Entsendungen und Dienstreisen – Aktuelle Änderungen 2026 im Überblick

Welche rechtlichen Änderungen im Zusammenhang mit Entsendungen und Dienstreisen müssen 2026 beachtet werden?

1. Digitale Entsendebescheinigungen (A1/PD A1): Das elektronische Antragsverfahren für die A1-Bescheinigung wurde weiter ausgebaut, insbesondere auf zusätzliche bilaterale Sozialversicherungsabkommen und durch die verstärkte Nutzung der SVS-Digitalplattform. Dies stellt eine praktische Erleichterung dar (mehr Digitalisierung, weniger Papier).
2. A1-Formular/Sozialversicherung: Das elektronische Antragsverfahren für die PD A1 wurde weiter ausgebaut. Unselbstständige Beschäftigte beantragen diese weiterhin primär über ELDA bei ÖGK/BVAEB, Selbstständige nutzen weiterhin den digitalen Online-Antrag der SVS. Ab 2026 Ausweitung des digitalen Verfahrens auf weitere bilaterale Sozialversicherungsabkommen (zB Brasilien ab 01.03.2026 und andere Drittstaaten). Statt separater Papierformulare oder manueller Anträge erfolgt die Beantragung der entsprechenden Entsendebescheinigungen zunehmend über die gleichen digitalen Kanäle (ELDA bzw SVS-Digitalplattform). Praktische Erleichterung durch weniger Papieraufwand, schnellere Verfügbarkeit der Bescheinigung (oft innerhalb weniger Tage) und einfachere Nachreichmöglichkeit bei sehr kurzfristigen Einsätzen (im Rahmen der EU-weiten Bestrebungen zur Vereinfachung).
3. Ausblick: Transparenzpflichten und mögliche Schnittstellen zur EU-Richtlinie 2023/970 (Entgelttransparenz-Richtlinie): Diese Richtlinie musste bis 07.06.2026 in nationales Recht umgesetzt werden (über das GlBG und ArbVG). Derzeit (Stand: Juni 2026) liegt noch kein verabschiedetes Umsetzungsgesetz vor – Unternehmen sollten sich jedoch frühzeitig auf erweiterte Transparenzpflichten (Gehaltsbänder in Ausschreibungen, Auskunftsrechte, Gender Pay Gap-Berichtspflichten ab 2027) vorbereiten.
4. Wegfall bestimmter Fahrtkostenersätze:Durch die Änderung der Fahrtkostenersatz-Verordnung (im Rahmen des AbgÄG 2025, BGBl II Nr 299/2025) wurde die pauschale Geltendmachung bestimmter Fahrtkosten (zB bei öffentlichen Verkehrsmitteln mit „Beförderungszuschuss“) für Dienstreisen und berufliche Fahrten ab 01.01.2026 gestrichen. Betroffen sind vor allem Pauschalen für Öffi-Tickets. Klassische Tages- und Nächtigungsgelder bleiben davon unberührt.
5. Weitere Reisekosten: Fahrtkosten (Kilometergeld, Bahn, Flug etc.), Maut, Parkgebühren etc. sind bei Nachweis oder Pauschalen in voller Höhe steuerfrei erstattbar. Arbeitgeber muss Mindestersatz der tatsächlich entstandenen Reisekosten leisten (arbeitsrechtlich, oft in KV oder AV geregelt; subsidiär tatsächliche Kosten).

Dienstreisen und Entsendungen: Fazit

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Dienstreisen und Entsendungen entwickeln sich laufend weiter. Neben den Änderungen bei Reisekosten und Fahrtkostenersatz gewinnen insbesondere digitale Verfahren und Meldepflichten an Bedeutung.

Eine korrekte Einordnung der grenzüberschreitenden Einsätze Ihrer Mitarbeiter sowie eine vollständige Dokumentation helfen Ihnen dabei, Verwaltungsstrafen zu vermeiden und eine rechtskonforme Abwicklung sicherzustellen.