4.1.13 Anlage 5 Checkliste zur Produktrückruf-Planung

I Grundlegende Maßnahmen

• Gewährleistung der Auffindbarkeit von Produkten durch eindeutige Produktkennzeichnung und Dokumentation der Vertriebsdaten
• Klare und aktuelle Dokumentation der Vertriebsstrukturen (Inland und Ausland)
• Erfassung und Verwaltung der Kundendaten (Ansprechpartner) mit zentraler Zugriffsmöglichkeit
• Festlegung der für eine Rückrufentscheidung verantwortlichen internen Stellen und Gremien (Fachgremium, Krisenstab, Rückrufmanager) und deren Dokumentation im Qualitätsmanagementsystem
• Erarbeitung einer Prozessbeschreibung Rückruf für die bei einem Produktrückruf involvierten internen und externen Stellen incl. der Maßnahmen im Vorfeld (zB Kundendatenerfassung durch den Vertrieb)
• Erarbeiten von Alarmierungslisten (betriebliche und private Telefonnummern) sowie deren Verteilung an alle verantwortlichen Stellen und klare Regelung über Standorte und Zugänglichkeit dieser Listen (zB Pförtner)
• Dokumentation von Postadressen, Mailadressen und Telefonnummern der gegebenenfalls zu informierenden Medien (Zeitungen, Nachrichtenagenturen, Fernseh- und Rundfunksender)
• Anweisung zur Kostendokumentation eines Produktrückrufs in Abstimmung mit dem Versicherungsvertrag (sofern eine Rückrufkosten-Versicherung besteht)
• Definition von Mängelklassen und Erarbeitung klassenspezifischer Maßnahmen (zB Intensivierung der Produktbeobachtung, Aufträge für spezielle Untersuchungen, Information der Geschäftsleitung). Eskalationsstrategie!
• Planung einer Kommunikationsstrategie für den Umgang mit Mitarbeitern, Medien und Kunden