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Dokument-ID: 1274853
4.1.14 Anlage 6 Checkliste zur Dokumentation eines Produktrückrufs
- Unterlagen zur Rückrufursache (Untersuchungsergebnisse, Stellungnahmen von Sachverständigen etc ggf mit Zeichnungen, Fotos, Konstruktionsbeschreibungen ua)
- Angaben über Anzahl und Identifikation der vom Rückruf betroffenen Produkte
- Angaben über durchgeführte Sofortmaßnahmen (zB Produktionsstopp)
- Chronologie der Entscheidungsfindung und der Durchführung des Rückrufes; Unterlagen im Anhang entsprechend chronologisch geordnet, insbesondere Beginn und Ende der Rückrufaktion
- Tages-, Wochen- und Monatsberichte
- Auflistung der Kundenreklamationen, Unfälle, Verletzungen, Todesfälle und Garantieforderungen, die zum Rückruf führten
- Falls behördliche Anordnung: Zusammenstellung der behördlichen Anordnungen und der hierfür relevanten gesetzlichen Grundlagen. Schriftverkehr mit Behörde, Aktennotizen, Telefonnotizen etc – chronologisch geordnet
- Protokolle (lesbar und unterschrieben) von Fachgremium und Krisenstab
- Unterlagen (Schriftverkehr, Telefonnotizen, Zeitungsanzeigen, Pressemitteilungen etc) zur Information von Handel, Öffentlichkeit etc Wer wurde wann wie informiert? Ggf repräsentative Kopien von Rundschreiben uÄ
- Schriftverkehr mit Versicherung und Behörden inklusive Telefonnotizen im Zusammenhang mit dem Rückruf
- Angaben über Maßnahmen zur Mangelbeseitigung und künftigen Schadenverhütung, Reparaturmaßnahmen, konstruktive Änderungen in der laufenden Produktion, Rezepturänderung, Wechsel des Lieferanten oÄ
- Aufstellung der einzelnen Kostenpositionen (siehe hierzu auch die Formulierungen im Versicherungsvertrag) mit zugeordneten Belegen
- Auswertung des Rückrufes (Messung des Erfolges zB durch Prozentsatz der zurückgegebenen Produkte)
- Nachbereitung des Rückrufes – Maßnahmen zur Verbesserung des Rückrufmanagements und des Rückrufplanes
