5 Firmenbuchanmeldung durch Bevollmächtigte, Erfordernis einer Subvollmacht

General- oder Gattungsvollmacht?

Im Firmenbuchverfahren – erster Instanz – kann die Firmenbuchanmeldung zusätzlich zu den berufsmäßigen Parteienvertretern (Notar und Rechtsanwalt) auch durch (private) Bevollmächtigte vorgenommen werden. Es ist hierfür eine Gattungsvollmacht vorzulegen (Pilgerstorfer in Artmann, UGB³ § 11 Rz 35; siehe auch Szöky in Foglar-Deinhardstein/Aburumieh/Hoffenscher-Summer, GmbHG § 17 Rz 19).

Meinungen für die Akzeptanz einer Generalvollmacht: Ratka in WK, UGB⁴ I § 11 Rz 39; Kodek in Kodek/Nowotny/Umfahrer, FBG § 15 Rz 108, einschränkend: Zib in Zib/Dellinger, UGB § 11 Rz 57 f.

Eine gewillkürte Stellvertretung ist jedoch in jenen Fällen nicht zulässig, wo der Anmeldende selbst für den Inhalt der Firmenbuchanmeldung haftet (Pilgerstorfer in Artmann, UGB³ § 11 Rz 44).

Berufung auf erteilte Vollmacht

Rechtsanwälte, Notare und allenfalls auch Wirtschaftsprüfer und Steuerberater (siehe § 2 Abs 3 Z 2 und § 3 Abs 3 Z 2 idF des WTBG 2017, BGBl I 137/2017) berufen sich auf die ihnen erteilte Vollmacht.

Spezialvollmacht

Für Firmenbuchanmeldungen, betreffend den Wechsel bei GmbH-Gesellschaftern, ist die Vorlage einer Spezialvollmacht erforderlich (OLG Wien 18.9.2003, 28 R 33/03h; VdROe-FB-056-2009).

Rechtsanwälte und Notare müssen sich bei Firmenbuchanmeldungen hinsichtlich der Änderungen bei den GmbH-Gesellschaftern auf die Erteilung dieser „Spezialvollmacht“ berufen.

Beglaubigte oder unbeglaubigte Vollmacht?

Die Art der Vollmacht (beglaubigt oder unbeglaubigt) richtet sich danach, ob die Firmenbuchanmeldung der beglaubigten Form bedarf oder unbeglaubigt vorgenommen werden kann (§ 11 Abs 1 UGB iVm § 11 FBG).

Das heißt, die Gattungsvollmacht muss dann nicht vom Vollmachtgeber gerichtlich oder notariell beglaubigt unterfertigt werden, wenn es sich bei der betreffenden Firmenbuchanmeldung um eine „vereinfachte Anmeldung“ iSd § 11 FBG handelt.

Vertretungsunzulässigkeit bei vereinfachter GmbH-Gründung gem § 9a GmbHG

Die Anmeldung der Gesellschaft zur Eintragung im Firmenbuch bedarf abweichend von § 11 Abs 1 UGB nicht der beglaubigten Form, sondern hat in elektronischer Form auf eine Weise zu erfolgen, bei der die Identität des Gesellschafters zweifelsfrei festgestellt werden kann. Die Anmeldung erfolgt mit Bürgerkarte oder Handysignatur des Geschäftsführers über das Unternehmens-Service-Portal. Eine Vertretung des Geschäftsführers bei der Firmenbuchanmeldung der vereinfachten GmbH-Gründung gem § 9a GmbHG ist somit nicht zulässig.

Vertretungsunzulässigkeit bei Online-Firmenbuchanmeldungen eines Einzelunternehmers

Mit Inkrafttreten des GesDigG 2022 können nun Einzelunternehmer (fast alle) Firmenbuchanmeldungen vollkommen online sowie ohne gerichtlicher oder notarieller Beglaubigung über ein elektronisches Formular bei JustizOnline dem zuständigen Firmenbuchgericht übermitteln (siehe § 11 Abs 3 UGB).

Der Einzelunternehmer hat zur Antragstellung seinen eigenen elektronischen Identitätsnachweis (E-ID) iSd §§ 4 ff E-GovG zu verwenden (Handysignatur bzw Bürgerkarte), der unter anderem dem „Nachweis der eindeutigen Identität“ einer Person dient (vgl § 4 Abs 1 E-GovG). Nur der Unternehmer selbst und kein Bevollmächtigter kann das Online-Formular verwenden.

Sub- bzw Substitutionsvollmacht

Nur der Notar oder Rechtsanwalt, der auf einer Firmenbuchanmeldung als Einschreitervertreter aufscheint (siehe Briefkopf bzw die jeweilige Stampiglie) ist berechtigt, die Firmenbuchanmeldung und die betreffenden Unterlagen in elektronischer Form beim zuständigen Firmenbuchgericht einbringen.

Wird die Firmenbuchanmeldung jedoch durch eine andere Person (zB einen Erfüllungsgehilfen) elektronisch eingebracht, ist dies ein dem Fehlen einer Unterschrift auf einer Eingabe in Papierform gleichzuhaltender Formmangel gleichzusetzen und muss diese erteilte „Substitutionsvollmacht“ auf der Firmenbuchanmeldung ersichtlich sein (OLG Wien 25.2.2009, 28 R 31/09y; VdRÖ-FB-045-2009).