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Dokument-ID: 1084657
COVID-19: Virtuelle General- und Hauptversammlungen, Aufsichtsratssitzungen (befristet bis 31.12.2021)
- Als Maßnahme gegen die SARS-CoV-2 Pandemie wurde mit dem COVID-19-GesG die (vorerst bis 31.12.2021 befristete) Möglichkeit geschaffen, Gesellschafterversammlungen (Generalversammlungen bei GmbHs und Hauptversammlungen bei AGs) und Aufsichtsratssitzungen, die an und für sich die Anwesenheit der Teilnehmer erfordern würden, als „virtuelle Versammlungen“ digital abzuhalten.
- Die virtuelle Abhaltung setzt voraus, dass
- die Teilnahme von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung (gängige Videokonferenz-Software) möglich ist,
- bei der Hauptversammlung einer AG kann alternativ auch eine akustische und optische Einweg-Verbindung vorgesehen werden, solange sichergestellt ist, dass sich die Teilnehmer auf andere Art zu Wort melden (zB durch eine „Chatfunktion“ der verwendeten Software) und an Abstimmungen (zB im Wege einer Fernabstimmung) teilnehmen können,
- die Teilnehmer in Echtzeit an der virtuellen Versammlung teilnehmen können und
- sich die Teilnehmer jederzeit Wort zu melden (zB um Beschlussanträge zu stellen) und an Abstimmungen teilnehmen können.
- Ausnahmsweise ist auch eine rein akustische Zweiweg-Verbindung (zB in Form einer Telefonkonferenz) zulässig, wenn einzelne, jedoch höchstens die Hälfte der Teilnehmer nicht über die technischen Einrichtungen für eine akustische und optische Zweiweg-Verbindung verfügt oder diese Einrichtungen nicht nutzen will.
- Im Vorfeld einer virtuellen Versammlung sind folgende Schritte notwendig:
- Entscheidung über die virtuelle Abhaltung durch das einberufende Organ (zB Geschäftsführung oder Vorstand) unter angemessener Berücksichtigung der Interessen der Gesellschaft und der teilnehmenden Gesellschafter;
- Auswahl der geeigneten Kommunikationsmittel durch das einberufende Organ (zB Geschäftsführung oder Vorstand);
- Einberufung der virtuellen Versammlung unter Angabe der organisatorischen und technischen Voraussetzungen der Teilnahme (zB welche Software verwendet wird oder wie sich die Teilnehmer in die virtuelle Versammlung „einwählen“ können).
- Bestehen während der Teilnahme an der virtuellen Versammlung Zweifel an der Identität eines Teilnehmers, so hat die Gesellschaft geeignete Maßnahmen zur Identitätsprüfung zu setzen.
- Notarielle Amtshandlungen, die im Rahmen einer virtuellen General- oder Hauptversammlung notwendig sind (insb notarielle Protokollierung), können ebenfalls virtuell durchgeführt werden.
