Gesellschaftsvertragliche Klauseln – Aufsichtsrat

A) Obligatorische gesetzliche Aufsichtsratspflicht

1. Die Gesellschaft ist gem § 29 GmbHG verpflichtet, einen Aufsichtsrat einzurichten.
2. Der Aufsichtsrat besteht aus mindestens drei, höchstens sechs gewählten Mitgliedern.
3. Sobald die gesetzlich für das Bestehen eines Aufsichtsrates vorgesehenen Voraussetzungen nicht mehr gegeben sind, hat der Aufsichtsrat zu entfallen. Die Generalversammlung kann ungeachtet dessen beschließen, dass die Gesellschaft fakultativ einen Aufsichtsrat eingerichtet, ohne dass eine entsprechende Verpflichtung besteht.
4. Solange ein Aufsichtsrat besteht, gelten die folgenden Bestimmungen:
   • Die Aufsichtsratsmitglieder werden, falls sie nicht für eine kürzere Funktionsperiode gewählt werden, für die Zeit bis zur Beendigung der Generalversammlung gewählt, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr beschließt; dabei wird das Geschäftsjahr, in dem gewählt wird, nicht mitgerechnet. Diese Regelung gilt nicht für den ersten Aufsichtsrat der Gesellschaft.
   • Ein Aufsichtsratsmitglied kann seine Funktion jederzeit unter Einhaltung einer vierwöchigen Kündigungsfrist durch eingeschriebenen Brief an den Vorsitzenden des Aufsichtsrates zurücklegen.
   • Der Aufsichtsrat wählt jährlich im Anschluss an die ordentliche Generalversammlung aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und einen (zwei) Stellvertreter.
   • Alternativ dazu: Der Aufsichtsrat wählt in seiner ersten Sitzung aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und zwei Stellvertreter. Die Wahl gilt für die ganze Funktionsperiode der Gewählten.
   • Erhält bei dieser Wahl keiner der Vorgeschlagenen die absolute Stimmenmehrheit, gilt derjenige als gewählt, auf den die meisten Stimmen entfallen sind. Bei Stimmengleichheit entscheidet das Los.
   • Der Vorsitzende und die Stellvertreter können diese ihre Funktionen jederzeit unter Einhaltung einer vierwöchigen Frist durch eingeschriebenen Brief an den Aufsichtsrat zurücklegen, auch ohne dass sie gleichzeitig aus dem Aufsichtsrat ausscheiden.
   • Scheidet der Vorsitzende oder ein Stellvertreter aus dem Aufsichtsrat aus, hat der Aufsichtsrat unverzüglich die Neuwahl des Vorsitzenden (Stellvertreters) vorzunehmen.
   • Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse in Sitzungen, die vom Vorsitzenden oder einem Stellvertreter nach Bedarf durch eingeschriebene Briefe an alle Aufsichtsratsmitglieder unter Einhaltung einer mindestens siebentägigen Einberufungsfrist einzuberufen sind. In dringenden Fällen kann jedes Aufsichtsratsmitglied die Einberufung einer Sitzung unter Angabe der Gründe verlangen.
   • Die Geschäftsführer haben an den Sitzungen des Aufsichtsrates teilzunehmen. Die Teilnahme gesellschaftsfremder Personen ist nur in besonderen Ausnahmefällen (Sachverständige, Auskunftspersonen, Abschlussprüfer und ähnliche) auf Anordnung des Vorsitzenden der Sitzung gestattet.
   • Über die Beratungen und Beschlüsse des Aufsichtsrates ist ein Protokoll zu führen, das vom Vorsitzenden der Sitzung und dem von diesem zu bestimmenden Schriftführer zu unterfertigen ist.
   • Für Beschlüsse des Aufsichtsrates genügt, soweit das Gesetz oder der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt, die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Leiters der Sitzung (alternativ: des Vorsitzenden) den Ausschlag.
   • Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens drei Mitglieder anwesend sind.
   • Beschlussfassungen im schriftlichen Weg sind zulässig, wenn es der Vorsitzende anordnet und kein Mitglied diesem Verfahren widerspricht.
   • Ein Aufsichtsratsmitglied kann ein anderes Aufsichtsratsmitglied schriftlich mit seiner Vertretung bei einer einzelnen Sitzung betrauen; das vertretene Aufsichtsratsmitglied ist bei der Feststellung der Beschlussfähigkeit einer Sitzung nicht mitzuzählen. Das Recht, den Vorsitz zu führen, kann nicht übertragen werden.
   • (Alternativ dazu: Ein Aufsichtsratsmitglied kann auch eine nicht dem Aufsichtsrat angehörende Person zur Teilnahme an einer einzelnen Sitzung ermächtigen. Es kann durch diese auch schriftliche Stimmabgaben überreichen lassen.)
   • Der Aufsichtsrat kann aus seiner Mitte Ausschüsse bestellen, die seine Verhandlungen und Beschlüsse vorbereiten, die Ausführung seiner Beschlüsse überwachen oder bestimmte, ihnen vom Aufsichtsrat besonders zugewiesene Entscheidungsbefugnisse übernehmen.
   • Jeder Ausschuss hat aus mindestens drei Aufsichtsratsmitgliedern bestehen, unter denen sich der Vorsitzende des Aufsichtsrates oder einer seiner Stellvertreter zu befinden hat.
   • Willenserklärungen des Aufsichtsrates und seiner Ausschüsse sind vom Vorsitzenden des Aufsichtsrates, im Fall seiner Verhinderung von seinem Stellvertreter abzugeben.
   • Die Aufsichtsratsmitglieder erhalten neben dem Ersatz ihrer Auslagen ein Sitzungsgeld für jede Sitzung und eine Aufwandsentschädigung. Die Höhe des Sitzungsgeldes und der Aufwandsentschädigung wird durch Beschluss der Generalversammlung bestimmt.
   • Folgende Geschäfte dürfen die Geschäftsführer nur nach schriftlicher Zustimmung des Aufsichtsrates vornehmen:
     1. Der Erwerb und die Veräußerung von Beteiligungen (§ 228 UGB) sowie der Erwerb, die Veräußerung und die Stillegung von Unternehmen und Betrieben, soweit ein Betrag von EUR 50.000,– überschritten wird
     2. Der Erwerb, die Veräußerung und die Belastung von Liegenschaften, soweit dies nicht zum gewöhnlichen Geschäftsbetrieb gehört, soweit ein Betrag von EUR 50.000,– überschritten wird
     3. Die Errichtung und die Schließung von Zweigniederlassungen
     4. Investitionen, die Anschaffungskosten von EUR 50.000,– im Einzelnen und insgesamt in einem Geschäftsjahr EUR 500.000,– übersteigen
     5. Die Aufnahme von Anleihen, Darlehen und Krediten, die EUR 50.000,– im Einzelnen und insgesamt in einem Geschäftsjahr übersteigen
     6. Die Gewährung von Darlehen und Krediten, soweit sie nicht zum gewöhnlichen Geschäftsbetrieb gehört, soweit ein Betrag von EUR 50.000,– überschritten wird
     7. Die Aufnahme und Aufgabe von Geschäftszweigen und Produktionsarten
     8. Die Festlegung allgemeiner Grundsätze der Geschäftspolitik
     9. Die Festlegung von Grundsätzen über die Gewährung von Gewinn- oder Umsatzbeteiligungen und Pensionszusagen an Geschäftsführer und leitende Angestellte iSd § 80 Abs 1 des AktG
     10. Der Abschluss von Verträgen mit Mitgliedern des Aufsichtsrats, durch die sich diese außerhalb ihrer Tätigkeit im Aufsichtsrat gegenüber der Gesellschaft oder einem Tochterunternehmen (§ 228 Abs 3 UGB) zu einer Leistung gegen ein nicht bloß geringfügiges Entgelt verpflichten. Dies gilt auch für Verträge mit Unternehmen, an denen ein Aufsichtsratsmitglied ein erhebliches wirtschaftliches Interesse hat
     11. Die Übernahme einer leitenden Stellung (§ 80 Aktiengesetz 1965) in der Gesellschaft innerhalb von zwei Jahren nach Zeichnung des Bestätigungsvermerks durch den Abschlussprüfer, durch den Konzernabschlussprüfer, durch den Abschlussprüfer eines bedeutenden verbundenen Unternehmens oder durch den den jeweiligen Bestätigungsvermerk unterzeichnenden Wirtschaftsprüfer sowie eine für ihn tätige Person, die eine maßgeblich leitende Funktion bei der Prüfung ausgeübt hat, soweit dies nicht gem § 271c UGB untersagt ist.