2 Dokumentationspflicht des Rechtsanwalts – Treuhandverzeichnis

Ein Rechtsanwalt, der Treuhandschaften übernimmt, unterliegt einer umfassenden Dokumentationspflicht. Diese verpflichtet ihn insbesondere zur ordnungsgemäßen Führung eines Treuhandverzeichnisses, welches sowohl der internen Nachvollziehbarkeit als auch der externen Überprüfbarkeit dient.

Führung des Treuhandverzeichnisses

Der Rechtsanwalt hat alle von ihm übernommenen Treuhandschaften, die dem einschlägigen Standesrecht (Statut) unterliegen, unverzüglich und vollständig in ein Treuhandverzeichnis einzutragen. Diese Eintragungen müssen:

• Zeitnah (unverzüglich nach Übernahme der Treuhandschaft),
• Chronologisch (in der Reihenfolge der tatsächlichen Übernahme),
• Fortlaufend nummeriert (durch eindeutige, lückenlose Nummerierung)

erfolgen.

Inhaltliche Anforderungen

Das Treuhandverzeichnis muss neben den in der Erstmeldung vorgesehenen Pflichtangaben insbesondere folgende Zusatzinformationen enthalten:

1. Bezeichnung des zugrunde liegenden Grundgeschäfts – zB Kaufvertrag, Übergabsvertrag, Finanzierungsvereinbarung etc
2. Angaben zur Identifizierung des Handakts – Die Eintragungen müssen so gestaltet sein, dass der dazugehörige Handakt (physisch oder elektronisch geführt) eindeutig und rasch aufgefunden werden kann. Hierzu zählen zB:
   • Aktenzahl
   • Parteienbezeichnung
   • Kurzbezeichnung des Geschäfts
   • Datum der Übernahme

Damit wird sichergestellt, dass bei einer späteren Prüfung oder Anfrage durch Aufsichtsorgane oder im Rahmen der anwaltlichen Selbstkontrolle eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.

Gestaltungsvorgaben und Aufsicht

Der Ausschuss der zuständigen Rechtsanwaltskammer ist berechtigt, verbindliche Mindesterfordernisse für:

• Den Inhalt (Pflichtfelder, Mindestangaben) sowie
• Die Gestaltung (Format, Struktur, elektronische oder physische Führung)

des Treuhandverzeichnisses festzulegen. Diese können je nach Kammer unterschiedlich ausgestaltet sein, müssen aber einheitliche Mindeststandards einhalten, die eine ordnungsgemäße Treuhandrevision ermöglichen.

Prüfbarkeit und Vorlagepflicht

Im Rahmen der Treuhandrevision kann der von der Kammer bestellte Revisionsbeauftragte verlangen, dass der Rechtsanwalt kurzfristig eine Kopie des geführten Treuhandverzeichnisses an die Treuhand-Revision übermittelt. Der Rechtsanwalt ist in diesem Fall zur unverzüglichen Vorlage verpflichtet.

Diese Anforderung dient der effektiven Überwachung der Treuhandtätigkeit und der Sicherstellung, dass anwaltliche Treuhandgeschäfte unter Beachtung aller gesetzlichen und standesrechtlichen Vorgaben erfolgen.

Die Dokumentationspflicht ist nicht delegierbar. Auch wenn administrative Tätigkeiten wie das Führen des Verzeichnisses durch Kanzleimitarbeiter vorbereitet oder technisch umgesetzt werden, verbleibt die Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit stets beim Rechtsanwalt selbst.

Ein unvollständig geführtes oder verspätet aktualisiertes Treuhandverzeichnis kann als Standesverstoß gewertet werden und berufsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.