Einführung

Kommunales Facility Management hat sich in den letzten Jahren vor allem in den größeren Städten etabliert. Dies wurde durch das Interesse an nachhaltiger Modernisierung von Gebäuden und Liegenschaften im öffentlichen Sektor angestoßen. Die weitaus größere Zahl der Kommunen hat allerdings, ungeachtet des vorhandenen Potenzials, noch erheblichen Aufholbedarf. Hindernisse, die zumeist nicht technischer oder monetärer Natur sind, sondern im Regelfall auf veraltete Strukturen und wenig zielgerichtete Aufgaben- und Verantwortungskompetenzen zurückzuführen sind, verhindern in vielen Gemeinden ein optimiertes Verwalten und Betreiben der kommunalen Objekte.

Die Hauptbelastung des Budgets der Kommunen sind erfahrungsgemäß nach den Personalkosten die Kosten für den Gebäudebetrieb. Eine notwendige Zentralisierung und zeitgerechte Einbindung des vorhandenen Wissens der einzelnen Fachabteilungen wird für eine zukünftige nachhaltige Kostenoptimierung und daraus folgende Budgetentlastung unumgänglich sein. Wird der Grundgedanke eines modernen Facility Managements (FM) eingeführt, umgesetzt und tatsächlich gelebt, können Einsparpotenziale lukriert und Synergien geschaffen werden.

Organisatorische Schnittstellenreduzierungen anhand eines modernen FM (Planung, Errichtung, Betrieb und Verwertung) sind Grundvoraussetzung. Umstrukturierungen sollten nach folgendem Leitfaden erfolgen:

Durch Schaffung entsprechender organisatorischer Einheiten als Verantwortungszentren werden Kosten und Leistungen erst transparent, erfassbar und zurechenbar gemacht. Damit wird zunächst lediglich die Grundvoraussetzung für eine systematische Steuerung der Ressourcen geschaffen.

Vorteile von Verantwortungszentren:

• Abbau von Komplexität
• Schaffung von Transparenz
• Zurechenbarkeit von Leistungen und Kosten
• Grundlage globaler Budgetierungen
• Herstellbarkeit von Entscheidungs- und Verantwortungstransparenz für Folgewirkung
• Interkommunale Vergleiche von Kosten und Leistungen bzw mögliche Kooperationsarbeitsmodelle

Die erste Hürde im kommunalen FM ergibt sich zumeist bereits aus der Frage nach der Anzahl der zu verwaltenden Immobilien. Damit im Zusammenhang stehen weitere Fragen nach Flächen, Verbräuchen, Gesamtaufwendungen, Baujahren, lebenszyklischen Betrachtungen oder vorangegangenen Sanierungsetappen. Oftmals wird auf die rechtliche Komponente der Betreiberverantwortung und der daraus resultierenden Haftungslinie vergessen. Die Suche nach entsprechenden Informationen (zumeist muss das Datenmaterial erst aus zwei oder mehreren Abteilungen erhoben werden) stellt die nächste Hürde auf dem Weg zu einem sinnvollen Immobilienmanagement dar. Zwischenzeitlich gibt es verschiedene CAFM-Programme, die derzeit in Gemeinden angeschafft und implementiert werden. Diese bilden eine ausgezeichnete Basis für FM, stellen selbst aber keinen Ersatz für die nachfolgend beschriebenen Implementierungsschritte dar. Die größte Herausforderung bei der Etablierung kommunalen FMs ist jedoch fast immer die kompetenzmäßige Aufsplitterung der einzelnen Objekte und deren Verwaltung in mehreren Abteilungen wie etwa der Schul- und Kindergartenverwaltung, dem Kulturbereich usw., wobei auch die politischen Entscheidungsbefugnisse fast immer auf mehrere Personen und/oder Ausschüsse aufgeteilt sind.

Projekterrichtungsphase

Das Datenmanagement erfolgte bisher zumeist wie in Abbildung 9.1-1 dargestellt:

Projektbetriebsphase 0–3 Jahre (Gewährleistungsphase)

Projektbetriebsphase > 3 Jahre

Lösungsansatz – Facilitäre Begleitung ab Planung

Abbildung 9.1-1: Bisheriges Datenmanagement in vielen Kommunen

Die eigentlichen Hard Facts wie Bauunterlagen und Pläne liegen im Regelfall in der Bauverwaltung auf. Deren Mitarbeiter verfügen zwar oft über ein gutes Baufachwissen, können aber aufgrund der Strukturen (und zumeist auch wegen mangelnder zeitlicher Ressourcen) nicht selbst aktiv werden und sind somit auf Anweisungen aus den politischen Gremien angewiesen. Zudem sind in der Bauverwaltung Tätige oft auch nicht mit dem übergreifenden Fachwissen aus dem Bereich Facility Management ausgestattet.

Somit wird häufig unbedacht in Einzelaktionen reagiert und von einer gesamtheitlichen Betrachtung abgesehen. Die Gründe dafür können vielfältig sein, wie zB finanzielle und zeitliche Engpässe, politische Hintergedanken usw.

Einerseits führt diese Gangart dazu, dass man bei vielen Gebäuden schon nicht mehr von Beeinträchtigung der Substanz, sondern vom Verlust der Substanz sprechen kann. Andererseits ist absehbar, dass bei verspäteter, reaktiver Handlungsweise nicht immer die benötigten finanziellen Mittel zur Verfügung stehen können, demzufolge fehlen meist auch die Möglichkeiten für Optimierungsmaßnahmen.

Für die Steuerung von Maßnahmen und Leistungen im Bereich des Facility Managements und Immobilienmanagements ist es wesentlich, die Daten und ihre Quellen (Herkunft!) zu kennen. Ein Absolutwert ohne Wissen über die damit verbundenen Grundlagen und Zusammenhänge ist wertlos. Eine Strukturierung der Daten schon im Vorfeld ist unumgänglich, damit sie auch ohne großen Aufwand weiterverwendet werden können. Gebäudedaten setzen sich aus jenen aus der Gebäudeerrichtung und des

-betriebes (z.B. Verbrauchs- und Energiedaten) sowie den damit verbunden Daten aus dem Finanzbereich (z.B. Kosten) zusammen. Wie bereits dargestellt ist die Datenhaltung die wesentliche Basis für einen optimierten Gebäudebetrieb. Das beinhaltet auch die kontinuierliche Pflege und Analyse dieser Daten, um erforderliche Steuerungsmaßnahmen einzuleiten. Der Wert und das Potenzial strukturier-

ter Daten von Immobilien wird im kommunalen Bereich aber oftmals noch nicht erkannt. Deshalb muss eine Sensibilisierung bei allen Beteiligten erfolgen. Das erfordert die Einführung eines Datenmanagements mit einer Datenhaltungsordnung und Einführung von Verantwortlichkeiten für die Datenerfassung und -pflege.

Das Anpassungsverhalten öffentlicher Verwaltungen in der Vergangenheit ist tendenziell eher geprägt durch Strategien eines additiven Ressourcenmanagements. Neue Probleme und neue Prioritäten führten nicht zur Umstrukturierung bisher verfügbarer Ressourcen und/oder interner Rationalisierungsmaßnahmen. Vielmehr ging es um Schaffung neuer oder Erweiterung bestehender Institutionen, um die neuen Aufgaben wahrzunehmen. Zusätzliche Ressourcenerschließung der öffentlichen Verwaltung ermöglichte diese Anpassungsstrategien in der Vergangenheit, wird aber in Zukunft als vorherrschende Strategie nicht mehr möglich sein.

Der erste Schritt zu einem professionellen kommunalen Facility Management muss also ein deutliches Bekenntnis der Politik dazu sein. Auch muss klar sein, dass professionelle Arbeit (durchaus auch bei kleineren Strukturen unter 5.000 EW) nur geleistet werden kann, wenn

1. die fachliche Qualifikation vorliegt,
2. die Kompetenzbereiche eindeutig festgelegt sind,
3. kurze Entscheidungswege und klare Prozesse zur Entscheidungsfindung vorhanden sind sowie
4. kommunales FM nicht bloß nebenbei zu anderen Aufgaben betrieben wird.

Die etwa 50 bis 60 Städte und größeren Gemeinden, die sich in Österreich aktuell mit kommunalem Facility Management beschäftigen (teilweise auf Basis sehr unterschiedlicher Konzepte und Ausprägungen), sind zwar ein guter Anfang – bedenkt man allerdings, dass es rund 2.100 Gemeinden gibt, so bleiben immer noch mehr als 2.000 übrig, die ihre Immobilien nicht nach optimierten Prozessen (und damit leider viel zu kostenaufwendig) betreiben und verwalten. Rechnet man pro Gemeinde im Schnitt mit acht bis zehn Immobilien (Gemeindeamt, Kindergärten, Schulen, Kultur- und Gemeindesäle, Sportplätze, Bauhöfe, Feuerwehrhäuser etc.), sind davon rund 16.000 bis 20.000 Objekte betroffen. Alleine diese Zahl zeigt das unglaubliche Potenzial für Wertestabilisierung und Einsparungen, vor allem aber die Dringlichkeit einer Umsetzung des kommunalen FM auf.