1.2.4 Auskunft nach Art 15 DSGVO im Detail

Auskunftsrecht gem Art 15 DSGVO

• Auskunftsrecht für:
  • Ganz oder teilweise automatisiert verarbeitete Daten
  • Manuelle Dateisysteme
• Zweistufige Ausgestaltung des Auskunftsrechts nach Art 15 DSGVO
  • Anspruch für jede natürliche Person ohne weitere Voraussetzung
  • Bestätigung für die betroffene Person, ob personenbezogene Daten, die sie betreffen, verarbeitet werden
  • Falls keine Daten über die betroffene Person verarbeitet oder personenbezogene Daten anonymisiert werden, weshalb der Personenbezug nicht mehr herstellbar ist:
    • Recht der betroffenen Person auf Negativauskunft
  • Falls der Verantwortliche personenbezogene Daten der betroffenen Person verarbeitet, hat der Betroffene das Recht, Auskunft (in elektronischer Form) über Folgendes zu erhalten:
    • Verarbeitungszwecke
    • Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
    • Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber welchen diese Daten offengelegt wurden oder noch werden, insb bei Empfängern in Drittländern oder internationalen Organisationen (EuGH C-154/21, RW/Österreichische Post AG: konkrete Empfänger sind zu nennen, sofern identifizierbar)
    • Geplante Speicherdauer oder Kriterien für deren Festlegung
    • Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung
    • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
    • Herkunft der Daten, wenn diese nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden
    • Das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschl Profiling gem Art 22 Abs 1 und 4 DSGVO mit aussagekräftigen Informationen über Logik, Tragweite und Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung
    • Geeignete Garantien bei Datenübermittlung in Drittländer oder an internationale Organisationen (Art 46 DSGVO)
  • Gem Art 15 Abs 3 DSGVO hat der Verantwortliche eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung zu stellen (EuGH C-487/21, DSB/CRIF: „Kopie“ bedeutet eine getreue Wiedergabe, nicht zwingend die Herausgabe ganzer Dokumente, es sei denn, dies ist für die Verständlichkeit erforderlich).
  • Es ist sicherzustellen, dass die Kopie alle relevanten personenbezogenen Daten umfasst, jedoch keine Daten Dritter enthält, es sei denn, dies ist für die Verständlichkeit notwendig (Art 15 Abs 4 DSGVO).
  • Format der Antwort:
    • Erteilung der Auskunft in einer prägnanten, transparenten, verständlichen und leicht zugänglichen Form sowie in klarer und einfacher Sprache (Art 12 Abs 1 DSGVO)
    • Elektronische Anträge sind in der Regel elektronisch zu beantworten, sofern nicht anders gewünscht.
    • Fernzugang: Falls möglich ist ein sicherer Online-Zugang zu den personenbezogenen Daten anzubieten (Erwägungsgrund 63 DSGVO)
  • Frist:
    • Unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags der betroffenen Person
    • Verlängerung um max zwei Monate möglich (abhängig von der Komplexität des Antrags bzw bei einer großen Anzahl von Anträgen)
    • Die Fristverlängerung, einschl der Gründe für die Verzögerung, muss der betroffenen Person innerhalb eines Monats mitgeteilt werden.
    • Archivierung der Unterlagen aufgrund der in Art 5 Abs 2 DSGVO normierten Nachweis- und Rechenschaftspflicht erforderlich
    • Speicherdauer: idR 3 Jahre (auch im Fall einer Negativauskunft)
  • Die Geltendmachung des Auskunftsrechts ist durch den Verantwortlichen möglichst einfach zu gestalten.
  • Die Schriftlichkeit des Antrags ist gesetzlich nicht vorgeschrieben – diese darf somit auch nicht verlangt werden (telefonisch eingebrachtes Auskunftsbegehren ist ebenso zu bearbeiten; bei berechtigten Zweifeln an der Identität des Betroffenen, können aber gem Art 12 Abs 6 DSGVO zusätzliche Informationen angefordert werden, wie etwa eine Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises).
  • Mündliche Auskunftserteilung mit Zustimmung der betroffenen Person möglich, jedoch ist hierbei eine Protokollierung zur Erfüllung der in Art 5 Abs 2 DSGVO normierten Nachweis- und Rechenschaftspflicht zu empfehlen.