8.1 Auswahl von Onlinekonferenz-Tools

Bei der Auswahl von Konferenz-Tools sind folgende Gesetze/Richtlinien mitzubedenken

Wirtschaftliche Gründe und Effizienzüberlegungen waren immer schon Anlässe, um über Onlinekonferenz-Tools nachzudenken. Die Vermeidung von teuren Dienstreisen und Reisezeiten, und eine immer größere geografische Verbreitung der einzelnen Unternehmensteile weckten den Bedarf zumindest für einige Gruppen im Unternehmen. Doch erst die Covid-19-Pandemie machte aus diesen Tools eine Überlebensfrage für die Unternehmen, deren Mitarbeiter nun nicht ins Büro kommen dürfen und deren Kunden ebenfalls zuhause sitzen.
Eine drohende Ansteckung wurde das Incentive, das auch Mitarbeiter, die einer Onlinekonferenz bisher skeptisch entgegen gesehen haben, überzeugte. 

IT-Verantwortliche, die bisher unzureichend für Homeoffice und Onlinekonferenzen vorbereitet waren, werden plötzlich gezwungen sehr schnell zu handeln, ohne dabei auf Budget, Datenschutz oder Usability zu vergessen.

Dabei gibt es einige Faktoren, auf die unbedingt Rücksicht genommen werden muss, wenn man dem Unternehmen durch verloren gegangene Arbeitszeit, Datenverlust oder Demotivation nicht nachhaltig schaden will.

Man darf nicht vergessen, dass wir plötzlich „echte“ Meetings ersetzen müssen, mit Teilnehmern, die gewohnt sind, einfach miteinander zu reden. Dabei darf die Bedienung nicht zum Stolperstein werden. Ein Tool, das in der Handhabung zu kompliziert oder mit der Unternehmens-IT nicht kompatibel ist, wird nicht geeignet sein.

Auch sehr wichtige Meetings, wie Vorstandskonferenzen oder Aufsichtsratssitzungen, werden online abgehalten und keiner der Beteiligten hat das geringste Verständnis für mangelhafte Stabilität oder schlechte Qualität in der Übertragung von Audio oder Video.

Darüber hinaus können Punkte, die selbstverständlich sein sollten, wie Datenschutz und Informationssicherheit, bei Anbietern aus Drittländern nicht für selbstverständlich genommen werden. Technische Maßnahmen zur Absicherung von Bild- und Tonübertragung müssen überprüft und protokolliert werden.

Zu guter Letzt wird es auch um die geforderten Funktionalitäten eines Tools gehen, die jedes Unternehmen für sich definieren muss, um nicht für etwas zu bezahlen, das ohnedies nicht benötigt wird oder die Mitarbeiter ablenkt.