CAFM-Systemeinführung
CAFM-Systeme gibt es heute in allen möglichen Formen und Ausprägungen. Zumeist ist die vorliegende Aktualität der bestehenden Softwarelandschaft dafür ausschlaggebend, wie umfangreich das CAFM-System wird. Der Grund dafür ist, dass gut funktionierende Systeme einfach über Schnittstellen angebunden sind, was oft die bessere Lösung ist, als in FM-Systemen nur rudimentär vorhandene Module zu nutzen. So ist es zum Beispiel kaum sinnvoll, klassische Themenbereiche von ERP-Systemen wie SAP im FM abzubilden und zu bearbeiten, vielmehr müssen diese Systeme über Live-Schnittstellen angebunden werden.
Dos and Don'ts bei der Einführung:
- Die Planung des Systems sollte aus einer Hand kommen und kein „Wunschkatalog“ der einzelnen Abteilungen sein. Allzu oft findet man in Ausschreibungen sich widersprechende Wünsche unterschiedlicher Abteilungen.
- KISS-Prinzip beachten: mit Schlüsselfunktionen beginnen; funktionalen Rollout funktionierender Themenbereiche, um von Beginn an hohe User Acceptance zu erreichen und keine „toten Systeme“ zu kreieren
- Alle wichtigen Stellen, die Daten einbringen sollen, müssen frühzeitig eingebunden werden.
- Strikte Anweisung eines „Single Source of Truth“-Prinzips: Es gibt keine unterschiedlichen DWG/IFC/DXF-Files mehr im Unternehmen.
Dies muss vor allem von der Führungsebene gedeckt werden. Die Umsetzung erfolgt zunehmend über zentrale Common Data Environments (CDE), in denen modellbasierte Informationen, Dokumente und Prozesse systemübergreifend verwaltet werden.
- Begleitende Adaptierung der unternehmensinternen Prozesse: vollständige Digitalisierung, um das FM-System hinsichtlich der Inhalte zur
„einzigen“ Informationsquelle zu machen
- Ausreichende Schulungen für die Anwender, um Frustrationen so gering wie möglich zu halten und schnell einen Mehrwert für die Anwender zu schaffen. Schulungen sollten heute hybrid (zB E-Learning, Micro-Learning, interaktive Tutorials) angelegt und regelmäßig an Systemupdates angepasst werden – besonders bei cloudbasierten SaaS-Lösungen.
Hinweis: Umsetzungsrisiken
Best-Practice-Beispiele aus der Branche zeigen, dass es unabhängig vom Hersteller funktionierende und nicht funktionierende Systeme gibt.Viel wichtiger als der Hersteller sind die Personen, die für die Einführung und Umsetzung des CAFM-Projekts zuständig sind.
Ein nicht mit Leben befülltes System ist über kurz oder lang dem Untergang geweiht. Systeme, die einen leicht zugänglichen Mehrwert für die Nutzer generieren, brauchen dagegen kaum Unterstützung, da die Nutzer den Zugang selbst möchten.
Ein weiteres Umsetzungsrisiko liegt in internen Widerständen, bestehende Prozesse zu verändern oder zu hinterfragen.Als klassischer Fall sei jener beschrieben, dass der Brandschutzbeauftragte weiterhin seine Pläne separat pflegt.
Jede Abweichung vom strikten „Single Source of Truth“-Prinzip und die Einbeziehung der Personen, die die Informationen durch ihre Kerntätigkeit ohnehin haben, führt dazu, dass falsche Informationen entstehen, und damit zu Frustration.
Das heißt, zusammen mit der Einführung von CAFM-Systemen müssen auch sehr strikte Organisationsregeln und Restrukturierungen von Informationsflüssen vorgenommen werden, ohne die das Unterfangen von Vornherein zum Scheitern verurteilt ist.
Insbesondere im Zusammenspiel mit Digital Twins und IoT-Plattformen erfordert die CAFM-Integration heute ein hohes Maß an Datenpflege, Governance und Reaktionsfähigkeit. Der Erfolg hängt nicht nur vom System, sondern von der Organisationskultur und der Fähigkeit zur kontinuierlichen Transformation ab.
