Anleitung Risikoanalyse Geldwäscherei/Terrorismusfinanzierung (RA-Kanzlei)

Anleitung

zur Erstellung einer

Risikoanalyse für RA -Kanzleien

betreffend die Vermeidung der Teilnahme an Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung

A) Einleitung

1. Rechtsgrundlagen

Ausgangspunkt ist die Richtlinie (EU) 2015/849 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20.05.2015 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung, zur Änderung der Verordnung (EU) Nr 648/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates und zur Aufhebung der Richtlinie 2005/60/EG des Europäischen Parlaments und des Rates und der Richtlinie 2006/70/EG der Kommission, ABl L 141/114 vom 05.06.2015 (nachfolgend kurz „4. GW-RL“) samt den Anhängen I bis III.

Art 8 Abs 1 der 4. GW-RL verpflichtet die Mitgliedstaaten dafür sorgen, dass die Verpflichteten (wozu nach Art 2 Abs (1) Z 3 lit b) auch Rechtsanwälte zählen) angemessene Schritte unternehmen, um die für sie bestehenden Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung unter Berücksichtigung von Risikofaktoren, einschließlich in Bezug auf ihre Kunden, Länder oder geografische Gebiete, Produkte, Dienstleistungen, Transaktionen oder Vertriebskanäle zu ermitteln und zu bewerten. Diese Schritte stehen in einem angemessenen Verhältnis zu Art und Größe der Verpflichteten.

Der in Umsetzung dieser Regelung durch das BRÄG 2016 novellierte § 8a Abs 3 RAO (idF ab 26.06.2017) lautet:

„Der Rechtsanwalt hat ferner eine Analyse und Bewertung des für ihn bestehenden Risikos der Inanspruchnahme seiner Tätigkeit zu Zwecken der Geldwäscherei (§ 165 StGB) und Terrorismusfinanzierung (§ 278d StGB) durchzuführen, wobei dies in einem angemessenen Verhältnis zu seiner konkreten Geschäftstätigkeit und Art und Größe seiner Kanzlei zu stehen hat. Risikofaktoren, die sich bezogen auf seine Kunden, auf bestimmte Länder und geografische Gebiete oder auf bestimmte Produkte, Dienstleistungen, Transaktionen oder Vertriebskanäle ergeben, sind dabei besonders zu berücksichtigen. Diese Risikobewertungen sind vom Rechtsanwalt aufzuzeichnen, auf aktuellem Stand zu halten und auf Anforderung der Rechtsanwaltskammer zur Verfügung zu stellen. Tatsachen, die der Rechtsanwalt unter den in § 8c Abs 1 zweiter Satz genannten Voraussetzungen erfahren hat, müssen nicht in die schriftlichen Risikobewertungen aufgenommen werden.“

2. Ausgangslage

3. Ziel und Zweck der Risikoanalyse

Die Kanzlei … [Name] („Kanzlei“) bekennt sich zur umfassenden Geldwäsche-Compliance und zur Einhaltung sämtlicher nationaler und internationaler berufsrechtlichen Vorgaben. Die beabsichtigte oder unbeabsichtigte Teilnahme an rechtswidrigen Aktivitäten unserer Klienten kann uns und der Gesellschaft nachhaltigen Schaden zufügen. Wir sind daher bestrebt, derartige Risiken soweit wie möglich durch vorbeugende Maßnahmen zu minimieren.

Zweck der vorliegenden Risikoanalyse ist unter Berücksichtigung der individuelle Situation in der Kanzlei die Erhebung der Risiken und Gefahren im Hinblick auf die – auch unwissentliche – Einbeziehung unserer Kanzlei und ihrer Mitarbeiter in Aktivitäten im Zusammenhang mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: diese Risikoanalyse dient dann als Grundlage für die Festlegung von Strategien und Verfahren zur Erfüllung der Rechtsanwälten im Rahmen der Bekämpfung von Geldwäscherei (§ 165 StGB) oder Terrorismusfinanzierung (§ 278d StGB) auferlegten Sorgfaltspflichten für unsere Kanzlei.

Diese Risikoanalyse wird regelmäßig überprüft und gegebenenfalls aktualisiert.

B) Aufbau Inhalt einer Risikoanalyse (Anleitung)

Dieser Abschnitt ist als Anleitung konzipiert, der Rechtsanwälten Anregungen geben soll, welche Gesichtspunkte in einer Risikoanalyse zu beachten und zu behandeln sind. Diese Anleitung verfolgt dabei den Ansatz, potenzielle Gefahrenbereiche primär nach sachlichen Gesichtspunkten zu gliedern. Die nachfolgende formale Unterteilung versteht sich als Anhaltspunkt, ist jedoch – ohne strenge, geschweige denn zwingende oder abschließende Zuordnung − inhaltlich als übergreifend aufzufassen; abhängig von der konkreten Kanzleistruktur können auch weitere Gesichtspunkte relevant sein: diese Anleitung ist daher auch nicht als abschließend zu betrachten.

Die nachfolgenden Analysebereiche konzentrieren sich vor allem, aber nicht ausschließlich, auf geldwäschegeneigte Geschäfte, sohin solche Geschäfte, die betreffen (§ 8a RAO):

• Die Durchführung von Finanz- oder Immobilientransaktionen im Namen und auf Rechnung seiner Partei oder
• Die Mitwirkung an der Planung und Durchführung von Finanz- und Immobilientransaktionen für seine Partei, sofern diese betreffen:
  • Den Kauf oder Verkauf von Immobilien oder Unternehmen
  • Die Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten
  • Die Eröffnung oder Verwaltung von Bank-, Spar- oder Wertpapierkonten oder
  • Die Gründung, den Betrieb oder die Verwaltung von Trusts, Gesellschaften, Stiftungen oder ähnlichen Strukturen, einschließlich der Beschaffung der zur Gründung, zum Betrieb oder zur Verwaltung von Gesellschaften erforderlichen Mittel

Ausgehend von den Ergebnissen der Analyse und dem dabei jeweils festgestellten Risiko sind dann für die Kanzlei entsprechende angemessene und geeignete Strategien und Verfahren vorzusehen. Die hierzu in der Folge angeführten Möglichkeiten sind weder abschließend noch verbindlich, sondern sollen ebenfalls nur als Anregung dienen.

Analysethema 1: Kanzlei- und Mitarbeiterstruktur

Eine Rechtsanwaltskanzlei erfordert mittlerweile eine moderne funktionierende unternehmerische Organisation; diese ist abhängig von der Größe und Struktur einer Kanzlei.

Bereich 1 – Kanzleistruktur

Hier wäre die Kanzlei im Hinblick auf die Rechtsform und Größe sowie Anzahl der Rechtsanwälte, Rechtsanwaltsanwärter und sonstigen Mitarbeiter (einschließlich deren Ausbildungsstandard) zu untersuchen. Risikoerhöhend könnten beispielsweise eine höhere Anzahl nicht-juristisch ausgebildeter Mitarbeiter (zumindest ohne BU-Kurs), eine starke Fluktuation etc wirken.

Risikokalkül: … [Niedrig/Mittel/Hoch]

Bereich 2 – Organisationsstruktur

Analyse der internen Kompetenzzuteilungen (zB Organisation, Rechnungswesen, HR, Marketing etc) und Analyse der Beschäftigung der nicht-juristischen Mitarbeiter, die sich zur Unterstützung der verantwortlichen Juristen vorwiegend um betriebswirtschaftliche Agenden kümmern.

Prüfung, ob kanzleiinterne Informations- und Schulungsmaterialen, Arbeitshandbücher, die nationale Risikoanalyse, etc aufliegen. Werden Checklisten und Formblätter (für Neuaufnahme von Klienten, Geldwäscheformulare; vgl etwa Anlagen ./2 und ./3) verwendet? Wie wird sichergestellt, dass alle geldwäschegeneigten Geschäfte geprüft werden? Wie wird sichergestellt, dass die Prüfung regelmäßig wiederholt wird? Hat die Kanzlei Zugang zu Compliance-Datenbanken?

Risikokalkül: … [Niedrig/Mittel/Hoch]

Bereich 3 – Analyse der Schulungsmaßnahmen und Erfahrungsaustausch

Durch Erfahrungsaustausch in geldwäschegeneigten Geschäftsbereichen sollen alle Mitarbeiter jeweils auf den aktuellen Stand der Entwicklungen in Bezug auf Anti-Geldwäscherei- und − Terrorismusfinanzierungs-Compliance gebracht werden.

Aus der Analyse abzuleitende Strategien, Maßnahmen und Verfahren:

Ausgehend von den Ergebnissen der vorhergehenden Analyse und dem festgestellten Risiko sind in der Kanzlei entsprechende angemessene und geeignete Strategien und Verfahren hinsichtlich Organisation der Kanzlei sowie Einstellung, Überwachung und Schulung der Mitarbeiter vorzusehen, wie zB Festlegung, wer für die Prüfung geldwäschegeneigter Geschäfte zuständig ist; Anweisung, wie bei der Aktenanlage vorzugehen ist (vgl hierzu etwa die Formblätter in Anlagen … und …), um sicherzustellen, dass den Sorgfaltspflichten, insbesondere bei geldwäschegeneigten Geschäften und PEPs (vgl § 8f [3] RAO – Zustimmung des Rechtsanwalts/zur Geschäftsführung befugten Rechtsanwalts bei Annahme eines Mandats mit einem PEP, dessen Angehörigen oder diesem bekanntermaßen nahestehenden Person) entsprochen wird; etwa regelmäßig wechselseitige stichprobenartige Kontrollen von Organisationsabläufen und Aktenführung; regelmäßige Schulung der Mitarbeiter über die kanzleispezifischen Gegebenheiten in Bezug auf die Erkennung von geldwäschegeneigten Vorgängen; Erfahrungsaustausch in geldwäschegeneigten Geschäftsbereichen, wodurch alle Mitarbeiter jeweils auf den aktuellen Stand der Entwicklungen in Bezug auf Anti-Geldwäscherei- und Terrorismusfinanzierungs-Compliance gebracht werden; Einrichtung des Zugangs zu Compliance-Datenbanken; Anweisung, unter welchen Voraussetzungen, diese zu benutzen sind. Zu überlegen ist auch vorzusehen, wer für Geldwäschemeldungen zuständig ist.

In dem Zusammenhang ist – (unter Berücksichtigung der Ergebnisse der anderen Analysebereiche) – auch die Frage zu klären, ob aufgrund der Größe der Kanzlei und des Ausmaßes der analysierten Geldwäscherisiken allenfalls ein Compliance-Beauftragter für Geldwäsche zu bestellen ist (vgl § 8a [2] RAO idF ab 26.6.2017).

Analysethema 2: Klientenstruktur

Bitte beachten Sie, dass diese Analyse auch für bestehende Klienten durchzuführen ist! (§ 8b [6] idF ab 26.6.2017).

Bereich 1 – Untersuchung des Geschäftszwecks der Mandanten, insbesondere, ob Mandanten in geldwäschegeneigten Branchen tätig sind, oder die Häufigkeit von Bargeldtransaktionen

Bestimmte Branchen (etwa Glücksspiel, Casino, Waffenhandel) weisen typischerweise eine höhere Korruptionsanfälligkeit auf. Ebenso weisen Bargeldtransaktionen oder Überweisungen über Konten bei Banken, die nicht in EU- oder OECD-Ländern geführt werden, typischerweise ein höheres Risiko auf.

Dabei sind die in den Anlagen II und III zum FM-GwG dargelegten Faktoren für ein potenziell erhöhtes oder ein geringeres Risiko zu berücksichtigen.

Risikofaktor: … [Gering/Mittel/Hoch]

Bereich 2 – Höhe der Transaktionen und der involvierten Vermögenswerte

Risikofaktor: … [Gering/Mittel/Hoch]

Bereich 3 – Eigentümerstruktur und Rechtsform der Mandanten

Übermäßig komplizierte Eigentümerstrukturen, Inhaberpapiere und nominelle Anteilseigner können besondere Risiken in sich bergen. Es ist für die Erhebung der wirtschaftlichen Eigentümer Sorge zu tragen. Ebenfalls als riskant anzusehen sind juristische Personen und Trusts oder trustähnliche Gestaltungen (einschließlich Fonds, Stiftungen), die typischerweise als Instrumente für die private Vermögensverwaltung dienen.

Umgekehrt können bestimmte Behörden bzw Finanzinstitute (vgl § 8e RAO idF ab 26.6.2017) ein geringes Risiko darstellen.

Risikofaktor: … [Gering/Mittel/Hoch]

Bereich 4 – Unterscheidung zwischen Einzelmandaten und Dauermandaten

Bei Einzelmandaten sind zwar die üblichen Identifikationsmaßnahmen zu ergreifen und ist der Zweck der Geschäftsbeziehung zu erheben, der persönliche Kontakt ist hingegen oft weniger intensiv. Bei Dauermandaten ist die Geschäftsbeziehung regelmäßig zu evaluieren; eine Gefahr besteht darin, dass aufgrund des engeren persönlichen Kontakts Due-Diligence-Maßnahmen hintangestellt werden und dass Risiken verdrängt werden.

Risikofaktor: … [Gering/Mittel/Hoch]

Bereich 5 – Untersuchung der Mandanten auf den Status als PEP einschließlich der Familienangehörigen

Dabei sind nationale und internationale PEPs zu unterscheiden (vgl § 8f [2] RAO idF ab 26.6.2017).

Risikofaktor: … [Gering/Mittel/Hoch]

Aus der Analyse abzuleitende Strategien, Maßnahmen und Verfahren:

Ausgehend von den Ergebnissen der vorhergehenden Analyse und dem festgestellten Risiko und unter Berücksichtigung der in den Anlagen II und III zum FM-GwG dargelegten Faktoren für ein potenziell erhöhtes oder ein geringeres Risiko betreffend Kunden, sind in der Kanzlei entsprechende angemessene und geeignete Strategien und Verfahren hinsichtlich der Überprüfung der Mandanten und der Art der Geschäftsbeziehung vorzusehen, wie zB bei erstmaliger Kontaktaufnahme mit Mandanten bei geldwäschegeneigten Geschäften Sicherstellung der Klientenprüfung (etwa anhand eines KYVC-Fragebogens; siehe dazu Anlage …), bei juristischen Personen Überprüfung der wirtschaftlich Berechtigten; bei fortdauernden Geschäftsbeziehungen Festlegung eines Zeitraumes (zB 1x/Jahr), binnen dessen überprüft wird, ob sich beim Klienten oder seiner Geschäftsbeziehung relevante Änderungen ergeben haben. Betreffend der PEP-Prüfung ist ein in einem angemessenen Verhältnis zur konkreten Geschäftstätigkeit, Art und Größe der Kanzlei stehendes, risikobasierte Verfahren einschließendes, Risikomanagementsystem einzuführen und aufrecht zu erhalten (§ 8a [4] RAO idF ab 26.6.2017), insbesondere die Verpflichtung zur Prüfung der PEP-Eigenschaft (vgl § 8f RAO) und die Verpflichtung bei PEPs, die Zustimmung eines zur Geschäftsführung befugten Rechtsanwalts zur Mandatsübernahme vorzusehen (vgl § 8f [3] RAO).

Analysethema 3: Geografische Faktoren

Bereich 1 – Spezielle Untersuchung, welche Mandanten oder Geschäftspartner von Mandanten aus Ländern stammen, bei denen die Gefahr der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung von den Behörden als signifikant eingestuft wird

Risikofaktor: … [Gering/Mittel/Hoch]

Bereich 2 – Untersuchung bei der Übernahme von neuen internationalen Mandaten

Internationale Mandate bedingen per se eine entsprechende Aufmerksamkeit. Ein besonderes Risiko kann insbesondere in Bezug auf Kontakte mit Mandanten oder deren Geschäftspartnern in geldwäschereigefährdeten Drittländern bestehen. Kontakte zu Offshore-Destinationen (vgl Nationale Risikoanalyse Österreich, 10., hohes Risiko) werden besonders geprüft. Jedenfalls ist in diesen vorgenannten Fällen erhöhte Sorgfalt zu wahren und verpflichtend die Beratungstätigkeit sorgfältig zu dokumentieren.

Risikofaktor: … [Gering/Mittel/Hoch]

Aus der Analyse abzuleitende Strategien, Maßnahmen und Verfahren:

Ausgehend von den Ergebnissen der vorhergehenden Analyse und dem festgestellten Risiko und unter Berücksichtigung der in den Anlagen II und III zum FM-GwG dargelegten Faktoren für ein potenziell erhöhtes oder ein geringeres Risiko in geografischer Hinsicht sind in der Kanzlei entsprechende angemessene und geeignete Strategien und Verfahren hinsichtlich der Überprüfung der Mandanten und der Art der Geschäftsbeziehung vorzusehen; siehe dazu schon oben beim Analysebereich 3). Zusätzlich könnte eventuell überlegt werden, Risikomandanten gesondert zu erfassen und für diese Überprüfungen auf Änderungen in kürzeren Intervallen vorzusehen.

Analysethema 4: Allgemeine Analyse von Geschäftsbeziehungen und Transaktionen

Bereich 1 – Untersuchung der Arten der von der Kanzlei übernommenen Mandate

Überprüfung, inwieweit die Kanzlei überhaupt geldwäschegeneigte Geschäfte (siehe § 8a [1] RAO) durchführt; vor allem forensische Tätigkeit bringt in der Regel eher geringe Risiken mit sich.

Analyse der bestehenden Geschäftsverbindungen, ob diese geldwäschegeneigte Geschäfte betreffen oder ob in der Vergangenheit oder bei laufenden Mandaten ungewöhnliche Verhaltensweisen und/oder Transaktionsstrukturen aufgetreten sind.

Allfälligen Auffälligkeiten (vgl „red-flags“, wie zB, wenn der Zweck des Geschäfts der Art nach außergewöhnlich ist und/oder wirtschaftlich nicht leicht erkennbar; wirtschaftlich nicht verständliche Änderung der ursprünglich geplanten Transaktionsstruktur, außergewöhnlich hohes Transaktionsvolumen, Ausübung unerklärlich großen Zeitdrucks, Verwendung von Geldmitteln aus Offshore-Destinationen, etc) ist im Rahmen der grundlegenden (allgemeinen) risikobasierten Anti-Geldwäscherei- und − Terrorismusfinanzierungs-Compliance zu begegnen.

Risikofaktor: … [Gering/Mittel/Hoch]

Bereich 2 – Gesellschaftsgründungen, M&A und Treuhandschaften

Analyse, ob und bejahendenfalls bei welchen Klienten (siehe oben Analysebereiche 2 und 3) mitgewirkt wird an Gesellschaftsgründungen und Kauf/Verkauf von Unternehmen(sbeteiligungen), von Finanzierungen sowie von Treuhandschaften bei solchen Transaktionen.

Gründung von Gesellschaften und die Beteiligung an der Gründung erscheint per se problematisch, wenn und soweit die Kanzlei in die Transaktion bzw Vertragserrichtung nicht von vornherein eingebunden ist/war.

Treuhandschaften in diesem gesellschaftsrechtlichen Rahmen, insbesondere der Übernahme der Treuhänderstellung für Gesellschafter, zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass die Kanzlei in Transaktionen eingebunden sein kann, in denen der Gesellschaft keine oder nur eingeschränkte (insbesondere gestalterische) Einflussmöglichkeiten zukommen; zudem steht regelmäßig die Frage im Raum, aus welchen Gründen Geschäfte treuhändig abgewickelt werden sollen/können/müssen.

Vielfach liegt Treuhandschaften das Element der Geheimhaltung inne, welches unter Compliance-Gesichtspunkten jeweils gesondert zu hinterfragen ist.

Die Gefahr, unwissentlich für Zwecke der Geldwäscherei oder der Terrorismusfinanzierung missbraucht zu werden, erscheint bei „Fremd“-Treuhandschaften daher grundsätzlich größer. Aus diesem Grund ist „Fremd“-Treuhandschaften mit äußerster Vorsicht und Zurückhaltung zu begegnen.

Angesichts dessen unterliegt die Übernahme von Mandaten, die „Fremd“-Treuhandschaften zum Inhalt haben, wohl einer besonderen Prüfpflicht.

Risikofaktor: … [Gering/Mittel/Hoch]

Bereich 3 – Liegenschaftstransaktionen und treuhändige Verwahrung und Verwaltung von Fremdgeldern durch die Kanzlei

Mandate, die typischerweise in Zusammenhang mit der Vertragserrichtung bei Immobilientransaktionen, bei denen Gelder zur Absicherung von Käufer und Verkäufer auf von der Kanzlei eröffneten Anderkonten erliegen, unterliegen von vornherein als geldwäscheeigeneigte Transaktionen besonderer Sorgfalts- und Identifikationspflicht (§§ 8a [1], 9a RAO).

Risikofaktor: … [gering/mittel/hoch]

Bereich 4 – Geschäftsanbahnung, insbesondere Ferngeschäfte

Evaluierung der Teilnahme der Kanzlei im Rahmen der Entwicklung neuer innovativer rechtsanwaltlicher Dienstleistungen bzw Produktangebote. Betätigung auf Internet-Marktplätzen oder Entgegennahme virtueller Währungen.

Im Einzelfall „gefährlich“: Mandate, die über ein Online-Formular zustande kommen und bei denen unter Umständen ohne direkten Kontakt mit dem Mandanten Beratungs- und Umsetzungsleistungen erbracht werden. Bemerkenswert kann dabei sein, dass das Mandat bereits mit dem Ausfüllen eines Online-Formulars zustande gekommen ist, sofern das Online-Formular als Offerte zum Mandatsabschluss und dessen Ausfüllen und Absenden als Annahme desselben gewertet wird/werden muss.

Beispielhaft angeführt sei dabei die Möglichkeit der raschen und kostengünstigen Gründung einer GmbH im Rahmen des Projekts „Gründerservice“.

Risikofaktor: … [gering/mittel/hoch]

Aus der Analyse abzuleitende Strategien, Maßnahmen und Verfahren:

Ausgehend von den Ergebnissen der vorhergehenden Analyse und dem festgestellten Risiko sind in der Kanzlei entsprechende angemessene und geeignete Strategien und Verfahren festzulegen, wie zB hinsichtlich der Anweisung der Mitarbeiter auf Auffälligkeiten („red flags“; vgl Anlagen II und III zum FM-GwG dargelegten Faktoren für ein potenziell erhöhtes oder ein geringeres Risiko bezüglich Produkten, Dienstleistungen, Transaktionen oder Vertriebskanälen) bei der Mandatsabwicklung zu achten; bei PEPs, aber auch sonst bei auffällig hohen, mit den vom oder über den Klienten erlangten Informationen in auffälligem Missverhältnis stehenden Beträgen ist die Mittelherkunft zu prüfen und ist daher vorzusorgen, dass in solchen Fällen geeignete Informationen über die Herkunft des Treuhandgeldes und Übereinstimmung mit der bekannten wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit eingeholt werden, etwa Kredit- und Darlehensurkunden geprüft werden; bei Ferngeschäften (§ 8b [3] RAO) ist etwa sicherzustellen, dass die erste Zahlung des Mandanten über ein Konto abgewickelt wird, das auf den Namen des Mandanten bei einem in den Anwendungsbereich der RL (EU) 2015/849 fallenden Kreditinstitut erfolgt; bei Übernahme von Abwicklungstreuhandschaften, die die Abwicklung über Anderkonten erfordern, ist auf eine § 9a RAO entsprechende Identifizierung, auch bei nicht geldwäschegeneigten Geschäften zu achten.

Datum der Erstellung/Plan für Überarbeitung der Risikoanalyse

Datum der ersten vollständigen Risikoanalyse: …

1. Aktualisierung am …

Nächste Risikoanalyse spätestens bis: …

…
Unterschrift