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Vorschrift

Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Inhaltsverzeichnis

3.10.1. Allgemeines

§ 131b Abs. 4 BAO regelt Feststellungsbescheide über die Manipulationssicherheit eines geschlossenen Gesamtsystems, das im Unternehmen als elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird.

Ein geschlossenes Gesamtsystem iSd RKSV ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem, in welchem Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme lückenlos miteinander verbunden sind und das mit mehr als 30 Registrierkassen (mit je einem Datenerfassungsprotokoll) verbunden ist (§ 3 Z 10 RKSV).

Ein Warenwirtschaftssystem (abgekürzt WWS oder WaWi) dient der Darstellung der Warenströme im Geschäftsprozess eines Unternehmens. Zentrale Bestandteile eines WWS ist daher die betriebswirtschaftliche Unterstützung und Dokumentation der betriebswirtschaftlichen Prozesse des Verkaufs, Einkaufs, Wareneingangs und Warenausgangs sowie der Lagerhaltung.

Umfasst der Betriebsgegenstand des Unternehmens keine Warenbewirtschaftung (Dienstleistungsunternehmen), ist für eine Antragstellung in teleologischer Interpretation des § 3 Z 10 RKSV jedenfalls eine lückenlose Verbindung des Buchhaltungs- und des Kassensystems erforderlich.

Die Manipulationssicherheit in geschlossenen Gesamtsystemen ist so wie bei den mit Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit gesicherten Systemen mit Hilfe einer Verkettung der elektronisch signierten Barumsätze herbeizuführen. Darüber hinaus haben auch die Registrierkassen in geschlossenen Gesamtsystemen die technischen Anforderungen der RKSV (Kassenidentifikationsnummer, DEP, AES-Schlüssel, Umsatzzähler und maschinenlesbarer Code, usw.) zu erfüllen und gelten dieselben administrativen Vorgaben (Start- und Jahresbeleg, Registrierung der Registrierkassen und über FON, Meldung von Ausfällen und Außerbetriebnahmen, usw.) wie bei den mit Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit gesicherten Systemen. An Stelle der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit darf die Signaturerstellung über eine Software-Komponente (SW-Komponente) erfolgen und muss zur Überprüfung der Signatur der zur SW-Komponente passende öffentliche Signaturschlüssel (Validierungsdaten) im Zuge der Registrierung über FON eingemeldet werden. Werden die DEP der Registrierkassen regelmäßig und täglich auf einem zentralen Rechner gesichert, bestehen bei einer großen Anzahl von Registrierkassen keine Bedenken, wenn die Registrierung der Validierungsdaten, Ausfallmeldungen und die Prüfung von Start- und Jahresbelgen vom zentralen Rechner über das Web-Service (siehe Abschnitt 3.3.3.3. und 3.5.3.2.) durchgeführt werden.

In geschlossenen Gesamtsystemen dürfen zur Minimierung des administrativen Aufwandes mehrere Registrierkassen unter einer Kassenidentifikationsnummer zusammengefasst werden (Registrierkassenverbund), sofern auch die DEP dieser Registrierkassen miteinander verbunden werden (§ 20 Abs. 2 RKSV). Die Bildung mehrerer Registrierkassenverbünde innerhalb eines geschlossenen Gesamtsystems ist zulässig.

Bei einem Registrierkassenverbund sind die Startbelege zu verketten, wobei ein Startbeleg analog zu den mit Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit gesicherten Systemen mit der gemeinsamen Kassenidentifikationsnummer als Verkettungswert und die übrigen Startbelege mit dem Startbeleg einer jeweils anderen Registrierkasse als Verkettungswert erstellt und aufbewahrt werden müssen. Die normativ (RKSV) erforderliche Anzahl von mehr als 30 Registrierkassen darf nicht unterschritten werden. Im Fall eines Registrierkassenverbundes muss jede Registrierkasse des Registrierkassenverbundes denselben AES-Schlüssel, ein eigenes DEP sowie einen eigenen Umsatzzähler aufweisen. Die Belege der einzelnen Registrierkassen eines Registrierkassenverbundes müssen mit Belegnummern getrennter Nummernkreise erstellt werden. Bei der Registrierung über FON ist die Kassenidentifikationsnummer bekannt zu geben, unter der die Registrierkassen des Registrierkassenverbundes zusammengefasst sind. Für die Prüfung des Startbeleges im Sinne § 6 Abs. 4 RKSV ist nur der zuletzt erstellte Startbeleg heranzuziehen. Monats- und Jahresbelege im Sinne § 8 RKSV sind zwar pro Registrierkasse zu erstellen, für die Prüfung des Jahresbelegs genügt ein Jahresbeleg pro Registrierkassenverbund. FON-Meldungen im Falle von Ausfällen oder Außerbetriebnahmen sind nur erforderlich, wenn die Gesamtheit aller Registrierkassen eines Registrierkassenverbundes betroffen ist.

Die organisatorischen Festlegungen und Vorgehensweisen bei der Einrichtung der Registrierkassenverbunds (Belegnummernkreise, Reihenfolge bei der Startbelegerstellung, usw.) sind gemäß § 132 BAO zu dokumentieren. Pro nachträglich hinzukommender Registrierkasse in einem Registrierkassenverbund sind die Fortsetzung der Startbelegverkettung und die Prüfung des jeweiligen Startbelegs erforderlich.

Die geschlossenen Gesamtsysteme, die durch mehrere Unternehmen im Sinn des § 21 RKSV verwendet werden, können zB auch in einer staatenübergreifenden Konzernstruktur ausgestaltet sein. Diesfalls hat das für die Feststellung der Manipulationssicherheit der inländischen Umsätze zu erstellende Gutachten des gerichtlich beeideten Sachverständigen die sicherheitstechnischen und organisatorischen Sicherungsmaßnahmen, welche die Manipulationssicherheit des geschlossenen Gesamtsystems im Inland gewährleisten, zu beurteilen. Der Feststellungsbescheid hat jedenfalls das Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Manipulationssicherheit eines derartigen, staatenübergreifenden Gesamtsystems zu beurteilen.

Für das Feststellungsverfahren gelten die Bestimmungen der BAO, soweit in der RKSV nicht lex specialis- Bestimmungen vorgesehen sind, für Rechtsmittelverfahren gelten insbesondere die Bestimmungen der §§ 243 ff BAO.

Wird den Anforderungen nicht entsprochen oder kann die Manipulationssicherheit aus den vorgelegten Beweisunterlagen nicht abgeleitet werden, ist über den Antrag mit negativem Bescheid zu entscheiden.

Der Unternehmer hat in diesem Fall binnen drei Monaten nach Eintritt der Rechtskraft des Bescheides die Manipulationssicherheit unter Verwendung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit herbeizuführen (vgl. § 22 Abs. 4 RKSV). Das bedeutet, dass der Unternehmer bis zur Herstellung der Manipulationssicherheit durch die gesetzlich vorgesehene Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit über seine Umsätze Belege gemäß § 17 Abs. 4 RKSV mit dem Hinweis "Sicherheitseinrichtung ausgefallen" auszustellen hat (analog Abschnitt 3.5.3.3.).