Früherkennung auffälliger buchhalterische Vorgänge

Das Belegdatum und das Datum des Geschäftsjahres stimmen nicht überein (es liegt entweder vor der Geschäftsperiode oder nach der Geschäftsperiode).

Überprüfung, ob eine periodengerechte Abgrenzung erfolgt ist bzw ob es zu möglichen Ergebnisverschiebungen gekommen ist (Bonussteuerung von Mitarbeitern).

Buchungen, welche ohne Buchungstext durchgeführt wurden

In der Praxis tritt dieser Fall leider sehr häufig auf. Daher ist oft die Buchhaltung entsprechend anzuhalten, den Buchungen auch einen nachvollziehbaren Text beizufügen.

Buchungen mit auffälligen Buchungstexten

Hier wird versucht, anhand von Textmerkmalen kritische bzw malversive Buchungen zu identifizieren. Oft hinterlassen frustrierte Buchalter derartige Spuren im System, um sich auch entsprechend abzusichern. Es kann beispielsweise nach Texten wie „Weisung; Anweisung; Storno; Stiftung; Trust; Offshore“ bzw Namen von leitenden Angestellten etc gesucht werden.

Buchungen an Sonn- und Feiertagen

Sollte es nicht der Unternehmenskultur entsprechen, sind derartige Buchungen ein möglicher Hinweis auf unrechtmäßige Vorgänge. Systembedingte Buchungen (sog Batchläufe) sind von dieser Analyse im Regelfall auszunehmen.

Buchungen zu ungewöhnlichen Uhrzeiten

Wie oben hängt es auch hier von der Unternehmenskultur ab, wann Mitarbeiter überhaupt tätig sein sollten. Systembedingte Buchungen sind in der Regel ebenfalls von dieser Analyse auszunehmen.

Ungewöhnlich hohes Buchungsvolumen eines Users

Tätigt ein User am Tag bzw über das Jahr etc gesehen ungewöhnlich viele Buchungen, so kann dies ua bedeuten, dass mehrere User dieselbe Userkennung besitzen. Dies kann auch zu Verschleierungshandlungen genutzt werden.

Ungewöhnlich wenige Buchungen mit einem hohen Buchungsvolumen

Setzt ein User sehr wenige Buchungen in Kombination mit einem hohen Buchungsvolumen ab, so sind diese jedenfalls genauer zu analysieren.

Buchungen ohne Userkennzeichnung

Werden Buchungen getätigt, in welchen der User der Buchung nicht hinterlegt ist, ist dies als besonders kritisch anzusehen. Einerseits sollte das System das nicht zulassen. Andererseits sind diese Buchungen hochkritisch, da nicht nachvollzogen werden kann, wer möglicherweise malversive Buchungen abgesetzt hat.

Buchungen auf gesperrte Konten

Oft gelegte Praxis im Rahmen von malversiven Handlungen ist es, sich gesperrter Konten zu bedienen, indem man diese kurzfristig bebuchbar macht und dann sofort wieder sperrt.

Ungewöhnliche Buchungskombinationen

Hierzu zählen Buchungen, welche, von der Logik einer Buchhaltung abgeleitet, den ersten Anschein nach Sinn machen, wie beispielsweise direkte Geldbewegungen zwischen Liferanten und Kunden bzw Abgänge von Geldkonten gegen Erfolgskonten.

Lücken im Belegnummernkreis

Auch in elektronischen Buchhaltungssystemen sind Buchungen mit einer fortlaufenden Belegnummerierung zu versehen. Sollten in den Belegnummernsystemen Lücken vorhanden sein, so ist dies als kritisch zu betrachten und es kann darüber hinaus auch zu steuerrechtlichen Problemen führen.

Analyse von CPD bzw Sammelkonten

CPD bzw Sammelkonten eignen sich perfekt, um malversive Handlungen zu verschleiern. Daher sind insbesondere derartige Konten zu analysieren und zumindest Buchungen ab einer zu definierenden Wertgrenze stichprobenhaft zu überprüfen.

Direkte Buchungen zwischen Aufwand- und Bankkonten

Auch diese Methode eignet sich, malversive Zahlungsströme zu verschleiern. Die Vorgehensweise ist dabei wie bei den CPD-Konten dargestellt zu wählen.

Buchungen mit einem Transaktionsvolumen knapp unter Approbationsgrenzen

Identifizierung von Smurfing-Buchungen (Um Genehmigungsprozesse zu umgehen, teilt man Transaktionen auf mehrere Teilbeträge auf).

Belegdatum liegt nach dem Buchungsdatum

Ein Vorgang, der eigentlich nicht möglich sein sollte. Daher sind derart identifizierte Rechnungen zu prüfen.

Erfassungsdatum liegt vor dem Belegdatum

Auch dies sollte nicht möglich sein, dafür gibt es aber eine Vielzahl von praktischen Gründen (wie beispielsweise Dauerbelege).

Buchungen auf runde Beträge lautend

Buchungen von runden Beträgen beinhalten ein erhöhtes Betrugsrisiko, da diese in der Geschäftswelt eher seltener vorkommen (zumindest abgestellt auf eine bestimmte Wertgrenze).

Lieferanten/Kunden mit gleichlautenden Bankverbindungen

Neben dem Effekt, dass man ua durch diese Analyse Doppelerfassungen von Lieferanten identifiziert, kann es auch ein Hinweis auf Smurfing-Aktivitäten sein.

Kurzfristige Änderung von Bankdaten

Diese sind im Log-File des Systems abfragbar und sind ein Hinweis darauf, dass Geldbeträge umgeleitet werden.

Abgleich der Lieferanten – Kundenbankdaten mit den Bankdaten der Mitarbeiter

Identifizierung möglicher Scheinlieferanten

Lieferanten und Kunden mit Postfachadressen

Hinweis auf mögliche Schmiergeldzahlungen udgl

Lieferanten mit gleichlautender UID-Nummer

Wie oben

Eingangsrechnung ohne entsprechenden Auftrag

Hinweis auf Management-Overrule bzw zumindest darauf, dass Prozesse nicht richtig eingehalten werden

Rasche Rechnungstilgung

Unternehmen streben danach, Zahlungsziele optimal auszunützen. Daher sind rasche Zahlungen nach Rechnungserhalt als ungewöhnlich einzustufen.

Ungewöhnliche Zahlungsziele

In der Regel verfügen Unternehmen über fix definierte Zahlungsziele. Entsprechende Abweichungen sind daher ein Indikator für mögliche Manipulationen.