5.1 Merkmale und Rahmenbedingungen zu Daten aus dem ökologischen Bereich

Welche Daten sollen nun für die Nachhaltigkeitsberichterstattung zur Erhebung (allenfalls Berechnung), Erläuterung, Dokumentation, Archivierung und spätere Bearbeitung – also ins Datenmanagement – gelangen?

Bevor auf die Daten, die während der Nachhaltigkeitsberichterstattung zur Erhebung (allenfalls Berechnung), Erläuterung, Dokumentation, Archivierung und (spätere Bearbeitung) – also ins Datenmanagement – gelangen, eingegangen wird, sollen allerdings noch folgende damit verbundenen Merkmale und Rahmenbedingungen aufgezeigt werden:

Anders als zuvor bei den Daten aus der Unternehmenssteuerung liegen diese mangels bis dato zwingender Vorschriften oft nur teilweise oder gar nicht vor, bzw an Orten, wo sie nicht vermutet werden oder von wo sie bis dato nicht abgerufen wurden.
Falls derartige Daten aktuell bereits erhoben wurden/werden, sind die Datenquellen zumeist heterogen und/oder disloziert, sind verschiedene Personen und/oder Systeme damit befasst und besteht idR keine zentrale Dateneinspeisestelle, wo die Daten gesammelt und aufbereitet werden.
Oft ist es aber auch so, dass eine Reihe dieser Daten bereits in anderem Zusammenhang bzw im Zuge anderer Verpflichtungen erhoben werden (etwa für den Energieausweis, diverse Gebäudezertifikate, wie etwa LEED, BREAM, ÖGNI oÄ), sodass es nur einer geordneten Datenzusammenführung bedarf, was aufgrund der unterschiedlichen zum Einsatz kommenden Systeme und DV-Programme oft nur manuell erfolgen kann. Das hat vor allem Konsequenzen für die systematische Zusammenstellung des Berichtes und die weitere Bearbeitbarkeit.
In Praxi ist es zumeist so, dass die meisten der relevanten Daten von den Immobiliendienstleistern – zumeist den technischen Facility-Managern erhoben werden (können), da diese Zugang zu den erforderlichen technischen Einrichtungen, wie zB der Gebäudeleittechnik haben. Auch sind sie zumeist in Energiebeschaffungsvorgänge eingebunden, sodass sie dadurch ebenfalls Zugang zu den von den EVU bereitzustellenden Daten haben und diese managen können.

Praxistipp:

Seitens des Immobilieneigentümers – der Geschäftsführung der Eigentumsgesellschaft – sollte als dafür Verantwortlichem zunächst definiert werden, welche Berichtsbreite und -tiefe gewählt werden soll – vollständiges GRI Reporting (level „Kern“ oder „umfassend“), auszugsweises GRI Reporting, oder freie Berichtsgestaltung in Anlehnung an die GRI Standards. Es erübrigt sich festzustellen, dass das GRI Reporting „umfassend“ das höchste Berichtsniveau darstellt, was jedenfalls von den wesentlichsten Stakeholdern, wie zB den Mietern, den finanzierenden Banken, aber auch den Shareholdern der Eigentumsgesellschaften bzw, den Behörden und der öffentlichen Wahrnehmung sehr goutiert werden wird.

Allerdings sind damit auch die relativ höchsten Kosten verbunden, sofern es nicht gelingt, die Datenaufbereitung weitestgehen zu automatisieren. Auch ist zu bedenken, dass dieser hohe Level dann auch langfristig beibehalten werden muss, um ein imageschädigendes downgrading zu vermeiden. Man bedenke nur die negativen Erfahrungen von Unternehmen, die bei den ersten ISO-Zertifizierungen „best in class“ angestrebt haben um dann festzustellen, dass die damit verbunden Kosten den Nutzen nicht gerechtfertigt haben.

Die Risiken einer nur teilweisen oder gar freien Nachhaltigkeitsberichterstattung wurden oben bereits kurz angesprochen. Denn neben der möglichen negativen Sanktionen bzw der nicht Nutzbarkeit von positiven Konsequenzen kann auch der Zeitdruck, der dadurch entsteht, dass eine mangelhafte Berichterstattung nachgebessert werden muss, unerwünschte Probleme und vor allem auch Kosten verursachen.

In der praktischen Umsetzung wird es sinnvoll sein, eine zentrale Verantwortung – beispielsweise den Property- oder den Facility-Manager – für die Datensammlung und –aufbereitung zu bestimmen und per Dienstanweisung oder Vertrag zu verpflichten.