Privatnutzung des Firmenwagens

Besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, ein firmeneigenes Kfz für Privatfahrten zu benützen, dann ist ein monatlicher Sachbezug anzusetzen. Als Privatfahrten gelten auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten. Dabei wird zwischen einem vollen und halben Sachbezug unterschieden.

Voller Sachbezug

Die Höhe des Hinzurechnungsbetrages hängt vom Schadstoffausstoß und den Anschaffungskosten des Firmenwagens ab. Für die Ermittlung des Sachbezugs ist der CO₂-Grenzwert im Kalenderjahr der Anschaffung bzw Zulassung des Kfz maßgeblich. Dieser Sachbezugswert gilt für dieses Kfz auch in den Folgejahren. Wird der jeweilige CO₂-Grenzwert im Jahr der Erstzulassung überschritten, beträgt der monatliche Sachbezug 2 % der tatsächlichen Anschaffungskosten (inkl USt und NoVA), max jedoch EUR 960,–.

Halber Sachbezug

Wird das firmeneigene Kfz nachweislich (zB durch Führung eines Fahrtenbuches) im Jahresdurchschnitt für Privatfahrten nicht mehr als 500 km monatlich benützt, dann sind als monatlicher Sachbezug 1 % bzw 0,75 % der tatsächlichen Anschaffungskosten des Kfz, max EUR 480,– bzw EUR 360,– anzusetzen.

Mini-Sachbezug

Ergibt sich für ein Fahrzeug mit einem Sachbezug

• von 2 % bei Ansatz von EUR 0,67 (Fahrzeugbenützung ohne Chauffeur) bzw EUR 0,96 (Fahrzeugbenützung mit Chauffeur),
• von 1,5 % bei Ansatz von EUR 0,50 (Fahrzeugbenützung ohne Chauffeur) bzw EUR 0,72 (Fahrzeugbenützung mit Chauffeur)

pro Kilometer Fahrtstrecke ein um mehr als 50 % geringerer Sachbezugswert als der halbe Sachbezugswert ist der geringere Sachbezugswert, anzusetzen. Voraussetzung ist, dass sämtliche Fahrten lückenlos in einem Fahrtenbuch aufgezeichnet werden.

Beweismittel für halben Sachbezug

Für eine Reduzierung des Sachbezugswertes bei Nutzung eines Firmenwagens für Privatfahrten ist zumindest der vollständige, richtige, geordnete und schlüssige Nachweis der betrieblich veranlasst gefahrenen Kilometer (Adressen, Name des Kunden, etc) erforderlich. Gelingt dieser Nachweis nicht, kann auch die Anzahl der als privat veranlasst gefahrenen Kilometer nicht nachgewiesen werden (vgl UFS RV/4287-W/09).

Ein Fahrtenbuch hat zumindest das Datum, die Dauer, den Beginn und das Ende, das Ziel und den Zweck jeder einzelnen Fahrt festzuhalten (VwGH 21.10.1993, 92/15/0001). Ein Fahrtenbuch als Beweismittel für den halben Sachbezugswert muss somit fortlaufend geführt werden, mit allen notwendigen Angaben, die für das Nachvollziehen der zurückgelegten Strecken notwendig sind.

In der Regel wird der Nachweis in der Form eines Fahrtenbuches erfolgen. Neben dem Fahrtenbuch können jedoch auch andere Beweismittel (zB Reisekostenabrechnungen, Reisetourenpläne, Reiseberichte etc) zur Führung dieses Nachweises in Betracht kommen (vgl VwGH 2001/15/0191). Dabei ist jedoch ein strenger Maßstab anzulegen (vgl VwGH 2007/15/0238).

Wird der halbe Pkw-Sachbezug nicht anerkannt, dann ist in der Regel auch das Jahressechstel neu zu berechnen, da laufend gewährte Sachbezüge bei der Berechnung des Jahressechstels gem § 67 Abs 2 EStG zu berücksichtigen sind.

Halber Pkw-Sachbezugswert für einzelne Lohnzahlungszeiträume

Der Sachbezugswert geht von einer Jahresbetrachtung aus. Es ist deshalb unzulässig, den halben Sachbezugswert nur für einzelne Lohnzahlungszeiträume des Kalenderjahrs, zB das zweite Halbjahr, in Anspruch zu nehmen. Entscheidend ist nur die Frage, ob das Firmen-Kfz mehr oder weniger als 6.000 km privat genutzt wird (UFS RV/0302-I/08).

E-Autos

Für Elektrofahrzeuge, Elektrofahrräder, E-Scooter uä mit einem CO₂-Ausstoß von 0 g/km ist kein Sachbezug hinzuzurechnen. Diese Befreiung gilt jedoch nicht für Hybridfahrzeuge und E-Fahrzeuge mit einem Reichweitenverlängerer.

E-Tankstelle

Kann der Arbeitnehmer den E-Firmenwagen auch privat nutzen, dann sind mit dem Sachbezugswert alle geldwerten Vorteile, die mit der Nutzung eines Firmenwagens üblicherweise verbunden sind, abgegolten. Dazu zählt auch das unentgeltliche Aufladen eines E-Firmenwagens beim Arbeitgeber.

Kann der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber ein privates Elektrofahrzeug unentgeltlich aufladen, liegt kein Sachbezug vor, wenn es gratis E-Ladestationen am Abgabeort gibt, da in diesem Fall der übliche Endpreis am Abgabeort Null ist.

Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die belegmäßig nachgewiesenen Stromkosten (Ladekosten) für einen E-Firmenwagen, so liegt ein abgabenfreier Auslagenersatz vor. Ersetzt hingegen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Stromkosten für ein privates Elektrofahrzeug, handelt es sich nicht um einen abgabenfreien Auslagenersatz, sondern um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch liegt vor, wenn jede einzelne Fahrt mit Datum, Dauer (= Beginn und Ende) und Zweck unter Anführung der Kilometerstände, der Anfangs- und Endpunkte sowie der Zwischenziele so detailliert beschrieben wird, dass die Anzahl der gefahrenen Kilometer zweifelsfrei nachvollzogen werden kann (vgl VwGH 92/15/0001).

Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt werden. Die gebundene oder jedenfalls in sich geschlossene Form soll dabei nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließen oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lassen. Eine lose Ansammlung von Daten ohne äußeren Zusammenhang kann daher schon in begrifflicher Hinsicht kein Fahrtenbuch sein. Diesen Anforderungen wird nur eine fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis gerecht, das aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall nachträgliche Abänderungen, Streichungen oder Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen (vgl BFG RV/7101452/2010).

Fahrten zwischen Wohnung, Arbeitsstätte und Kunden

Außendienstmitarbeiter

Ist der Wohnsitz des Außendienstmitarbeiters mit der Arbeitsstätte ident, dann sind Fahrten zwischen der mit dem Wohnsitz identen Arbeitsstätte und einer anderen Arbeitsstätte (zB Firmenzentrale) als Fahrt zwischen Wohnsitz und Arbeitsstätte anzusehen, was zum Ansatz eines Sachbezuges bei der Berechnung der lohnabhängigen Abgaben führt (vgl VwGH 2007/15/0209).

Unmittelbar von der Wohnung aus angetretene Kundenbesuche mit einem Firmen-Pkw zählen bei der Berechnung des Sachbezugswertes jedoch nicht mit. In diesem Fall sind die gesamten Tageskilometer als betriebliche Kilometer in das Fahrtenbuch einzutragen. Daran ändert sich auch nichts, wenn im Zuge eines kurzfristigen Aufsuchens der Firmenzentrale des Arbeitgebers lediglich Muster oder Waren abgeholt werden.

Wird hingegen der Arbeitnehmer regelmäßig auch in der Firmenzentrale des Arbeitgebers im Innendienst tätig, liegt für ihn eine (weitere) Arbeitsstätte vor. Bei einer derartigen Konstellation stellen Fahrten von der Wohnung zur (weiteren) Arbeitsstätte Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und damit Privatfahrten dar. Daran ändert sich auch nichts, wenn auf dem Weg zur Arbeitsstätte oder auf dem Rückweg zur Wohnung Kundenbesuche erfolgen. In diesem Fall sind die auf die direkte Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und retour entfallenden Kilometer als Privatfahrten anzusehen. Die „Umwege“ für die Kundenbesuche gelten jedoch als betriebliche Kilometer (vgl VwGH 90/14/0136, 90/14/0069, 2006/15/0289; UFS RV/0548-I/04).

Ein Innendienst liegt vor, wenn der Dienstnehmer Vorbereitungs- oder Abschlussarbeiten erledigt, an Besprechungen teilnimmt, Spesen abrechnet, etc. Nicht zum Innendienst zählt das Abholen von Unterlagen, Werbematerial und Waren, das Wechseln des Fahrzeuges und das Abholen des Gehaltszettels (vgl Rz 284 LSt-RL).

Sonderfahrzeuge, Montagefahrzeuge, Firmen-Pkw mit Werbeaufschriften

Ein Sachbezug ist nicht hinzuzurechnen:

• Für Kalendermonate, für die das Kfz nicht zur Verfügung steht (auch nicht für dienstliche Fahrten)
• Wenn es sich um Spezialfahrzeuge handelt (zB Pannenfahrzeuge, Rettungsfahrzeuge, ÖAMTC oder ARBÖ-Fahrzeuge, Montagefahrzeuge mit eingebauter Werkbank)
• Wenn Berufschauffeure das Fahrzeug (Pkw, Kombi), das privat nicht verwendet werden darf, nach der Dienstverrichtung mit nach Hause nehmen
• Für Kfz mit einem CO₂-Emissionswert von 0 g/km in den Kalenderjahren 2016 bis 2020 (zB Elektrofahrzeuge)

Ein Sachbezug für die Privatnutzung eines Firmen-Kfz ist jedoch anzusetzen, wenn auf den Fahrzeugen Werbeaufschriften angebracht sind; dh Privatfahrten bleiben auch dann Privatfahrten, wenn sie mit einem mit Werbeaufschrift versehenen Kfz durchgeführt werden (vgl RdW 1999/119, Heft 2).

Krankheit, Urlaub, sonstige Dienstunterbrechungen

Der Sachbezugswert geht von einer Jahresbetrachtung aus, Krankenstände und Urlaube, während denen das Kfz nicht benützt wird, mindern den Hinzurechnungsbetrag grundsätzlich nicht. Nur wenn das Kfz für einzelne Kalendermonate weder für betriebliche noch private Fahrten zur Verfügung steht, ist kein Sachbezugswert für den ganzen Monat hinzuzurechnen. In diesem Fall muss das Kfz bzw Zulassung und Autoschlüssel beim Arbeitgeber abgegeben werden.

Ein Sachbezugswert ist dann anzusetzen, wenn nach der Lebenserfahrung aufgrund des Gesamtbildes der Verhältnisse anzunehmen ist, dass der Arbeitnehmer die eingeräumte Möglichkeit – wenn auch nur fallweise – nützt (vgl VwGH 97/14/0175, 2002/14/0143).

Aliquotierung des Sachbezuges

Beginnt oder endet das Dienstverhältnis während eines Abrechnungszeitraumes („gebrochene Abrechnungsperiode“), ist der Sachbezugswert nach den Aliquotierungsbestimmungen des anzuwendenden Kollektivvertrages zu berechnen. Erhält der Arbeitnehmer Bezüge, die für die Berechnung der Lohnsteuer einen monatlichen Abrechnungszeitraum hervorrufen (zB Ersatzleistung, Kündigungsentschädigung), ist der Sachbezugswert trotzdem nur für die Tage der tatsächlichen Beschäftigung zu berechnen.

Verbotene und eingeschränkte Privatfahrten

Ein Sachbezug ist immer dann anzusetzen, wenn eine Möglichkeit zu Privatfahrten besteht, dh sind dem Dienstnehmer Privatfahrten nicht verboten, ist ein Sachbezug anzusetzen. Nur wenn dem Arbeitnehmer die Privatnutzung des Firmenwagens ernsthaft verboten ist und wenn der Arbeitgeber auch für die Wirksamkeit seines Verbotes vorsorgt, entfällt der Hinzurechnungsbetrag (vgl VwGH 2002/14/0143; 2007/15/0238; BFG RV/7100215/2013).

Kostenbeiträge des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber mindern grundsätzlich den Sachbezugswert. Dies gilt sowohl für laufende Kostenersätze (pauschal oder kilometerabhängig) als auch für einen einmaligen Kostenbeitrag bei der Anschaffung des Fahrzeuges durch den Arbeitgeber. Leistet der Arbeitnehmer beispielweise Kostenbeiträge an den Arbeitgeber, wenn dieser den Firmen-Pkw mehr als 6.000 km im Jahr privat nutzt, so ist trotzdem der volle Sachbezug anzusetzen. Die Kostenbeiträge mindern aber den ermittelten Sachbezugswert (vgl Rz 186 LSt-RL).

Dazu stellt eine Änderung der SachbezugswerteVO (BGBl II 314/2019) klar, dass einmalige Kostenbeiträge zuerst von den tatsächlichen Anschaffungskosten in Abzug zu bringen sind. Danach ist der Hinzurechnungsbetrag zu ermitteln und dann erst der Höchstbetrag von EUR 720,– bzw 960,– zu berücksichtigen. Bei laufenden Kostenbeiträgen ist zuerst der Hinzurechnungsbetrag von den Anschaffungskosten zu berechnen. Von diesem Betrag ist der Kostenbeitrag abzuziehen. Danach ist der Höchstbetrag von EUR 720,– bzw 960,– zu berücksichtigen.

Verkehrsstrafen

Der Ersatz von Verkehrsstrafen (Strafen wegen überhöhter Geschwindigkeit, mangelhafter Beleuchtung, nicht vorschriftsmäßiger Beladung, Parken in zweiter Spur etc) durch den Arbeitgeber stellt einen Vorteil aus dem Dienstverhältnis dar. Derartige Zuwendungen sind grundsätzlich als Entgelt iSd § 49 Abs 1 ASVG zu behandeln; dh der lohnwerte Vorteil ist voll abgabenpflichtig (vgl VwGH 2012/08/0092).

Stehen bei einer Lohnabgabenprüfung keine Unterlagen zur Verfügung, die eine Zuordnung der bezahlten Verkehrsstrafen zu den einzelnen Dienstnehmern ermöglicht, sind die Prüfer berechtigt, gem § 42 Abs 3 ASVG vorzugehen. So kann die Behörde zB die Verkehrsstrafen auf alle infrage kommenden Lenker gleichmäßig verteilen (vgl VwGH 2012/08/0092).

Mehrfachnutzung

Benützen Arbeitnehmer abwechselnd verschiedene arbeitgebereigene Kfz, so ist bei Berechnung des Sachbezugswertes vom Durchschnittswert der Anschaffungskosten aller Fahrzeuge auszugehen. In die Durchschnittsberechnung dürfen nur solche Fahrzeuge einbezogen werden, die vom Kreis der betroffenen Arbeitnehmer im Wesentlichen gleichmäßig benutzt werden. Dies gilt unter anderem auch für Autoverkäufer.

Ist unter diesen Fahrzeugen ein Fahrzeug mit einem Sachbezug von 2 %, ist ein Sachbezug von max EUR 960,– anzusetzen. In allen anderen Fällen ist ein Sachbezug von EUR 720,– anzusetzen.

Hat ein Dienstnehmer den Vorteil der unentgeltlichen Nutzung mehrerer Kraftfahrzeuge für Privatfahrten (zB zwei oder mehrere Pkw, Pkw und Motorrad), ist ein Sachbezugswert für jedes einzelne Kraftfahrzeug anzusetzen. Bei entsprechend hohen Anschaffungskosten ist der Höchstbetrag daher mehrmals (zB für jeden einzelnen Pkw oder für Pkw und Motorrad) anzusetzen.

Wird das arbeitgebereigene Kfz einer Fahrgemeinschaft zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung gestellt, ist der Sachbezugswert „einmal“ zu ermitteln und nach Maßgabe des Ausmaßes der Teilnahme an der Fahrgemeinschaft zwischen den teilnehmenden Arbeitnehmern aufzuteilen.

Fahrzeugwechsel während des Lohnzahlungszeitraumes

Kommt es während des Lohnzahlungszeitraumes zu einem Fahrzeugwechsel, so bestehen keine Bedenken, wenn für den betreffenden Lohnzahlungszeitraum der Sachbezugswert entweder nach den Anschaffungskosten des bisherigen Fahrzeuges oder nach den Anschaffungskosten des neu zur Verfügung gestellten Fahrzeuges ermittelt wird.

Bemessungsgrundlage für den Sachbezugswert

Definition Kfz

Unter den Begriff Kfz fallen mehrspurige Kfz (Pkw, Kombi) und Motorräder. Für Mopeds, Mofas, Fahrräder mit Hilfsmotor usw ist kein Sachbezugswert zuzurechnen.

Als Bemessungsgrundlage ist der übliche Endpreis des Abgabeortes heranzuziehen. Der übliche Endpreis ist der um übliche Preisnachlässe verminderte Preis. Die Bemessungsgrundlage für den Sachbezug wird wie folgt ermittelt:

Zu den Anschaffungskosten zählen auch zB ABS, Autoradio, Klimaanlage und Ähnliches. Gegenstände, die eigenständige Wirtschaftsgüter darstellen (zB Autotelefon einschließlich Freisprechanlage), sind unberücksichtigt zu lassen, ebenso der Wert der Autobahnvignette.

Angemessenheitsprüfung

Die Angemessenheitsprüfung (§ 20 Abs 1 Z 2 lit b EStG) erstreckt sich auch auf Personen- und Kombinationskraftwagen, die ausschließlich von Arbeitnehmern des Unternehmens genutzt werden. Eine Kürzung der Anschaffungskosten für den Unternehmensbereich entfällt insoweit, als der Arbeitnehmer hinsichtlich des unangemessenen Teiles der Aufwendungen Kostenbeiträge leistet, wobei Kostenbeiträge in diesem Fall zuerst gegen unangemessene Aufwendungen zu verrechnen sind, ein übersteigender Teil hingegen den Sachbezugswert kürzt.

Sozialversicherung

Im Gegensatz zum Lohnsteuerrecht ist im ASVG der Ersatz der tatsächlichen Kosten für Fahrten mit Massenbeförderungsmitteln beitragsfrei. Aus diesem Grund kann der lohnsteuerrechtliche Sachbezugswert um die Höhe der (fiktiven) Kosten eines Massenbeförderungsmittels gekürzt werden. Steht kein Massenbeförderungsmittel zur Verfügung bzw ist es den Betroffenen nicht zumutbar, dieses zu benützen (Distanz zu groß), ist der für Postautobusse geltende Fahrpreis heranzuziehen und beitragsfrei zu belassen.

Abgabenrechtliche Behandlung

Der jeweilige Sachbezugswert ist abgabenrechtlich wie folgt zu behandeln:

Lohn- und Sozialdumping

Bei der Beurteilung, ob Lohndumping vorliegt, kommt es stets nur auf die kollektivvertragliche bzw mindestlohntarifliche Mindestentgelthöhe an. Sachbezüge fallen weder unter den Mindestentgeltbegriff, noch sind sie bei einer allfälligen Unterentlohnung anrechenbar (vgl § 13 Abs 5 LSD-BG).