25.08.2021 | Datenschutz & IT | ID: 1099025

Arbeiten im Freien: Bedeutung der Versionsverwaltung

Albert Scherzer

Erfahren Sie in diesem Beitrag, was Sie bei der Bearbeitung von Dateien außerhalb des Büros unbedingt beachten sollten. Sie erhalten praktische Tipps für die Versionierung und den richtigen, datensicheren Umgang mit Offline-Dateien.

Die Zeiten ändern sich. War man vor wenigen Jahren grundsätzlich am Firmenarbeitsplatz und hatte Zugriff auf die einschlägigen digitalen Inhalte, ist dies in zunehmendem Ausmaß der Veränderung unterlegen. Der klassische Arbeitsplatz im Großraumbüro schwindet zusehends zu Gunsten von Heimarbeit oder der Arbeit an regelmäßig sich ändernden Arbeitsorten.

Zugriff auf Office-Daten außerhalb des Büros

Die Variabilität des Arbeitsortes bringt es mit sich, dass der gewohnte Zugriff auf die digitalen Ressourcen nicht wie gewohnt möglich ist. Dafür gibt es allerdings Lösungen. Wie ist es also möglich, den Zugriff zu gewährleisten, wenn der Datenserver des Unternehmens weiterhin im Serverraum steht, während man selbst gerade in einem Zug, Flugzeug oder einem anderen Staat aufhältig ist?

Gerade, wenn keine Internetverbindung besteht, ist auch das Problem zu bewältigen, dass es zu gleichzeitigen Bearbeitungen eines Dokumentes kommen kann. Wird folglich die Datei in der nächsten Online-Phase hochgeladen, kann es – ohne entsprechende Vorkehrungen zu treffen – zu einem Datenverlust kommen, der durch die gleichzeitige oder aneinander folgende Bearbeitung mehrerer Mitarbeiter entsteht. Dies soll verhindert werden, und zwar durch die technische Lösung der „Versionierung“.

Was versteht man unter Versionierung? 

Die Lösung, um Dokumente mit verschiedenen Bearbeitungsständen zu verwalten, liegt in der so genannten Versionierung, die im Wesentlichen keine neue Errungenschaft darstellt, sondern lediglich ein breites Anwendungsfeld gewinnt. Das Ziel ist die effektive Verhinderung des Überschreibens von Dokumenten mit identischen Namen, aber unterschiedlichen Bearbeitungsständen. Dabei muss auch sichergestellt sein, dass nicht nur die aktuellste Version „überlebt“.

Auch zahlreiche unterschiedliche Versionen einer einzigen Datei sind nicht gerade die Optimallösung, da dies rasch zu Unübersichtlichkeit führt und auch eine klare Quelle für Irrtümer und Verwechslungen darstellt, die zu negativen Eindrücken oder gar geschäftlichen Risiken führen können. Eine Versionierung erfordert aus diesem Grund immer auch eine Kontrolle, eine Regelung des aktuellen und gültigen Stands.

Tipps für eine richtige Versionierung

Wer mit Daten eines Servers fernab des Unternehmens arbeitet, diese aber auch wieder im Unternehmensnetzwerk zur Verfügung haben möchte, benötigt daher Folgendes:

• Eine sichere Verbindung: Die Tatsache, dass Daten in aller Regel aus Sicherheitsgründen ausschließlich verschlüsselt versendet werden, ist bereits eine Selbstverständlichkeit. Dennoch ist es kein Fehler, an dieser Stelle noch einmal darauf hinzuweisen. Die Absicherung geschieht entweder über eine VPN-Verbindung oder per SSL-Verschlüsselung auf einem öffentlichen Übertragungsweg. Letzteres ist bei den Cloud- und Webfreigabediensten in der Regel anzutreffen. Jedoch löst die beste Verschlüsselung das Problem der Vertraulichkeit und eindeutigen Identifizierung des Kommunikationspartners nicht. Es besteht etwa keine absolute Sicherheit, dass ein entsprechender Link, der Ihnen zugeschickt wurde, nicht gefälscht, manipuliert, abgefangen und mitgelesen worden ist. Dies gelingt nur zuverlässig mit einer VPN-Infrastruktur per IPSec oder anderen vergleichbaren technischen Lösungen. Gerade bei sensiblen Daten ist dringend davon abzuraten, diese per Email oder Cloud-Link zu versenden.
• Eine entsprechende Sperre bearbeiteter Dateien beziehungsweise eine Versionskontrolle sind in diesem Fall nicht wegzudenken. Damit verschiedene Bearbeiter dennoch an einer Datei zielgerichtet und verlustfrei arbeiten können, ist sicher zu stellen, dass eine Übersicht besteht, welcher Bearbeiter zu welchem Versionsstand und zu welchem Zeitpunkt („Zeitstempel“) daran gearbeitet hat.
• Ein möglichst automatischer Abgleich (Sync) des lokalen Datenbestandes mit dem Bestand auf dem Server beziehungsweise in der Freigabe oder Cloud löst dieses Problem am wirksamsten. Selbstverständlich besteht dabei die Möglichkeit, lokal bearbeitete Dateien auch manuell zurückzuschieben, was aber nicht nur aufwendiger, sondern auch Nährboden für Fehlbedienungen gibt.

Praktische Umsetzung 

Unkompliziert wird dies inzwischen von den klassischen Datenplattformen wie Dropbox erledigt. In den Einstellungen lässt sich festlegen, ob Dateien beim Abgleich zwischen einem zentralen Server und verschiedenen Clients überschrieben werden sollen oder nicht. Soll im Interesse des Datenschutzes auf Lösungen wie DropBox, Google OneDrive oder vergleichbare Systeme verzichtet werden, kann man auch eine Dateifreigabe auf dem Serverbetriebssystem seiner Wahl einrichten und diese mittels SMB, AFP (Apple), FTP oder WebDAV verfügbar machen. Diese Methode ist im Wesentlichen wirkungsgleich.

Diese in eigenen Mini-Clouds nun befindlichen Daten können von den Nutzern in der Folge mit so genannten „Bordmitteln“ des lokalen Rechners aufgerufen werden. Unter Windows, MacOS und den diversen Linuxvarianten (zB Mint) sind Programme für den Zugriff per SMB/CIFS und FTP bereits integriert worden. Abhängig vom Betriebssystem können zudem auch AFP, SFTP oder WebDAV eingerichtet sein. Natürlich gibt es auch noch andere Werkzeuge, wie GoodSync, FreeFileSync und zahlreiche weitere. Beim Anbieter Dropbox wird sogar eine rudimentäre Versionsverwaltung angeboten. Hierbei werden mehrere Versionen ein und desselben Dokuments, die aber von verschiedenen Nutzern bearbeitet wurden, mit einem Konflikt-Hinweis im Dateinamen abgelegt. Nicht gelöst ist dabei aber, dass die solcherart entstandenen abweichenden Versionen manuell zu einem einheitlichen Dokument zusammengeführt werden müssen. Unter der Option „erweiterter Versionsverlauf“ wird sogar der Datenverlauf eines ganzen Jahres zur Verfügung gestellt.

Deutlich effektiver wird dieses Problem aber von anderen Anbietern gelöst, die in ihren Online-Webdiensten sogar die Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser ermöglichen. Auch die Versionierung wird hierbei durch Markierungen umgesetzt. Es ist möglich, eindeutig festzustellen, welcher User gerade welches Dokument bearbeitet. Besonders hervorgehoben sei besonders die Lösung von „Group Office“ des niederländischen Anbieters Intermesh. Diese Software bietet in der entgeltlichen Version die Bearbeitung und Zwischenspeicherung der Dokumente aus den zentralen Dateifreigaben auf dem Server per lokalem Client oder aber auch im Browser selbst.

Das Kollaborationstool und Dokumentenverwaltungssystem Sharepoint von Microsoft verdient ebenfalls eine Erwähnung, denn es bietet ausgereifte Möglichkeiten des gemeinsamen Arbeitens an Dokumenten und die Möglichkeit des Offlinesyncs.

Aber nicht jedes Unternehmen bietet seinen Mitarbeitern die Ideallösung direkt an. Als Alternative, um zumindest einige Dateien schnell und unkompliziert zu versenden, kann neben der Nutzung eines Cloud-Dienstes der Anbieter WeTransfer Abhilfe schaffen, der unter folgender Webadresse aufrufbar ist:

https://wetransfer.com/

Die Daten werden dabei auf die Server von WeTransfer hochgeladen und temporär gespeichert. Per Downloadlink kann nun gezielt auf die Dateien zugegriffen werden.

Warnung vor Offline-Dateien?

Viele Nutzer verlieren wertvolle Zeit dabei, Offlinedateien zu aktivieren und dadurch mit einer lokalen Kopie der Daten einer Netzwerkfreigabe auch außerhalb des Unternehmensnetzwerks und fernab von VPN und Remotezugriffen arbeiten zu müssen. Die Offlinedateien, besonders unter dem Betriebssystem Windows sind mit einer Reihe von Problemen befrachtet. In der Praxis kommt es immer wieder zu Störungen, Unstimmigkeiten, Asynchronitäten oder im schlimmsten Fall zum Datenverlust. Ab Windows 7 (ServicePack 1) und allen Hotfixes sollten Offlinedateien aber auch für den Produktiveinsatz nutzbar sein. Dennoch ist Vorsicht geboten! Nutzer sollten Offlinedateien keinesfalls zusammen mit umgeleiteten Desktops beziehungsweise Offline-Benutzerprofilen verwenden, da es andernfalls zu einer Dopplung der Daten kommt. Ist daher das Verzeichnis eines Anwenders bereits offline verfügbar und werden Verzeichnisse aus dem Benutzerprofil in das Heimatverzeichnis umgeleitet, dürfen diese umgeleiteten Ordner nicht offline verfügbar gemacht werden, andernfalls würden diese doppelt offline verfügbar gemacht.

Ein abschließender Blick 

Die reibungslose Verwendung von Firmendaten und Netzwerken erfordert auf lange Sicht in jedem Fall ein professionelles Lösungskonzept. Im Vordergrund steht hierbei der Fokus auf Offlinezugänglichkeit, sichere Übertragung und Versionierung. Abhängig von der gegebenen IT-Struktur gibt es die unterschiedlichsten Lösungen und Anbieter, von denen hier nur ein kleiner Ausschnitt vorgestellt wurde. Gelingt die Umsetzung, steht der Arbeit im Freien nichts mehr im Wege!