Verwarnungen an Mitarbeitende aussprechen

Eine Verwarnung auszusprechen, ist oft das Letzte, das Führungskräfte tun möchten. Trotzdem gibt es leider Fälle, in denen Mitarbeiter sich grob fahrlässig verhalten und damit dem Betrieb schaden.

Was versteht man unter Verwarnung in Österreich?

Bei Verletzungen arbeitsrechtlicher Pflichten kann der Arbeitgeber abhängig von der Schwere des Fehlverhaltens unterschiedlich reagieren. Eine Möglichkeit ist die einfache Verwarnung. Dabei macht der Arbeitgeber von seinem vertraglichen Rügerecht Gebrauch, um den Arbeitnehmer auf ein vertragswidriges Verhalten hinzuweisen, ihn zu künftigem vertragskonformen Verhalten anzuhalten und auf mögliche Folgen für den Bestand oder den Inhalt des Arbeitsverhältnisses bei weiteren Pflichtverstößen aufmerksam zu machen. Davon klar abzugrenzen ist die Verwarnung als Disziplinarmaßnahme. Diese zielt auf eine endgültige Sanktion des beanstandeten Verhaltens ab und setzt eine besondere rechtliche Grundlage voraus, etwa eine Disziplinarordnung.

Die Verwarnung kann in die Personalakte aufgenommen werden. Sie dient außerdem als Rechtfertigung bei Kündigungen, sollte es erneut zu einer Dienstpflichtverletzung kommen.

Wesentlich: Die aufklärende Funktion einer Verwarnung!

Man unterscheidet zwei Arten von Verwarnungen mit unterschiedlichen Rechtsfolgen:

Eine erste Vorwarnung: Die schlichte Abmahnung

Wie der Name schon verrät, handelt es sich bei der schlichten Verwarnung um eine Abmahnung ohne Sanktionen. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter dazu aufgefordert wird, sich in Zukunft vertragskonform zu verhalten. Dabei können ihm Konsequenzen für weitere Fehltritte angedroht werden. Sie können eine Rüge auch im Zuge Ihres jährlichen Mitarbeitergespräches aussprechen.

Rechtlich gesehen benötigt die schlichte Verwarnung keine Zustimmung des Betriebsrates. Sie ist eher als eine Ermahnung zu verstehen.

Was, wenn der Mitarbeiter klagt?

Der Dienstnehmer kann die schlichte Verwarnung bzw deren Eintrag in die Personalakte nur im Zuge eines anderen Prozesses – etwa eines Kündigungsprozesses – gerichtlich anfechten.

In Deutschland kann der Mitarbeiter die Entfernung des Eintrages mittels Leistungsklage durchsetzen. Diese Vorgehensweise ist in Österreich aber noch strittig.

Arbeitsrechtlich relevant: Die qualifizierte Verwarnung

Die qualifizierte Verwarnung bringt eine tatsächliche Disziplinarmaßnahme mit sich: Das Fehlverhalten des Mitarbeiters wird dabei sanktioniert. Eine derartige Sanktion kann zB ein Gehaltsabzug sein, wenn der Mitarbeiter unentschuldigt ferngeblieben ist.

Was, wenn der Mitarbeiter klagt?

Der Arbeitnehmer kann eine qualifizierte Abmahnung mittels Feststellungsklage über das Arbeits- und Sozialgericht einklagen!

Geschäftsführer sollten wissen, dass Disziplinarmaßnahmen nur zulässig sind, wenn sie im Kollektivvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung vorgesehen sind. Die Zustimmung des Betriebsrates ist dabei unbedingt einzuholen.

Welche Form schreibt das Arbeitsverfassungsgesetz vor?

Grundsätzlich schreibt das Gesetz keine Form vor. Im Kollektivvertrag oder der Betriebsvereinbarung kann jedoch geregelt werden, ob und welche Rüge schriftlich oder mündlich zu erteilen ist.

Entlassung möglich?

Eine Entlassung kann unter Umständen in Betracht kommen, wenn ein beharrlicher Pflichtverstoß vorliegt. Darunter versteht man, dass ein Arbeitnehmer wiederholt und bewusst gegen wesentliche Arbeitspflichten verstößt, etwa indem er sich dauerhaft weigert, ihm zugewiesene Aufgaben zu übernehmen. Erforderlich ist dabei eine eindeutige, fortgesetzte und vorsätzliche Verweigerung. Nicht ausreichend ist hingegen, wenn jemand lediglich versucht, Probleme im Team anzusprechen oder Verbesserungen vorzuschlagen. In aller Regel ist zuvor eine Verwarnung erforderlich.

Leitfaden für eine Verwarnung: So gehen Sie am besten vor

Schritt 1: Sobald Sie vom Fehlverhalten erfahren, sollten Sie ein persönliches Gespräch suchen und dem Mitarbeiter die schriftlich vorgefertigte Verwarnung vorlegen.

Schritt 2: Sammeln Sie Zeugen und Beweise für die Abmahnung. Diese sollten das Schreiben auch unterzeichnen.

Falls der Mitarbeiter sich weigert, die Verwarnungen zu unterschreiben, sollten Sie die Zustellung des Schreibens anderweitig nachweisen können, etwa durch einen eingeschriebenen Brief.

Schritt 3: Archivieren Sie Ihre Kopie des Schreibens.

Was Ihre schriftliche Verwarnung beinhalten sollte:

✓ Datum, Ort und Uhrzeit der Pflichtverletzung

✓ eventuelle Zeugen

✓ möglichst genaue Darstellung der Verfehlung

✓ Begründung, weshalb das Verhalten nicht vertragskonform ist

✓ Auflistung der daraus resultierenden Nachteile bzw (Folge-) Schäden für den Dienstgeber

✓ eventuelle Vorfälle/Verwarnungen aus der Vergangenheit

✓ arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Mitarbeiter, etwa Gehaltsabzug

✓ Unterschrift des Arbeitgebers, des betroffenen Mitarbeiters und der Zeugen

Das Schreiben sollten Sie zudem doppelt unterfertigen – jeweils für den Mitarbeiter und für die Personalabteilung als Urkundenbeweis, sollte es in weiterer Folge zur gerichtlichen Auseinandersetzung kommen.

Bei mehrfachen Ermahnungen: Immer auf die vorhergehenden Verfehlungen und die drohenden Konsequenzen hinweisen!

Gründe: Wann kann ich eine Abmahnung aussprechen?

⭙ Alkoholkonsum

⭙ Arbeitsverweigerung

⭙ Beharrliche Unhöflichkeiten

⭙ Eigenmächtige Überstunden

⭙ Erhebliche Verspätung

⭙ Erledigung privater Arbeiten am PC

⭙ Fehlleistung

⭙ Kollegen-Mobbing

⭙ Mangelhafte Arbeitsaufzeichnungen

⭙ Nichtinformation bei Krankheitsfall

⭙ Sachfremde Tätigkeit

⭙ Unentschuldigtes Fehlen

⭙ Verstoß gegen Arbeitsschutzvorschrift