Entgegennahme von Angeboten
Der öffentliche Auftraggeber oder die vergebende Stelle hat für die Abgabe der Angebote oder Teilnahmeanträge eine Frist zu setzen, innerhalb derer eine Einreichung beim öffentlichen Auftraggeber oder der vergebenden Stelle möglich ist. Dabei legt das BVergG 2018 für das offene Verfahren und auch das nicht offene Verfahren eine Mindestdauer fest (vgl hierzu § 71 BVergG 2018). Für das Verhandlungsverfahren ist hingegen keine Mindestfrist vorgesehen, hier ist die Dauer vom öffentlichen Auftraggeber unter Wahrung der vergaberechtlichen Grundsätze angemessen zu gestalten. • [Fußnote: BVwG 24. 7. 2015, W123 2110737-1/4E, ECLI:AT:BVWG:2015:W123.2110737.1.00.] Das Ende der Frist muss mit Datum und Uhrzeit angegeben sein, ebenso ist jene Stelle zu bezeichnen, bei der Angebote abgegeben werden können. Bis zum Ende dieser Frist kann der Unternehmer sein Angebot bzw seinen Teilnahmeantrag zurückziehen, ändern, ergänzen oder die Einreichung gegen ein neues Angebot oder einen Teilnahmeantrag austauschen.
Den öffentlichen Auftraggeber treffen gem § 49 BVergG 2018 Dokumentationspflichten über den Ablauf eines Vergabeverfahrens. In diesem Sinne ist auch das Einlangen von Angeboten und Teilnahmeanträgen vom öffentlichen Auftraggeber zu dokumentieren, wobei der Zeitpunkt der Entgegennahme des Angebotes bzw Teilnahmeantrages (Datum und Uhrzeit) zu vermerken ist.
Die einlangenden Angebote sollten in der Eingangsliste chronologisch eingetragen werden, wobei nachstehende Angaben wichtig sind (§ 132 Abs 1 BVergG 2018):
- Der Zeitpunkt des Einlangens
- Fortlaufende Nummer des Angebotes (auch auf Kuvert und Angebot vermerken)
- Der Name des Bieters, der auf dem Kuvert ersichtlich sein sollte, Alternativ kann die Liste anhand der vergebenen Nummerierung aber auch anonym geführt werden).
Relevant sind bei der Dokumentation der Angebotsabgabe die Nachvollziehbarkeit und die Sicherheit, dass keine nachträgliche Manipulation der Dokumentation erfolgen kann, ohne dass eine solche ersichtlich wäre.
Folgende Maßnahmen sind ohne großen Aufwand handzuhaben und empfehlenswert:
- Das Vermerken des Datums und der Uhrzeit der Entgegennahme direkt auf den eingelangten Kuverts
- Unterschrift des Übernehmers direkt auf dem Kuvert zu verzeichnen, wenn mehrere Personen für die Entgegennahme der Angebote zuständig sind
- Das Führen einer Eingangsliste
Ab dem Zeitpunkt, in dem der Auftraggeber das Angebot vom Bieter übernimmt, trägt er die zivilrechtliche Verantwortung dafür, es kommt zum Risikoübergang gem § 862a ABGB. Fehlen bei der Übermittlung oder Schaden die vor der Überhabe am Angebot auftreten, muss der Bieter verantworten, ab Übergabe der Auftraggeber.
Es liegt in der Verantwortung des Bieters nachzuweisen, dass er sein Angebot innerhalb der Angebotsfrist und verschlossen abgegeben hat. Verspätet eingelangte Angebote sind zwingend ohne Ausnahme auszuscheiden.
Auch unverschlossene Angebote müssen vom öffentlichen Auftraggeber oder der vergebenden Stelle entgegengenommen werden. Allerdings ist bei diesen Angeboten zu vermerken, dass sie unverschlossen vom Bieter übergeben wurden.
Praxistipp:
Sofern sich der Auftraggeber die Abgabezeit des Angebotes durch Unterschrift bestätigen lassen will, damit nachträglich nicht behauptet werden kann, dass der vermerkte Zeitpunkt nicht stimmt, sollte er dies unbedingt auf einem eigenen Datenblatt geschehen. Sofern nur eine Spalte in der Liste für die Unterschrift vorgesehen wird, ermöglicht dies dem Überbringer des Angebotes, die Kenntnis der anderen Bieternamen oder auch aufgrund der Nummerierung, der Rückschluss, wie viele Angebote bislang eingelangt sind. Dementsprechend sollte auch die Beschriftung des Kuverts mit der fortlaufenden Nummer nicht in Gegenwart des Bieters bzw dessen Boten erfolgen.
Die eingelangten Angebote oder Teilnahmeanträge sind bis zur Angebotsöffnung gesichert aufzubewahren. Der öffentliche Auftraggeber oder die vergebende Stelle darf keine Auskünfte über eingelangte Angebote (Name der Bieter oder auch nur Anzahl der eingelangten Angebote) erteilen (§ 132 Abs 2 BVergG 2018). Sofern Angebote oder Teilnahmeanträge nach Ablauf der Angebots- bzw Teilnahmefrist einlangen, ist dieser Umstand auf dem Kuvert zu vermerken. Verspätet eingelangte Angebote bzw Teilnahmeanträge dürfen nicht geöffnet werden, es sei denn, die Feststellung der Identität des Unternehmers ist ohne Öffnung nicht möglich. In diesem Fall darf nur zur Erlangung der erforderlichen Angaben für eine Verständigung des Unternehmers geöffnet werden.
Bei der elektronischen Abgabe sollte am besten überhaupt vorgesehen werden, dass eine Abgabe nach Ende der Angebotsfrist überhaupt nicht mehr möglich ist. Falls dies nicht möglich ist und verspätete Angebote einlangen, dürfen die entsprechenden Dateien ebenfalls nicht geöffnet werden und ist genauso zu verfahren wie bei schriftlichen Angeboten auch.
Festzuhalten ist, dass das BVergG 2018 im Oberschwellenbereich der elektronischen Kommunikation den Vorrang einräumt (§ 48 Abs 2 BVergG 2018). Für die elektronische Übermittlung und den Empfang von Angeboten, Wettbewerbsarbeiten und Teilnahmeanträgen legt Anhang V konkrete Anforderungen für die eingesetzten Instrumente und Vorrichtungen fest.
