Bereitzuhaltende Administrativunterlagen

Verpflichtung zur elektronischen Zugänglichmachung

Arbeitgeber mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat oder EWR-Staat (einschließlich Schweiz) haben während des Entsendezeitraums folgende Unterlagen am Arbeits- bzw Einsatzort im Inland bereitzuhalten oder diese den zuständigen Organen unmittelbar vor Ort in elektronischer Form zugänglich zu machen:

• Unterlagen über die Anmeldung zur Sozialversicherung (Sozialversicherungsdokument E 101 nach der Verordnung EWG 1408/71 bzw Sozialversicherungsdokument A1 nach der Verordnung EG 883/04)
• Abschrift der ZKO-Meldung
• Eine allenfalls für die Beschäftigung im Sitzstaat des Arbeitgebers erforderliche behördliche Genehmigung

Diese Verpflichtung wird (bereits) dadurch verletzt, dass nicht sämtliche Unterlagen (zum Zeitpunkt der Kontrolle) bereitgehalten werden (VwGH 11.4.2018, Ra 2017/11/0219). Auch die Übermittlung der Unterlagen kurze Zeit nach einer Kontrolle ändert daher nichts an der Pflichtverletzung (VwGH 11.6.2018, Ra 2017/11/0224). Dieser Umstand kann allerdings eine außerordentliche Strafmilderung (Unterschreitung des Mindeststrafrahmens um die Hälfte) bewirken (VwGH 14.1.2019, Ra 2018/11/0221).

Sozialversicherungsunterlagen

In Bezug auf die Sozialversicherungsunterlagen ist der Arbeitgeber berechtigt, gleichwertige Unterlagen in deutscher Sprache (nämlich den Antrag auf Ausstellung des Sozialversicherungsdokuments E 101 oder A1 und die Bestätigung des zuständigen Sozialversicherungsträgers, dass der Arbeitnehmer für die Dauer der Entsendung der ausländischen Sozialversicherung unterliegt) bereitzuhalten, wenn er belegen kann, dass ihm die Erwirkung der Ausstellung dieser Dokumente durch den ausländischen Sozialversicherungsträger vor der Entsendung nicht möglich war.

Besteht eine aufrechte Sozialversicherung, trifft den Arbeitgeber daher die Pflicht zur Bereithaltung (und damit zur vorherigen Beschaffung) jener Unterlagen, durch die das Vorliegen der Sozialversicherung bescheinigt wird. Verneinendenfalls können die betreffenden Unterlagen dagegen auch nicht bereitgehalten werden, sodass eine Bestrafung wegen Verletzung dieser Verpflichtung nicht in Betracht kommt (VwGH 13.12.2018, Ra 2017/11/0276).

Der Verpflichtung zur Bereithaltung der Unterlagen über die Anmeldung zur Sozialversicherung wird aber auch dann entsprochen, wenn

• das bereitgehaltene A1-Dokument den betreffenden Arbeitnehmer als „selbständig erwerbstätige Person“ bezeichnet (VwGH 1.10.2018, Ra 2017/11/0251),
• darin ein anderes Unternehmen als das entsendende als Arbeitgeber angeführt wird (VwGH 13.12.2018, Ra 2017/11/0301) oder
• dieses einen anderen Einsatzort aufweist (LVwG Salzburg 28.9.2018, 405-7/580/1/19-2018).

Dokumente, die das Bestehen einer Sozialversicherung in einem anderen EU/EWR-Vertragsstaat oder der Schweiz belegen, können auch in englischer Sprache vorgelegt werden. An die Art und Form der Übersetzung werden keine zusätzlichen Erfordernisse geknüpft, diese muss also keinesfalls von einer wie auch immer befugten Stelle beglaubigt sein.

Als gleichwertige Unterlagen können der Antrag des Arbeitgebers auf Ausstellung des Sozialversicherungsdokuments E 101 oder A 1 und Dokumente, aus denen sich ergibt, dass der Arbeitnehmer für die Dauer der Entsendung der ausländischen Sozialversicherung unterliegt, verwendet werden.

Als Bestätigung über das Vorliegen einer ausländischen Sozialversicherung können damit – zusätzlich zu dem vorzulegenden Antrag auf Ausstellung des Dokuments A 1 oder E 101 – auch andere bereits im Unternehmen des ausländischen Dienstleistungserbringers vorhandene ältere Dokumente herangezogen werden, die das Bestehen einer ausländischen Sozialversicherung belegen (etwa ein älteres Formular A 1, welches jedoch nicht vor Beginn des Arbeitsverhältnisses ausgestellt sein darf; oder Lohnzahlungsnachweise oder Bankauszüge für den Zeitraum unmittelbar vor der Entsendung, die belegen, dass Sozialversicherungsbeiträge im Sitzstaat des ausländischen Arbeitgebers geleistet werden).

Strafdrohung bei Verletzung der Bereithaltungspflichten

Wurde der Arbeitgeber bereits wegen Unterlassung der ZKO-Meldung bestraft, ist er wegen Verletzung der Verpflichtung zur Bereithaltung dieser Meldung nicht neuerlich zu bestrafen, da andernfalls eine Doppelbestrafung vorläge (VwGH 20.9.2018, Ra 2017/11/0233). Ebenso kann ein ausländischer Arbeitgeber, der bereits wegen der nicht rechtzeitigen Erstattung der Entsendemeldung für seine nach Österreich entsandten Arbeitnehmer bestraft wurde, nicht zusätzlich dafür bestraft werden, dass er die (nicht erstattete) Entsendemeldung nicht am Einsatzort bereitgehalten und auch nicht der Behörde über Aufforderung übermittelt hat (VwGH 11.3.2021, Ra 2020/11/0001). Fehlen dagegen mehrere Unterlagen, liegen mehrere Übertretungen vor, sodass es zu einer Kumulierung von Strafen kommt (LVwG Tirol 14.11.2017, LVwG-2016/4172037-19).

Als Unterlage in Bezug auf die behördliche Genehmigung der Beschäftigung des entsandten Arbeitnehmers im Sitzstaat des Arbeitgebers kommt etwa auch ein amtlicher Ausweis über die Einzelaufenthalts- und Beschäftigungsbewilligung in Betracht (LVwG Tirol 1.2.2018, LVwG-2018/25/0063-6).

Bei innerhalb eines Arbeitstages wechselnden Einsatzorten sind die erforderlichen Unterlagen am ersten Arbeits- bzw Einsatzort bereitzuhalten oder in elektronischer Form zugänglich zu machen. Bei Entsendungen einer überlassenen Arbeitskraft nach Österreich durch einen Beschäftiger gilt der Beschäftiger als Arbeitgeber. Ähnliche Verpflichtungen gelten für den Beschäftiger einer überlassenen Arbeitskraft.

Form der Bereitstellung

Die Unterlagen können in physischer Form (hard-copy) bereitgestellt oder den Kontrollbehörden unmittelbar vor Ort im Rahmen der Kontrolle in elektronischer Form zugänglich gemacht werden.

Unter dem Begriff „in elektronischer Form zugänglich zu machen“ ist nicht nur das bloße Vorweisen eines Bildes oder einer Datei auf einem digitalen Medium zu verstehen, sondern dies beinhaltet, dass auf Verlangen der Kontrollorgane auch eine Übermittlung der digitalen Dokumente in einer für die Kontrollorgane nutzbaren Form erfolgt.

Zu denken ist dabei an eine unmittelbare visuelle Zugänglichmachung via elektronischer Geräte des Arbeitgebers (etwa Laptop, Tablet). Der Hinweis, dass diese Daten sich auf einem Server im Ausland befinden – ohne gleichzeitige Zugriffsmöglichkeit vom Arbeitsort aus – genügt nicht. Wesentlich ist jedenfalls, dass den Organen der Abgabenbehörden die Verifizierung der Echtheit dieser Dokumente im Augenblick der Lohnkontrolle möglich ist bzw die Unterlagen auf Verlangen dann auch den Kontrollbehörden übermittelt werden können (zB an den Server der Finanzpolizei). Diese Form der Bereithaltung gestattet daher keine zeitliche Verzögerung der Einsichtnahmemöglichkeit für die Kontrollorgane (VwGH 8.3.2021, Ra 2019/11/0027 bis 0028).

Werden mobile Arbeitnehmer im Transportbereich entsendet, so sind die Sozialversicherungsunterlagen iSd § 21 LSD-BG, wenn sie nicht physisch im Fahrzeug bereitgehalten werden, den Kontrollbehörden unmittelbar vor Ort und im Zeitpunkt der Erhebung, also nicht erst zu einem späteren Zeitpunkt, in elektronischer Form zugänglich zu machen (VwGH 26.2.2026, Ra 2024/11/0173).

Bereithaltung bei Vertretung

Wenn dies in der ZKO-Meldung angegeben ist, können die Unterlagen auch bei

• einer im Inland eingetragenen Zweigniederlassung, an der der ausländische Arbeitgeber seine Tätigkeit nicht nur gelegentlich ausübt,
• einer inländischen selbstständigen Tochter- oder der inländischen Muttergesellschaft eines Konzerns oder
• einem im Inland niedergelassenen berufsmäßigen Parteienvertreter iSd WT-BG, der RAO oder der NO (etwa einer steuerrechtlichen Vertretung, einem Rechtsanwalt oder einem Bilanzbuchhalter)

bereitgehalten oder unmittelbar und im Zeitpunkt der Erhebung in elektronischer Form zugänglich gemacht werden.

Erfolgt die Erhebung der Abgabenbehörden oder der BUAK außerhalb der Geschäftszeiten des berufsmäßigen Parteienvertreters, hat dieser die Unterlagen nach Aufforderung bis zum Ablauf des zweitfolgenden Werktages zu übermitteln. Für die Übermittlung gebührt kein Kostenersatz.

Wechselnde Arbeitsorte

Bei innerhalb eines Arbeitstages wechselnden Einsatzorten sind die erforderlichen Unterlagen am ersten Arbeits- bzw Einsatzort bereitzuhalten oder in elektronischer Form zugänglich zu machen.