8.1 Übersicht zur Kanzleiorganisation, Aktenführung, Fristenkontrolle
Thema | Kernaussage | Judikatur/Grundlage |
Allgemeine Berufspflichten | Der Rechtsanwalt muss übernommene Aufträge mit Eifer, Treue und Gewissenhaftigkeit ausführen sowie das anvertraute Geschäft ordnungsgemäß besorgen. | § 9 Abs 1, § 11 RAO |
Verschwiegenheit | Über anvertraute Angelegenheiten und beruflich bekannt gewordene Tatsachen ist Verschwiegenheit zu wahren, sofern die Geheimhaltung im Interesse der Partei liegt. | § 9 Abs 2 RAO |
Sorgfältige Kanzleiführung | Die Kanzlei ist mit Sorgfalt und Umsicht zu führen; dies umfasst insbesondere Organisation, Kontrolle und Aufsicht. | § 40 Abs 1 RL-BA |
Unterweisung und Beaufsichtigung | Kanzleiangestellte, Konzipienten, berufsfremde Gesellschafter und sonstige mit Kanzlei- oder Klientenangelegenheiten befasste Dritte sind ordnungsgemäß zu unterweisen und zu beaufsichtigen. | § 40 Abs 2 RL-BA |
Elektronische Datenverarbeitung | Die Organisations- und Aufsichtspflichten erstrecken sich auch auf jede Form der elektronischen Datenverarbeitung. | § 40 Abs 2 RL-BA |
Externe Dienstleister | Externe IT- oder sonstige Dienstleister dürfen nur unter Wahrung der anwaltlichen Verschwiegenheit und datenschutzrechtlichen Anforderungen eingesetzt werden. | § 10 Abs 3, § 40 Abs 2 RL-BA |
Überbindung der Verschwiegenheit | Die Verschwiegenheitspflicht ist sämtlichen Hilfskräften nachweislich vertraglich zu überbinden. | § 40 Abs 2 RL-BA |
Fremdgeld auf Anderkonto | Fremdes Geld ist grundsätzlich auf einem den geltenden Anderkontenbedingungen unterliegenden Anderkonto zu verwahren. | § 43 Abs 1 RL-BA |
Ausfolgung von Fremdgeld | Fremdgeld ist ohne unnötigen Verzug an den Berechtigten auszuzahlen; besteht ein Verwahrungsgrund, ist ein gesondertes RA-Anderkonto zu verwenden. | § 43 Abs 2 RL-BA |
Aufzeichnungen über Fremdgeld | Über Fremdgelder sind nachvollziehbare Aufzeichnungen zu führen, die jederzeit eine Rechnungslegung ermöglichen. | § 43 Abs 4 RL-BA |
Deckung der Anderkonten | Anderkonten müssen – abzüglich Spesen und zuzüglich Zinsen – zumindest die Summe der anvertrauten Fremdgelder aufweisen. | § 43 Abs 4 RL-BA |
Immobilientreuhand | Bei treuhändiger Abwicklung von Immobilientransaktionen sind die jeweils geltenden allgemeinen Anderkontenbedingungen zu beachten. | § 43 RL-BA |
Kontrolle der Anderkonten | Den von der Rechtsanwaltskammer bestellten, verschwiegenheitspflichtigen Prüfern sind Einsicht in Anderkonten und Unterlagen sowie Auskünfte zu gewähren. | § 23 RAO; § 43 RL-BA |
Geldwäscheprävention | Rechtsanwälte haben die gesetzlichen Pflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung einzuhalten. | §§ 8a ff RAO |
Organisationsverschulden | Eine Haftung wegen Organisationsverschuldens wird nur vermieden, wenn klare Zuständigkeiten und wirksame Kontrollabläufe bestehen. | 11 Bkd 2/08 |
Zuständigkeit für Fristen | Es muss eindeutig feststehen, welche Kanzleikraft zu welchem Zeitpunkt ausschließlich für die Fristenkontrolle zuständig ist. | Allgemeine Organisationspflicht |
Löschung von Fristen | Eine Frist darf nicht allein aufgrund der Mitteilung einer anderen Bürokraft gelöscht werden; erforderlich sind Akteneinsicht oder eine konkrete Anweisung des sachbearbeitenden Anwalts. | Allgemeine Organisationspflicht |
Ausgangskontrolle | Fristgebundene Schriftsätze müssen so organisiert werden, dass sie rechtzeitig gefertigt und beim zuständigen Gericht eingebracht werden. | Allgemeine Organisationspflicht |
Allabendliche Kontrolle | Eine wirksame Ausgangskontrolle umfasst die selbstständige tägliche Überprüfung offener und als erledigt vorgemerkter Fristen anhand des Fristenkalenders und gegebenenfalls des Handakts. | Allgemeine Organisationspflicht |
Laufende Systemkontrolle | Auch ein zunächst funktionierendes Kanzleiorganisationssystem muss laufend kontrolliert werden. | 11 Bkd 2/08 |
Zweigniederlassung | Elektronische Kommunikationsmittel ersetzen keine permanente Kanzleiorganisation am Ort einer Zweigniederlassung einschließlich Aufsicht über dort tätiges Personal. | RS0112906 |
GrESt-Selbstberechnung | Wiederholte verspätete Anmeldungen, Zahlungsverzögerungen und Fehlüberweisungen können grobe Fahrlässigkeit begründen und den Entzug der Selbstberechnungsbefugnis rechtfertigen. | BFG RV/5100683/2023 |
Weiterleitung von Klientengeldern | Klientengelder sind verlässlich und ohne unangemessene Verzögerung weiterzuleiten; Verzögerungen über zwei Monate sind jedenfalls unzulässig. | RS0055213 |
Vermeidung von Doppelvertretungen | Die Kanzleiorganisation muss sicherstellen, dass bestehende Vertretungsverhältnisse evident sind und Mandatskollisionen erkannt werden. | RS005008 |
Doppelvertretung in Kanzleigemeinschaften | Ein Kanzleipartner haftet nicht allein wegen der Gesellschaftsform für eine Doppelvertretung des anderen, wohl aber bei fehlenden Kollisionskontrollen oder erkennbarem Konflikt. | RS0113207; 11 Bkd 2/02 |
Standesrecht in der Gesellschaft | In einer anwaltlichen GesbR gelten Standespflichten grundsätzlich für alle Mitglieder der Kanzleigemeinschaft; dies kann auch zusammenhängende Rechtssachen betreffen. | 16 Bkd 14/00 |
Aktenführung | Akten sind so zu führen, dass insbesondere Anschrift und Anschriftsänderungen des Klienten im Handakt ohne besonderen Aufwand ersichtlich bleiben. | RS0055502 |
Aktenevidenz | Jede Rechtssache sollte durch Kalendervormerke evident gehalten werden, damit kein Akt in Vergessenheit gerät und keine Verzögerungen entstehen. | Allgemeine Organisationspflicht |
Bedeutung des Fristenwesens | Das Fristenwesen gehört zu den zentralen Bereichen der anwaltlichen Kanzleiorganisation; die Verantwortung dafür trägt der Rechtsanwalt persönlich. | EF 66.328 |
Belehrung über Fristen | Fristen sind evident zu halten; Klienten sind über drohende Verfristungen aufzuklären. | AnwBl 1992, 428 |
Unbefristete Eingaben | Auch die sorgfaltswidrige Verzögerung einer nicht fristgebundenen Eingabe kann schadenersatzpflichtig machen. | ecolex 1992, 19 |
Eintragung von Fristen | Fristberechnung, Vermerk im Handakt, Eintragung im Fristenkalender und Quittierung müssen unverzüglich und in engem zeitlichen Zusammenhang erfolgen. | VersR 2003, 1460 |
Stichprobenkontrollen | Auch bei erfahrenen und verlässlichen Kanzleikräften muss der Rechtsanwalt Fristvormerke zumindest stichprobenartig kontrollieren. | EFSlg 98.194 |
Unrichtige Fristvormerke | Das Übersehen eines unrichtigen Fristvermerks durch den Rechtsanwalt überschreitet regelmäßig einen bloß minderen Grad des Versehens. | EFSlg 98.197 |
Umfang der Kontrolle | Die Kontrolldichte richtet sich nach Dauer und bisheriger Verlässlichkeit der Tätigkeit der Kanzleikraft; bei langjähriger Bewährung können Stichproben genügen. | EFSlg 98.196 |
Fehler von Kanzleikräften | Ein einmaliger, trotz guter Organisation und bewährter Kanzleikraft unterlaufener Fehler kann entschuldbar sein und eine Wiedereinsetzung ermöglichen. | RS0101310; RS0036813 |
Hoher Arbeitsanfall | Bei außergewöhnlichem Arbeitsdruck kann ein einzelnes, auch bei sorgfältiger Organisation nicht völlig vermeidbares Versehen leichte Fahrlässigkeit darstellen. | EFSlg 90.892 |
Postaufgabe | Der Anwalt darf grundsätzlich darauf vertrauen, dass eine für einen bestimmten Tag konkret angeordnete, bloß manipulative Postaufgabe durchgeführt wird. | RS0122717 |
Kontrolle im ERV | Für fristgebundene elektronische Eingaben ist ein wirksames Kontrollsystem erforderlich; fehlt dieses, kommt keine Wiedereinsetzung in Betracht. | 14 Os 93/18 |
Elektronischer Fristenkalender | Bei Friständerungen muss sichergestellt sein, dass die alte Frist nicht gelöscht wird, bevor die neue Frist erfasst ist. | VersR 2006, 811 |
Endkontrolle bei EDV-Fristen | Eingaben in einen elektronischen Fristenkalender sind durch eine geeignete Endkontrolle, etwa einen Ausdruck der Einzelvorgänge, abzusichern. | VersR 2006, 811 |
EDV-Störfälle | Ein zusätzlicher Papierkalender ist bei fachgerecht betriebenem EDV-System nicht zwingend; es braucht aber ein funktionierendes Konzept für Störungen und Datenzugriff. | VersR 1997, 257; VersR 1999, 1385 |
Servicevertrag für Fristensoftware | Der Anwalt muss organisatorisch und erforderlichenfalls vertraglich sicherstellen, dass die Servicefirma Störungen unverzüglich behebt oder gespeicherte Fristen ausgibt. | VersR 1997, 257; VersR 1999, 1385 |
Krankheit des Rechtsanwalts | Krankheit allein rechtfertigt keine Wiedereinsetzung; relevant ist sie nur bei vollständigem Verlust der Dispositionsfähigkeit, sodass auch keine Vertretung organisiert werden kann. | RS0116013 |
Grobes Verschulden bei Fristbeginn | Grobes Verschulden liegt vor, wenn der Anwalt bei mehreren möglichen Fristbeginnterminen keine klare Anleitung zur Fristberechnung erteilt. | RS0077486 |
Schutz vor menschlichem Versagen | Die Kanzleiorganisation muss nachvollziehbare Kontrollmöglichkeiten schaffen, damit insbesondere fristauslösende Schriftstücke nicht außer Evidenz geraten. | 1 Ob 119/17g |
Fehlerausschließende Organisation | Die Organisation muss darauf ausgerichtet sein, Unzulänglichkeiten durch menschliches Versagen nach Möglichkeit auszuschließen. | VwGH 2001/14/0140 |
Eigenfehler des Rechtsanwalts | Fehler des Rechtsanwalts selbst bei der Fristenhandhabung sind grundsätzlich kein bloß minderer Grad des Versehens. | 14 Os 62/10i |
Falsche Eingangsstampiglie | Ein einmaliges falsches Datieren durch eine langjährig verlässliche Kanzleikraft kann ein unvorhersehbares, entschuldbares Versehen sein. | 11 Os 13/10m |
Organisation des WebERV | Die Kanzlei muss einen täglichen Abruf des ERV oder zumindest die Dokumentation des Sendeberichts elektronisch übermittelter Entscheidungen gewährleisten. | RS0125861 |
