8.3.2 Dokumentenanalyse – Auswertung vorhandener Unterlagen
Bei der Dokumentenanalyse sind die in der Organisation vorhandenen Unterlagen und Aufzeichnungen die Grundlage von Arbeitsstudien, wie zB Organisationspläne und Betriebshandbücher, Dienstanweisungen, Checklisten, Stellen-, Arbeitsplatzbeschreibungen. Sind die Unterlagen auf dem aktuellen Stand, dann bietet dies bereits eine wertvolle Basis. Es wird Einsicht in schriftliche, für die Untersuchung relevante Unterlagen genommen, entsprechend aufbereitet und kritisch hinterfragt (Rückschlüsse auch auf die Aufbau- und Ablauforganisation …). Alle diese Unterlagen, die den Soll-Zustand der Arbeit darlegen, reichen jedoch für eine Beschreibung und Beurteilung des Ist-Zustandes keineswegs aus. Der SOLL-Zustand stellt das Idealbild des Krankenhausträgers oder des Managements dar, der IST-Zustand zeigt die praktische betriebliche Wirklichkeit, eine Übereinstimmung ist das Ziel, nicht immer die Realität. Die Dokumentenanalyse kann zeitlich und räumlich unabhängig vom Untersuchungsobjekt angewendet werden und eignet sich besonders zur Vorbereitung von Organisationsuntersuchungen und Arbeitsstudien. Die Unterlagen sollen zielgerichtet ausgewertet werden, Inhalt und Umfang des Leistungsspektrums und der Tätigkeiten müssen erkennen sein.
