3.1 Digital Workplace und Datenschutz

Digitalisierung verändert Unternehmen

Unternehmen versprechen sich viel von den Digital Workplaces:

Flexible Zu- und Abbuchung von Arbeitsplätzen
Schnelle Verfügbarkeit und Anpassung von IT-Ressourcen
Höhere Mobilität der Arbeitnehmer
Problemlose Eingliederung in bestehende Strukturen
Deutliche Entlastung der IT-Abteilung zugunsten von Strategiethemen
Verringertes Risiko für Datenverlust durch zentrale Speicherung
Weniger Kosten und Aufwand für Systempflege
Kostengünstigere Endgeräte (Laptop, Smartphone und Tablet) nutzbar wegen ausgelagerter Rechenleistung
Gleiche Benutzeroberfläche auf allen Endgeräten durch mobiles Arbeiten in der Cloud
Bestellung zusätzlicher Applikationen und Services durch den Anwender über ein Self-Service-Portal

Digitalkompetenzen fehlen: Doppeltes Risiko ist die Folge

Leider fehlen vielfach die entsprechenden Fachkräfte, um die Digitalisierung wie gewünscht voranzubringen. Nicht nur die erhofften wirtschaftlichen Vorteile der Digitalisierung können dadurch nicht im vollen Umfang erzielt werden. Auch für den Datenschutz hat der Fachkräftemangel deutliche Folgen, denn die Technologien sind verfügbar und werden vielfach genutzt, ohne dass die Fachkenntnisse vorliegen.

Ohne digitalen Datenschutz und Datensicherheit geht es nicht

Jedes zweite Unternehmen in Deutschland wollte schon 2017 virtuelle IT-Arbeitsplätze aus der Public Cloud und damit Digital Workplaces bereitstellen, so die IDC-Studie „Advanced Workplace Strategies in Deutschland 2016”. Das Motto lautet „Any Place, Any Time”. Technisch bedeutet dies eine geräteunabhängige Bereitstellung von Applikationen und Dokumenten. Jeweils 45 Prozent der befragten IT-Entscheider wollen laut IDC durch den Digital Workplace den Anwender-Support sowie die Zugriffsrechte vereinfachen. Dieser Trend wurde durch die jüngsten Ereignisse und die damit einhergehende Verbreitung der dezentralen Arbeit im „Homeoffice“ nur noch weiter verstärkt.

Dabei darf aber nicht vergessen werden, dass eine möglichst einfache Zugriffsmöglichkeit auf Daten und Dokumente von jedem beliebigen Gerät aus schnell zu einem Datenschutzproblem werden kann, wenn die technisch-organisatorische Umsetzung und die Datensicherheit nicht stimmen.

Datenrisiken und Sicherheit am Digital Workplace

Risiken am digitalen Arbeitsplatz

Die Gefahren bei der Nutzung von Digital Workplaces sind:

Ungewollter Datenabfluss/Datenpanne durch versehentliche Datenfreigaben
Verletzung der internen Sicherheitsrichtlinien
Fehlende Datensicherung für lokal gespeicherte Daten
Mangelnde Verfügbarkeit durch Systemausfall, unzureichende Bandbreite
Veraltete und falsche Berechtigungen und Rollen bei den Nutzern
Abhängigkeit vom Dienstleister (Lock-in-Effekt)

Lösungen für das Digital Workplace Management

Verschiedene Anbieter und Lösungen haben sich des Managements der Digital Workplaces angenommen und bieten zudem Funktionen für die Datensicherheit bei digitalen Arbeitsplätzen. Je nach Anbieter sehen solche Lösungen vor:

Eine integrierte Lösung zur Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), die private Smartphones und Tablets als Authentifizierungs-Tokens verwendet
Single-Sign-on-Zugriff auf Web-, Native-Mobile- oder Windows-Anwendungen des Unternehmens
Verhinderung des Tracking und Reporting von sensiblen Informationen wie GPS, Geräte-Kennzeichen und persönliche Anwendungen
Administrationsfunktionen wie Zugangskontrollrichtlinien, Geräteprüfung aus der Ferne und Lifecycle-Management für die Geräte
Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern: Zugriffsrechte für eine App oder einen Service werden automatisch zugewiesen oder entzogen, wenn sich die Rolle oder das Aufgabenfeld eines Mitarbeiters ändern
Kontrolle über Endgeräte: Die IT kann Anwendungen, Webseiten, Datenquellen, Drucker und IP-Verbindungen sperren und verhindern, dass Daten vom Netzwerk auf ein USB-Speichergerät übertragen werden
Application Whitelisting: Durch Whitelists lässt sich kontrollieren, welche Anwendungen und Dateien ausgeführt werden dürfen
Compliance und Risikomanagement: geschützte Audit-Trails zur Kontrolle der Benutzerzugriffe, wichtig für interne und externe Compliance Audits

Weitere Entwicklung des Digital Workplace

Trotz Digitalisierung: Das Papier bleibt

Lösungen, die bei der Realisierung eines Digital Workplace helfen, gibt es somit. Auch eine Reihe von Funktionen für die Datensicherheit steht dabei zur Verfügung. Was fehlt, ist die Umsetzung des Digital Workplace Management. Was allerdings auch nicht vergessen werden darf: Das wirklich digitale, papierlose Büro gibt es (noch) nicht flächendeckend.

Wenn es um Datenschutz im digitalen Zeitalter geht, sollte immer auch daran gedacht werden, dass wir erst auf dem Weg hin zum Digital Workplace sind. Deshalb müssen alle Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten immer den Blick auf die klassische und auf die digitale Arbeitswelt legen. Sonst werden die klassischen Datenrisiken übersehen und zu einer wachsenden Gefahr.