3.3 Sinnvolle Struktur für betriebliches Mahnwesen
Ist die Fälligkeit einer Rechnung überschritten, kommt es in der Regel zunächst zur betrieblichen Mahnung. Damit diese zeitnah erfolgt, muss eine Überwachung der Zahlungseingänge bzw der offenen Posten im Hinblick auf deren Fälligkeit erfolgen. Die meisten Rechnungslegungs- und Warenwirtschaftsprogramme bieten hierfür entsprechende Funktionen, sodass dieser Vorgang heutzutage mehr oder weniger automatisiert erfolgen kann. Ein straff organisiertes und konsequent betriebenes Mahnwesen innerhalb des Unternehmens kann die Außenstände erheblich reduzieren und zu schnelleren Zahlungseingängen führen. Die Organisation hängt naturgemäß vom Betrieb und vom Kundenkreis ab und ist dabei insbesondere auch auf die Fälligkeit der gelegten Rechnungen entsprechend Rücksicht zu nehmen. Für sofort fällige Rechnungen etwa empfiehlt sich in der Regel folgender Ablauf:
