Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

2.4.2.1. Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten sind für Zwecke der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht Beträge, die der Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt; sie gehören nicht zu den Bareinnahmen.

Ein durchlaufender Posten erfordert, dass sowohl die Vereinnahmung als auch die Verausgabung in fremdem Namen und auf fremde Rechnung erfolgen und dies auch ausdrücklich gegenüber dem Kunden offengelegt wird (vgl. UStR 2000 Rz 656). Dies sind beispielsweise

Ortstaxen und Kurtaxen, wenn die Gemeinde (Kurverwaltung) Gläubiger und der Gast (Kurgast) Schuldner ist und die Taxe als solche bei der Weiterverrechnung offengelegt ist,
Stempelgebühren und Gerichtsgebühren, die vom Parteienvertreter (zB Rechtsanwalt, Notar) für den Klienten ausgelegt werden,
Vignette (wenn der Verkauf durch die Tankstelle im Namen und auf Rechnung der ASFINAG erfolgt),
Rezeptgebühren, die zB die Apotheke im Namen und für Rechnung des Sozialversicherungsträgers vereinnahmt,
KFZ-Zulassungsgebühr,
Bestandvertragsgebühr (§ 33 Abs. 5 Z 4 GebG) bei Einhebung und Abfuhr an das Finanzamt durch Parteienvertreter (Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftstreuhänder sowie Immobilienmakler und Immobilienverwalter iSd GewO 1994),
Kautionen (iSd § 16b MRG), Mietvorauszahlungen, die der Parteienvertreter an den Vermieter weiterleitet,
Fremdgelder, die ein Rechtsanwalt oder Notar im Namen und auf Rechnung seines Mandanten vereinnahmt. Dies gilt auch in seiner Tätigkeit als Masseverwalter.
Kostenersatz für die Begutachtungsplakette (§ 57a KFG 1967)
Portogebühren, die ein Arzt (zB Radiologe) für die Versendung der Befunde an Parteien einhebt,
Lotto-/Tottoumsatz bei einer Trafik oder bei einem Nahversorger.

Durchlaufende Posten zählen nicht zum Barumsatz und sind daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zu berücksichtigen (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO).

Bei buchführungspflichtigen Unternehmen, bzw. freiwillig buchführenden Unternehmen sind nach § 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO alle - auch die nicht erfolgswirksamen - Bareingänge, wie zB durchlaufende Posten, täglich einzeln zu erfassen.

Nicht erfolgswirksame Bareingänge, wie durchlaufende Posten, sind keine Bareinnahmen, die dem Zweck der Losungsermittlung dienen, sodass für diese auch keine Verpflichtung besteht, sie in der Registrierkasse zu erfassen. Dies gilt auch für die Einnahmen-/Ausgabenrechner und Überschussrechner.

Durchlaufende Posten können allerdings freiwillig nach § 131 Abs. 1 Z 2 BAO als Bareingang in der Registrierkasse desjenigen, der den Barbetrag kassiert, einzeln erfasst werden.

Werden für durchlaufende Posten Belege mittels Registrierkasse ausgestellt (dies wird betriebswirtschaftlich immer sinnvoll sein), sollen diese grundsätzlich den Anforderungen an Registrierkassenbelege entsprechen. Eine Signierung dieser Belege kann jedoch entfallen. Diese durchlaufenden Posten sind bei freiwilliger Erfassung als nicht umsatzsteuerrelevant zu kennzeichnen (Erfassung als Null %-Umsatz).

Aufgrund der normativen Anforderungen ist immer der Beleg als solcher und nicht einzelne Belegpositionen zu signieren. Das bedeutet, dass durchlaufende Posten, die gemeinsam mit einem Barumsatz nach § 131b bzw. § 132a BAO (Barzahlung) in der elektronischen Aufzeichnung (Registrierkasse) in einem gemeinsamen Beleg erfasst werden, auch den allgemeinen Verpflichtungen der §§ 131b, 132a BAO einschließlich der Bestimmungen der RKSV (das heißt ab 1. April 2017 inklusive Signatur bzw. Siegel) unterliegen. Diese durchlaufenden Posten sind als nicht umsatzsteuerrelevant zu kennzeichnen (Erfassung als Null %-Umsatz).

Beispiele:

Ein Keramikhändler verkauft in seinem Geschäftslokal auch Keramikprodukte im Namen und für Rechnung eines anderen Produzenten, der in diesem Laden ein Regal für seine Produkte hat. Soweit der Verkauf im fremden Namen und auf fremde Rechnung dem Käufer ausdrücklich offen gelegt wird, handelt es sich um einen durchlaufenden Posten. Dieser muss nicht solistisch in der eigenen Registrierkasse erfasst werden.

Ein Landwirt verkauft in seinem Bauernladen nicht nur eigene Waren, sondern auch Waren anderer Landwirte. Soweit der Verkauf im fremden Namen und auf fremde Rechnung dem Käufer ausdrücklich offen gelegt wird, handelt es sich um einen durchlaufenden Posten. Diese Mitverkäufe können in einer Registrierkassa erfasst werden. In diesen Fällen müssen auf den erteilten Belegen die für andere Landwirte verkauften Waren als solche ausgewiesen werden.

In solchen Fällen (echte Durchlaufer) fällt die Registrierkassenpflicht auch im Sinne einer nachträglichen Erfassung durch den liefernden Unternehmer weg.