Reisekostenabrechnung in Österreich: So machen Sie es richtig

Falsche Reisekostenabrechnungen können zu Stress und Zeitverlust führen – sei es durch fehlende Belege, falsch angewendete Pauschalen oder unklare Vorgaben. Um dies zu vermeiden, ist eine korrekte Reisekostenabrechnung entscheidend.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Reisekosten berechnen, was Sie dabei beachten müssen und wie Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen.

Definition: Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung ist eine Auflistung aller Kosten, die einem Unternehmen auf einer Geschäftsreise entstanden sind. Zu den Reisekosten in Österreich zählen:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwand: Tagesgelder (Diäten) und Nächtigungsgelder
• Reisenebenkosten

Was gilt als Geschäfts- bzw Dienstreise?

In Österreich handelt es sich um eine Dienstreise, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt:

1. Arbeitnehmer:innen verlassen im Auftrag der Arbeitgeber:innen den üblichen Dienstort (Büro, Werkstätte), um an einem anderen Ort berufliche Angelegenheiten zu erledigen.
2. Arbeitnehmer:innen sind im Rahmen der Dienstreise so weit vom Wohnort entfernt, dass eine Rückkehr am selben Tag nicht zugemutet werden kann. Unzumutbar ist dies ab einer Entfernung von 120 Kilometer.

Typische Beispiele für Dienstreisen sind:

• Termine mit Kund:innen in einer anderen Stadt
• Besuche von Messen
• Teilnahme an Schulungen oder Fortbildungen
• Besuch anderer Standorte eines Unternehmens

Kostenarten der Reisekostenabrechnung

In einer Reisekostenabrechnung können folgende Reisekosten geltend gemacht werden:

• Fahrtkosten
• Taggelder
• Nächtigungsgelder
• Reisenebenkosten

Fahrtkosten

Fahrtkosten umfassen alle Ausgaben auf einer Dienstreise, die durch die Verwendung von Verkehrsmittel entstehen. Folgende Fahrtkosten sind absetzbar:

• Öffentliche Verkehrsmittel wie Zug, Flugzeug oder U-Bahn: Kosten des Tickets werden abgerechnet
• Taxi: Kosten der Taxirechnung werden erstattet
• Betriebliches Fahrzeug: Alle tatsächlichen Kosten werden als Betriebsausgaben abgesetzt (kein Kilometergeld)
• Privates Fahrzeug: Kosten werden über Kilometergeld abgerechnet

So berechnen Sie das Kilometergeld

Die neue Fahrtkostenersatzverordnung sieht die Möglichkeit vor, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten für eine Dienstreise nicht nur in Höhe des tatsächlichen Fahrscheinpreises ersetzen kann, sondern alternativ auch durch einen pauschalen Beförderungszuschuss (Kilometergeld) oder einen Ersatz der fiktiven Kosten für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel (zB Zugticket 2. Klasse).

In Österreich beträgt das Kilometergeld (Stand 2026) pro gefahrenen Kilometer für den PKW EUR 0,50, für das Motorrad EUR 0,25 und für das Fahrrad und E-Bike EUR 0,25. Ein zusätzlicher Zuschlag von EUR 0,15 kann für Mitfahrende geltend gemacht werden. Falls Fahrten im Zeitraum zwischen 01.01.2025 und 30.06.2025 erfolgten sind Sondersätze zu beachten.

Pro Jahr können höchstens 30.000 Kilometer oder EUR 12.600 bei einem Kraftfahrzeug abgesetzt werden. Bei Fahrrädern liegt die Grenze bei maximal 1.500 Kilometer oder EUR 570 pro Jahr.

Um das Kilometergeld als Arbeitnehmer:in steuerlich abzusetzen, ist es erforderlich, ein Fahrtenbuch zu führen. Dieses muss Informationen wie Zweck der Dienstreise, Datum der Fahrt, Zahl der gefahrenen Kilometer oder Ausgangs- und Zielpunkt der Reise enthalten.

Taggelder (Stand 2026)

Taggelder bzw Tagesgelder (Diäten) dienen der steuerlichen Abgeltung von Verpflegungskosten am Tag während einer betrieblichen Reise.

Was das Tagesgeld bei Dienstreisen im Inland betrifft, gelten folgende Bestimmungen:

• Die Dienstreise muss mindestens 3 Stunden dauern und über 25 Kilometer vom normalen Tätigkeitsmittelpunkt hinausgehen.
• Das Taggeld beträgt pro angefangener Stunde EUR 2,50.
• Es dürfen maximal EUR 30,00 pro Tag geltend gemacht werden.

Bezahlt der Dienstgeber im Zuge der Dienstreise ein (Arbeits-)Essen (im Inland), ist das steuer- und beitragsfreie Taggeld um EUR 15,00 pro Mahlzeit (Mittag- bzw Abendessen) zu kürzen. Eine Verringerung hat auch dann zu erfolgen, wenn das Taggeld geringer als EUR 30,00 ist. Eine Kürzung unter Null ist nicht vorzunehmen.

Höhe der anteiligen Tagesgelder je nach Dauer der Reise im Inland (Stand 2026)

Bei Dienstreisen im Ausland gelten die für das jeweilige Land vorgesehenen Tagsätze (Überblick über Auslandsreisekostensätze). Für jede angefangene Stunde kann ein Zwölftel des jeweiligen Auslandsatzes geltend gemacht werden – sofern eine Reisedauer von 3 Stunden vorliegt.

Nächtigungsgelder

Nächtigungsgelder dienen dazu, Übernachtungskosten während Geschäftsreisen steuerlich abzusetzen.

Bei Nächtigungen im Inland gelten folgende Bestimmungen:

• Ohne Nachweis der Höhe der tatsächlichen Kosten: Ein Pauschalbetrag von EUR 17 pro Nächtigung inkl Frühstück wird angewendet
• Mit Nachweis der Übernachtungskosten (zB Hotelrechnung): Die tatsächlich angefallenen Kosten werden in voller Höhe vergütet

Bei Nächtigungen im Ausland können entweder die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inkl Frühstück abgesetzt werden (durch Vorlage des entsprechenden Belegs) oder der jeweilige Höchstsatz für Bundesbedienstete geltend gemacht werden.

Reisenebenkosten

Während Dienstreisen können auch weitere Ausgaben anfallen, die sich den anderen Kostenarten nicht zuordnen lassen. Diese Reisenebenkosten können ebenfalls steuerlich abgesetzt werden, sofern sie einen geschäftlichen Zweck erfüllen. Dazu zählen zum Beispiel Trinkgeld, Telefonspesen oder Reisegepäckversicherung.

Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, sollten Unternehmen wissen, welche Ausgaben nicht als Reisenebenkosten geltend gemacht werden können. Beispiele dafür sind:

• Kosten für Alkohol, wenn dies nicht Teil eines nachweisbaren Geschäftsessens ist
• Bußgelder für Falschparken oder zu schnelles Fahren
• Persönliche Ausgaben, wie das Ersetzen eines vergessenen Ladekabels, Souvenirs oder private Freizeitaktivitäten

Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung?

Damit Sie den Überblick über Dienstreiseausgaben behalten und Erstattungen geltend machen können, ist es wichtig, eine korrekte Reisekostenabrechnung zu erstellen.

Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie die Reisekosten richtig abrechnen und so häufige Fehler vermeiden.

Tipp #1: Kommunizieren Sie klare Reiserichtlinien

Oft enthalten Kollektiv- oder Arbeitsverträge Bestimmungen über die Reisekostenabrechnung. Diese können zB regeln, welche Kosten übernommen werden, ob es Buchungsvorgaben gibt oder wie Belege einzureichen sind. Dadurch vermeiden Sie bereits vorab Fehler und schaffen die Basis für eine korrekte Abrechnung.

Tipp #2: Sammeln und organisieren Sie alle Belege

Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter:innen auf einer Geschäftsreise alle Belege für ihre Ausgaben sammeln und Ihnen zur Verfügung stellen. Entwickeln Sie ein zuverlässiges System, um die Belege anschließend zu organisieren.

Tipp #3: Wenden Sie Pauschalen korrekt an

Verwenden Sie die jeweils geltenden Pauschalen für Tagesgelder und Nächtigungsgelder. Welche Beträge bei Inlands- und Auslandsreisen anzuwenden sind, können Sie in offiziellen Listen nachschlagen (zB Auslandsreisekostensätze).

Tipp #4: Erfassen Sie alle notwendigen Angaben

Achten Sie darauf, dass die Reisekostenabrechnung folgende Informationen enthält:

• Name der/des Reisenden
• Beginn und Ende der Reise mit Datum und Uhrzeit
• Reisezweck und -ziel
• Auflistung der Reisekosten, unterteilt in Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten
• Quittungen und Belege (zB Hotelrechnungen, Fahrkarten etc)
• Unterschrift der/des Reisenden

Tipp #5: Verwenden Sie ein einheitliches System

Ob handschriftliche Listen, Excel-Tabellen oder eine digitale Software – entscheiden Sie sich für ein System zur Reisekostenabrechnung. Um den Überblick zu behalten und manuelle Fehler zu vermeiden, empfehlen wir ein digitales System zu nutzen.

Gratis-Download

Dienstreise: Muster für die Abrechnung

Mustervorlage für die Abrechnung von Dienstreisen

Zum Gratis-Download

[H3] Tipp #6: Holen Sie sich Wissen von Expert:innen

Nutzen Sie Weiterbildungsangebote, um Ihre Kenntnisse rund um die Reisekostenabrechnung zu vertiefen. Was wir Ihnen empfehlen können:

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn Belege für Ausgaben fehlen?

Wenn Belege fehlen oder fehlerhaft sind, können diese nicht steuerlich geltend gemacht werden. Deshalb ist es so wichtig, dass die Mitarbeiter:innen alle Belege einer Dienstreise sorgfältig aufbewahren und Ihnen zur Verfügung stellen.

Wie kann ich die Reisekostenabrechnung optimal vorbereiten?

Um Ihre Reisekostenabrechnung korrekt und optimal vorzubereiten, sammeln und ordnen Sie alle relevanten Belege. Nutzen Sie Vorlagen zum Erstellen der Reisekostenabrechnung und greifen Sie auf Weiterbildungsangebote zurück, um häufige Fehler sofort zu erkennen und zu vermeiden.

Welche Reisenebenkosten sind steuerlich absetzbar und welche nicht?

Absetzbar sind geschäftsbedingte Kosten, wie Trinkgelder im Rahmen eines Geschäftsessens, Telefonspesen oder eine Reisegepäckversicherung. Nicht absetzbar sind hingegen private oder regelwidrige Ausgaben, wie Kosten für Alkohol bei Essen ohne Geschäftsbezug, Bußgelder oder persönliche Einkäufe.