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Dokument-ID: 1084667
COVID-19: Virtuelle Gesellschafterversammlung (befristet bis 31.12.2021)
- Als Maßnahme gegen die SARS-CoV-2 Pandemie wurde mit dem COVID-19-GesG die (vorerst bis 31.12.2021 befristete) Möglichkeit geschaffen, Gesellschafterversammlungen, die an und für sich die Anwesenheit der Teilnehmer erfordern würden, als „virtuelle Versammlungen“ digital abzuhalten.
- Die virtuelle Abhaltung setzt voraus, dass:
- Die Teilnahme von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung (gängige Videokonferenz-Software) möglich ist
- Die Teilnehmer in Echtzeit an der virtuellen Versammlung teilnehmen können
- Sich die Teilnehmer jederzeit Wort zu melden (zB um Beschlussanträge zu stellen) und an Abstimmungen teilnehmen können
- Ausnahmsweise ist auch eine rein akustische Zweiweg-Verbindung (zB in Form einer Telefonkonferenz) zulässig, wenn einzelne, jedoch höchstens die Hälfte der Teilnehmer nicht über die technischen Einrichtungen für eine akustische und optische Zweiweg-Verbindung verfügt oder diese Einrichtungen nicht nutzen will.
- Im Vorfeld einer virtuellen Versammlung sind folgende Schritte notwendig:
- Entscheidung über die virtuelle Abhaltung unter angemessener Berücksichtigung der Interessen der Gesellschaft und der teilnehmenden Gesellschafter
- Auswahl der geeigneten Kommunikationsmittel
- Einberufung der virtuellen Versammlung unter Angabe der organisatorischen und technischen Voraussetzungen der Teilnahme (zB welche Software verwendet wird oder wie sich die Teilnehmer in die virtuelle Versammlung „einwählen“ können)
- Bestehen während der Teilnahme an der virtuellen Versammlung Zweifel an der Identität eines Teilnehmers, so hat die Gesellschaft geeignete Maßnahmen zur Identitätsprüfung zu setzen.
- Notarielle Amtshandlungen, die im Rahmen einer virtuellen General- oder Hauptversammlung notwendig sind (insb notarielle Protokollierung), können ebenfalls virtuell durchgeführt werden.
