9.1 Übersicht: Rechnungsmerkmale
Name und Anschrift des Lieferanten | Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers. |
Beschreibung der Lieferung oder Leistung | Angabe von Menge und handelsüblicher Bezeichnung der gelieferten Waren (Artikelnummer soweit vorhanden) bzw Art und Umfang der erbrachten sonstigen Leistung. Sammelbegriffe sind nicht ausreichend. Der Verweis auf nähere Angaben in weiteren Belegen (zB Lieferschein) ist möglich. |
Tag der Lieferung bzw Zeitraum der Leistung | Tag der Lieferung bzw sonstigen Leistung oder Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt. Bei abschnittsweiser Abrechnung von Lieferungen oder sonstigen Leistungen genügt die Angabe des Abrechnungszeitraums, soweit dieser einen Kalendermonat nicht übersteigt. |
Entgelt | Nettobetrag des Entgelts für die angeführte Lieferung bzw sonstige Leistung. Auch die Währung sollte angeführt werden. Exkurs: Bei Kleinbetragsrechnungen ist es ausreichend, den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer und den Steuersatz auf der Rechnung zu vermerken. |
Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung | Angabe des Steuersatzes bzw der Steuersätze oder Hinweis auf eine eventuell in Anspruch genommene Steuerbefreiung. Eine Angabe der gesetzlichen Bestimmung, in der die Steuerbefreiung geregelt ist, ist nicht erforderlich. |
Hinweis auf Übergang der Steuerschuld | Rechnungen über Bauleistungen oder von ausländischen Unternehmern erbrachte sonstige Leistungen (zB Werbung, Beratungsleistungen, Datenverarbeitung) müssen einen Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld enthalten („reverse charge“). |
Ausstellungsdatum | Das Ausstellungsdatum der Rechnung sollte spätestens im Folgemonat der Lieferung/Leistung liegen. Tipp: Bei Bargeschäften reicht „Lieferdatum Rechnungsdatum“. |
Name und Anschrift des Empfängers | Name und Anschrift des Abnehmers oder Leistungsempfängers (= Kunden). Es genügt jede Bezeichnung, die eine eindeutige Feststellung des Namens und der Anschrift ermöglicht. |
Steuerbetrag | Der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag. Bei Abrechnung von Lieferungen und sonstigen Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen, sind die Entgelte und Steuerbeträge nach Sätzen zu trennen. Der Ausweis in einer Summe ist zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben ist. |
UID-Nummer des Liefernden/Leistenden | Die dem Unternehmer vom Finanzamt erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) lautet zB: ATU12345678. Die UID muss im Zeitpunkt der Vornahme des Vorsteuerabzugs vorliegen. Wird eine fehlende UID innerhalb eines Monats ergänzt, so führt dies zur rückwirkenden Anerkennung als vorsteuergerechte Rechnung. Wird sie erst später ergänzt, steht der Vorsteuerabzug erst in dem Zeitpunkt zu, in dem sämtliche Rechnungsmerkmale vorliegen. Seit 01.01.2020 sind Abfragen der Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren) bei innergemeinschaftlichen steuerfreien Lieferungen verpflichtend. |
Fortlaufende Rechnungsnummer | Die Rechnung hat eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben werden, zu enthalten. Auch Buchstaben sind zulässig. Die Rechnungsnummern können für Gutschriften auch getrennt erteilt werden. Gutschriften benötigen beim Empfänger der Gutschrift keine fortlaufende Nummer. In die fortlaufende Nummerierung können auch die Kleinbetragsrechnungen einbezogen werden. Der Zeitpunkt des Beginns der laufenden Nummer kann frei gewählt werden, muss jedoch systematisch sein (auch täglicher Nummernbeginn ist zulässig). Es sind verschiedene Rechnungskreise zulässig (zB Filialen, Betriebsstätten, Bestandobjekte, Registrierkassen), die Zuordnung muss jedoch eindeutig sein. Es können auch verschiedene Vertriebssysteme, Warengruppen oder Leistungsprozesse als eigene Rechnungskreise angesehen werden. Ausländische Unternehmer müssen für die Umsätze in Österreich einen eigenen Nummernkreis verwenden. Die Richtigkeit der fortlaufenden Nummer ist durch den Leistungsempfänger nicht zu überprüfen. |
UID-Nummer des Leistungsempfängers | In Rechnungen, deren Gesamtbetrag (Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer) EUR 10.000,00 übersteigt, ist verpflichtend die UID-Nummer des inländischen Leistungsempfängers (Kunden) anzugeben, wenn der leistende Unternehmer im Inland einen Wohnsitz (Sitz), seinen gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird. |
