Checkliste für Antikorruptions- und Anti-Maverick-Buying-Maßnahmen

a) Allgemeine Korruptionsprävention

1. Ist der Katalog der positiven Werte als Verhaltens-Soll im Unternehmen schriftlich definiert? 

2. Wurde der Katalog der positiven Werte als Verhaltens-Soll im Unternehmen aktualisiert?

3. Ist der Katalog von der Geschäftsführung unterfertigt bzw freigegeben?

4. Wird der Katalog der positiven Werte im Ist eingehalten bzw befolgt?

5. Ist eine „Zero Tolerance-Kultur“ gegenüber korruptiven Handlungen (dies inkludiert Bestechung, Interessenkonflikte, illegale Geschenke und wirtschaftliche Erpressung) schriftlich definiert? 

6. Hat sich die Geschäftsführung schriftlich zu dieser „Zero Tolerance-Kultur“ gegenüber korruptiven Handlungen (dies inkludiert Bestechung, Interessenkonflikte, illegale Geschenke und wirtschaftliche Erpressung) bekannt?

7. Wird die „Zero Tolerance-Kultur“ gegenüber korruptiven Handlungen im Ist auch gelebt?

8. Ist ein Code of Conduct bzw of Ethics schriftlich definiert? 

9. Hat sich die Geschäftsführung zu diesem Code of Conduct bzw of Ethics schriftlich bekannt?

10. Sind Code of Conduct bzw of Ethics Bestandteil der Verträge mit Geschäftspartnern?

11. Wird der (Geist des) Code of Conduct bzw of Ethics im Ist auch gelebt?

12. Sind der Katalog der positiven Werte, das Commitment zur Zero Tolerance-Kultur gegenüber korruptiven Handlungen und der Code of Conduct bzw of Ethics auf der Homepage des Unternehmens nach außen klar verständlich kommuniziert?

13. Ist ein Standard-IKS definiert in dem Sinne, dass Vertrauens- und Kontroll-Grundsätze und die Kontrollmechanismen der wesentlichen Prozesse dokumentiert sind? 

14. Ist das Prinzip der Funktionstrennung definiert?

15. Ist das Vier-Augen-Prinzip definiert?

16. Werden die Vertrauens- und Kontroll-Grundsätze, die Kontrollmechanismen der wesentlichen Prozesse, das Prinzip der Funktionstrennung und das Vier-Augen-Prinzip im Ist auch befolgt?

17. Achtet die Geschäftsführung auf realistische Zielsetzungen?

18. Sind Risikoanalysen als Instrument zur Frühaufklärung von Korruptionsrisiken eingerichtet?

19. Sind diese Risikoanalysen im Ist effektiv?

20. Ist eine Whistleblower-Regelung implementiert?

21. Können Manipulationen von Ausschreibungen durch entsprechende Kontrollmechanismen erkannt werden?

22. Sind Manipulationen von Ausschreibungen aufgetreten?

23. Sind Fortbildungs- und Aufklärungsmaßnahmen zu Korruptions-Themen systematisch vorgesehen?

24. Werden Fortbildungs- und Aufklärungsmaßnahmen systematisch umgesetzt?

25. Sind im HR-Bereich Mechanismen zum rechtzeitigen Aufdecken von Interessenkonflikten vorgesehen?

26. Werden Interessenkonflikte im Ist rechtzeitig erkannt?

27. Sind im HR-Bereich Mechanismen zur Identifikation der Mitarbeiter mit den Zielen des Unternehmens sowie für ausreichend Anreize und leistungsgerechte Entgeltpolitik eingerichtet?

28. Wirken die HR-Mechanismen zur Identifikation der Mitarbeiter mit den Zielen des Unternehmens sowie für ausreichend Anreize und leistungsgerechte Entgeltpolitik im Ist?

29. Sind bei Verstößen gegen Antikorruptionsmaßnahmen nach der Schwere des Vergehens abgestufte Sanktionen vorgesehen?

30. Haben sich diese Sanktionen auch im Ist bewährt?

b) Zusätzlich zu a) Prävention vor Maverick Buying

1. Ist durch klare Beschaffungs-Richtlinien im Unternehmen sichergestellt, dass keine Abteilung eigenmächtig Materialien oder Dienstleistungen einkaufen kann? 

2. Werden diese Richtlinien im Ist auch lückenlos befolgt?

3. Werden regelmäßig Lieferanten-Audits bzw -Bewertungen durchgeführt? 

4. Sind die Lieferanten-Audits bzw -bewertungen auch effektiv? 

5. Können – unabhängig von Lieferanten-Audits bzw -bewertungen – Beschwerden von Bedarfsträgern über Lieferanten-Leistungen systematisch gesammelt und dokumentiert werden? 

6. Werden – unabhängig von Lieferanten-Audits bzw -bewertungen – Beschwerden von Bedarfsträgern über Lieferanten-Leistungen im Ist systematisch gesammelt und dokumentiert?

7. Können – unabhängig von Lieferanten-Audits bzw -bewertungen – Beschwerden von Bedarfsträgern über den Beschaffungsprozess systematisch gesammelt und dokumentiert werden? 

8. Werden – unabhängig von Lieferanten-Audits bzw -bewertungen – Beschwerden von Bedarfsträgern über den Beschaffungsprozess im Ist systematisch gesammelt und dokumentiert?