5.1 Aushang – Umgang mit elektronischen Kommunikationsmitteln

An alle Mitarbeiter!

Die allgegenwärtige Möglichkeit elektronisch zu kommunizieren, sei es durch Unternehmensinfrastruktur oder durch private Endgeräte, bietet nicht nur Vorteile und Chancen für das Unternehmen, sondern birgt auch Gefahren für die Nutzer, Kollegen und das Unternehmen selbst. Um diese Gefahren zu minimieren, erinnert die Geschäftsleitung an die persönliche Verantwortung, die jeder Mitarbeiter beim Gebrauch von jeglicher Art von elektronischen Kommunikationsmittel trägt.

Sämtliche verfügbaren elektronischen Kommunikationsmittel (E-Mail, Internet, Messenger und Soziale Medien) bieten viele und wichtige Informationen, durch die unser Verständnis verbessert, die Kommunikation mit unseren Kunden und Lieferanten erleichtert und ein Weg geboten wird, auf dem die Forschung sowie das Benchmarking mit externem Fokus betrieben werden kann. Bei Missbrauch können diese Technologien jedoch zu einer Verringerung der Produktivität und einer Verschwendung von Firmenmitteln führen. Zuletzt besteht die Gefahr, dass der Betrieb des Unternehmens gestört, oder im schlimmsten Fall, ganz unterbrochen wird.

Uns ist bewusst, dass ein minimaler Gebrauch der elektronischen Kommunikation zu persönlichen Zwecken wohl unvermeidlich ist, aber er sollte innerhalb vernünftiger Grenzen bleiben. Jeder Gebrauch zu persönlichen Zwecken sollte geringfügig bleiben und nicht die Geschäftsinteressen des Unternehmens berühren, es sollten keine zusätzlichen Kosten entstehen. Die Unternehmensstandards sind zu wahren und die eigene Produktivität oder die anderer Mitarbeiter sollte nicht beeinträchtigt werden. Es ist wichtig, die Haltung des Unternehmens zum richtigen (und falschen) Gebrauch der elektronischen Kommunikationssysteme deutlich zu machen.

Sachgemäßer Gebrauch umfasst:

• Weitergabe von Informationen im Zusammenhang mit Projekten und Geschäftsinteressen
• Firmenmitteilungen, zB Organisationsänderungen, die für die Allgemeinheit bestimmt sind
• Senden und Empfangen von geschäftlich veranlassten E-Mails und Dokumenten
• Gebrauch zu persönlichen Zwecken, soweit er begrenzt und nicht häufig erfolgt, nicht die Geschäftsinteressen des Unternehmens berührt, keine Kostensteigerungen verursacht und den Unternehmensstandards entspricht und nicht illegal ist

Demgegenüber bedeutet unsachgemäßer Gebrauch:

• Aktivitäten, die einen Interessenkonflikt darstellen, Spendenanfragen oder Bitten um Unterstützung für Veranstaltungen (mit Ausnahme von Veranstaltungen oder Aktionen, die vom Unternehmen unterstützt werden)
• Zu privaten Zwecken oder Aktivitäten zählen auch Angebote zum Kauf oder Verkauf privater Waren oder Leistungen, religiöse Aktivitäten, Kettenbriefe, politische oder persönliche Meinungen, die nichts mit dem Unternehmen zu tun haben, sowie finanzielle Transaktionen, die keinen Bezug zum Unternehmen haben.
• Herabwürdigende Bemerkungen über andere, einschließlich Lieferanten oder andere Unternehmen
• Illegale Aktivitäten
• Beleidigende, pornografische oder verleumderische Darstellungen
• Aufrufen von Internetseiten, welche ein Gefahrenpotential für die IT-Infrastruktur des Unternehmens darstellen
• Das Herunterladen von Dateien und/oder Installieren von Software
• Nutzung Sozialer Netzwerke

Aufgrund ihrer technischen Natur nehmen die Mitarbeiter zur Kenntnis, dass die auf elektronischem Wege übermittelten Informationen nicht privat sind. Wenn der Verdacht besteht, dass ein Mitarbeiter unsachgemäße Aktivitäten ausübt, behält sich das Unternehmen vor, im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten die Verwendung der elektronischen Kommunikation zu kontrollieren.

Wenn ein Mitarbeiter den Eindruck hat, dass sich ein Kollege unsachgemäß verhält und/oder ein bloßstellendes Arbeitsumfeld schafft, kann er sich mit seinen Bedenken an den zuständigen Gruppen-Manager wenden. Die Verletzung dieser Policy sowie der Unternehmensstandards zu sachgemäßem Gebrauch elektronischer Kommunikationssysteme kann ernste Disziplinarmaßnahmen nach sich ziehen, bis zum Verlust des Arbeitsplatzes.

Bitte nehmen Sie sich etwas Zeit, diese Ausführungen zu verstehen, und sehen Sie diese als eine Möglichkeit, unsere Produktivität durch den sachgerechten Gebrauch der Neuen Medien zu steigern.

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[Die Geschäftsleitung]