durchführung der Buchhaltung ausgelagert oder wird nur von bestimmten Mitarbeitern der Personalabteilung durchgeführt, darf der Dienstleister bzw Arbeitnehmer nur in jene Teile des Personalaktes Einsicht nehmen, die er zur Durchführung des Auftrages bzw der arbeitsvertraglich geschuldeten Tätigkeit benötigt. • [Fußnote: Gerhartl, Arbeits- und Datenschutzrechtliches zu Personalakten, RdW 2016/147 (196).] 

Einsichtnahme in den Personalakt durch den Arbeitnehmer

Voraussetzung für das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in seinen Personalakt ist ein rechtliches Interesse, das bei aufrechtem Arbeitsverhältnis wegen des Bestehens des zugrunde liegenden Rechtsverhältnisses aber grundsätzlich als selbstverständliche Gegebenheit anzusehen ist. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann sich das rechtliche Interesse an der Einsichtnahme in den Personalakt etwa aus der Absicht der Aufklärung bestimmter (im Personalakt dokumentierter) Vorfälle im Zuge einer Bewerbung bei einem neuen Arbeitgeber ergeben. Weiters kann das Interesse an der Einsichtnahme in diesem Szenario etwa daraus folgen, dass der Arbeitnehmer um Zustimmung zur Übermittlung des Personalaktes an einen neuen Arbeitgeber ersucht wird und sich der Arbeitnehmer zu diesem Zweck Klarheit über den Inhalt des Personalaktes verschaffen möchte. • [Fußnote: Gerhartl, Arbeits- und Datenschutzrechtliches zu Personalakten, RdW 2016/147 (196).] 

Einsichtnahme in den Personalakt durch den Betriebsrat

Das ArbVG räumt dem Betriebsrat Befugnisse ein, die durch das DSG nicht eingeschränkt werden. Gem § 89 Z 4 ArbVG kommt dem Betriebsrat (nur) bei Einverständnis des Arbeitnehmers ein Einsichtsrecht in dessen Personalakt zu. Diese Bestimmung setzt jedoch schon nach ihrem Wortlaut voraus, dass Personalakten geführt werden, und statuiert daher keine dahingehende Verpflichtung des Arbeitgebers. Werden Unterlagen, in die der Betriebsrat nach anderen Vorschriften ein (von der Zustimmung des Arbeitnehmers unabhängiges) Einsichtsrecht besitzt, im Personalakt aufbewahrt, sind diese auf Verlangen des Betriebsrats aber – vorübergehend – auszusondern, um dem Betriebsrat eine Einschau in sie zu ermöglichen. Enthalten (im Personalakt eines bestimmten Arbeitnehmers abgelegte) Unterlagen Informationen über mehrere Arbeitnehmer (zB Dienstpflichtverletzungen, in die mehrere Arbeitnehmer involviert sind), liegt aber nicht die Zustimmung sämtlicher Arbeitnehmer vor, muss eine Anonymisierung der betreffenden personenbezogenen Daten erfolgen, zB durch (vorübergehende) Ausreihung, Anfertigung und Bearbeitung (etwa durch Schwärzung von Namen) von Kopien, die für die Dauer der Einsichtnahme durch den Betriebsrat in den Personalakt eingelegt werden, um sowohl den Rechten des Betriebsrats als auch den Geheimhaltungsinteressen der Arbeitnehmer Rechnung zu tragen. § 89 Z 4 DSG stellt weiters keine taugliche Rechtsgrundlage für eine Einsicht in die Personalakten bereits ausgeschiedener Arbeitnehmer dar, da diese nicht mehr vom Betriebsrat vertreten werden. • [Fußnote: Gerhartl, Arbeits- und Datenschutzrechtliches zu Personalakten, RdW 2016/147 (197).]