15.07.2024 | HR-Management | ID: 1172391

Personalfragebögen: Welche Fragen dürfen Arbeitgeber stellen?

Georg Fellner - WEKA (cva)

In Personalfragebögen werden von Arbeitgebern personenbezogene Daten abgefragt, wobei ein enger rechtlicher Rahmen festlegt, welche Fragen zulässig sind.

Arbeitgeber legen Arbeitnehmern oder Bewerbern gerne Personalfragebögen vor, durch deren Beantwortung sich der Arbeitgeber ein umfassendes Bild zur Person des Befragten machen kann.

Zustimmung des Betriebsrats

Für die Einführung von Personalfragebögen ist die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich, „sofern in diesen nicht bloß die allgemeinen Angaben zur Person und Angaben über die fachlichen Voraussetzungen für die beabsichtigte Verwendung des Arbeitnehmers enthalten sind“ (§ 96 Abs 1 Z 2 ArbVG).

Die Bestimmung erfasst gleichermaßen elektronische wie schriftliche Fragebögen für Mitarbeiter und/oder Bewerber.

Zustimmungsfreie Fragen

Zustimmungsfrei sind grundsätzlich „schlichte“ Fragen über

• die Ausbildung,
• Kenntnisse,
• Fähigkeiten und
• Qualifikationen,

die für eine in Aussicht genommene fachliche Verwendung von Bedeutung sind.

Generell zustimmungsfrei sind ebenfalls Fragen, die für

• die richtige Einstufung eines Arbeitnehmers in den Kollektivvertrag sowie
• aus sonstigen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gründen

benötigt werden.

Mitbestimmungspflichtige Fragen

In der Literatur wird dies dahingehend eingeschränkt, dass Personalfragebögen zum Zweck

• der Optimierung des Personaleinsatzes und der Personalführung
• der Überprüfung und Beurteilung persönlicher Eigenschaften, Kenntnisse und Fähigkeiten der Arbeitnehmer (zB auch Fragebögen für Mitarbeitergespräche)

vielfach mitbestimmungspflichtig sind.

Hier sei eine Interessenabwägung vorzunehmen.

Nicht mitbestimmungspflichtige Fragen

Nicht mitbestimmungspflichtig sind Fragebögen, bei denen die Anonymität der Arbeitnehmer gewahrt wird. Erfolgt die Auswertung daher anonym und hat der Arbeitgeber keinen direkten Einblick in die ausgefüllten Fragebögen, ist keine Zustimmung des Betriebsrats nach § 96 Abs 1 Z 2 ArbVG notwendig.

Unzulässige Fragen

Generell unzulässig sind Fragen nach

• Schwangerschaft,
• Familienplanung,
• Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit.

Fragen nach allfälligen Krankheiten und Vorstrafen sind idR nur bei entsprechender Relevanz für die betreffende Tätigkeit zulässig.

Im Verhältnis zu § 96a ArbVG ist § 96 ArbVG vorrangig anzuwenden, zumal hier eine weitergehende Mitwirkung des Betriebsrats vorgesehen ist. Konkret kann die Zustimmung des Betriebsrats nach § 96 ArbVG nicht durch die Schlichtungsstelle ersetzt werden. Der Betriebsrat hat also ein Vetorecht.