2.8.1 Voranalyse des Dokumentenbestands
Bei großen Mengen an Material ist es erforderlich, diese nach Relevanz, Themen und Bearbeitungspriorität zu sortieren.
Mögliche Kategorien sind
- potenziell hochrelevant;
- relevant;
- möglicherweise relevant;
- derzeit nicht relevant;
- unklar;
- Dublette;
- technisch unlesbar oder unvollständig;
- weitere Prüfung erforderlich.
Beispiel einer Dokumentenübersicht
Dokument | Datum | Absender/Quelle | Thema | Relevanz | Begründung | Offene Frage | Nächster Schritt |
E-Mail 01 |
|
| Vertragsverhandlung | Hoch | Bezug auf Kernereignis | Vollständiger Anhang? | Original prüfen |
Vertrag |
|
| Leistungsumfang | Hoch | Grundlage der Verpflichtung | Welche Fassung gilt? | Versionen vergleichen |
Notiz |
|
| Unklar | Mittel | Möglicher Hinweis auf Ablauf | Verfasser unbekannt | Kontext ermitteln |
Musterprompt: Dokumentenübersicht
Unterstütze bei der Dokumentenübersicht für eine interne Prüfung.
Ordne die bereitgestellten Dokumente nach folgenden Kategorien:
- potenziell hochrelevant;
- relevant;
- möglicherweise relevant;
- derzeit nicht relevant;
- unklar oder manuell zu prüfen.
Erstelle pro Dokument:
1. Dokumentbezeichnung;
2. Datum oder Zeitraum, soweit vorhanden;
3. Absender, Empfänger oder Quelle, soweit vorhanden;
4. Thema;
5. Bezug zur Untersuchungsfrage;
6. Begründung der Priorisierung;
7. mögliche Vertraulichkeits- oder Datenschutzrelevanz;
8. empfohlener nächster Prüfschritt.
Triff keine Aussage darüber, ob ein Rechtsverstoß vorliegt oder eine Person verantwortlich ist. Erfinde keine Dokumentinhalte oder Metadaten.
[Untersuchungsfrage]
[Dokumente]
