2.2 Finanzwesen und Rechnungslegung (§ 20 Abs 2 und 3 WEG)

Kontoführung

Sämtliche Einnahmen und Ausgaben sind entweder über ein Eigenkonto der Eigentümergemeinschaft oder ein Anderkonto zu führen (§ 20 Abs 6 WEG). Das Konto soll die Bezeichnung der Eigentümergemeinschaft tragen.

Beim Eigenkonto ist der Hausverwalter als Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft verfügungsberechtigt, bei einem Wechsel des Hausverwalters bleiben das Konto und auch die laufenden Aufträge bestehen. Beim Anderkonto handelt es sich um ein Konto des Hausverwalters, das er eingerichtet hat für eine Liegenschaft, die er verwaltet. Der Hausverwalter ist „Eigentümer“ dieses Kontos, er verwaltet die entgegengenommenen Gelder als Treuhänder.

Auf dieses Konto werden die vorgeschriebenen Kosten (Betriebskosten und Rücklage) einbezahlt und laufende Kosten bezahlt. Sämtlichen Wohnungseigentümern ist Einsicht in das Konto zu gewähren (Bankauszüge).

Abrechnung und ordnungsgemäße Rechnungslegung

Jeder Wohnungseigentümer hat Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnungslegung über die Einnahmen und Ausgaben der Liegenschaft. Die Pflicht zur Abrechnung ist vertraglich nicht abdingbar und kann von jedem Wohnungseigentümer im Außerstreitverfahren durchgesetzt werden.

Der Verwalter ist zur ordentlichen und richtigen Rechnungslegung nach den Bestimmungen des § 34 WEG verpflichtet. Dies bedeutet, dass er eine übersichtlich dargestellte Information über sämtliche Geldflüsse zu erstellen hat. Hierzu zählt auch die allenfalls erforderliche Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten nach dem Heizkostenabrechnungsgesetz (HeizKG). Die Abrechnung muss derart gestaltet sein, dass dem Wohnungseigentümer ersichtlich wird, ob die gesetzlichen Aufteilungsgrundsätze des § 32 Abs 1 WEG bzw allfällige davon abweichende Vereinbarungen nach § 32 Abs 2 WEG beachtet wurden (OGH 28.04.2015, 5 Ob 30/15w). Die Wohnungseigentümer müssen prüfen können, ob nur Aufwendungen einbezogen wurden, die die Eigentümergemeinschaft betreffen und nicht solche, die einzelnen Wohnungseigentümern zuzuordnen sind. Hierzu ist den Wohnungseigentümern Einsicht in die Belege zu gewähren.

Die Abrechnung ist längstens binnen sechs Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode den Wohnungseigentümern zu übermitteln. Dies kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Eine Abrechnungsperiode ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Sämtliche Wohnungseigentümer können jedoch schriftlich eine abweichende Abrechnungsperiode vereinbaren. Eine abweichende Abrechnungsperiode wäre im Grundbuch ersichtlich zu machen (§ 34 Abs 2 WEG).

Zum Schutzzweck der Abrechnungsverpflichtung ist auch die Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten zwischen dem Käufer und dem Verkäufer eines Wohnungseigentumsobjekts über Beitragsrückstände zu zählen: In einem vom OGH entschiedenen Fall hat ein Käufer die Zahlung eines Teils des Kaufpreises verweigert, da er aufgrund einer unrichtigen Abrechnung des Verwalters von Beitragsrückständen des Verkäufers ausging. Dieser klagte den Kaufpreis daraufhin beim Käufer erfolgreich ein. Der Verwalter haftete dem Käufer gegenüber für das verlorene Gerichtsverfahren, da dies mit der Verletzung der Abrechnungspflicht in ursächlichem Zusammenhang stand (OGH 22.10.2014, 3 Ob 102/14t).

Vorausschau

Mit der Vorausschau hat der Verwalter die Wohnungseigentümer über künftige Aufwendungen und Erträgnisse, somit über den Einsatz der finanziellen Mittel der Eigentümergemeinschaft, zu informieren. Diese Vorausschau hat die in absehbarer Zeit notwendigen und über die laufenden Instandhaltungsmaßnahmen hinausgehenden Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten zu enthalten. Der Verwalter hat die hierfür erforderlichen Beiträge zur Rücklage sowie die sonst vorhersehbaren Aufwendungen und die sich daraus ergebenden Vorauszahlungen bekannt zu geben (§ 20 Abs 2 WEG).

Der Verwalter hat sohin vorausplanend zu agieren und die Kosten abzuschätzen, er kann sich diesbezüglich auch Fachpersonals bedienen. Die Wohnungseigentümer haben sohin auch gleich die Möglichkeit, geplante Arbeiten zu prüfen und eventuell Weisungen diesbezüglich zu erteilen.

Die Vorausschau ist bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode im Haus sichtbar anzuschlagen und den Wohnungseigentümern zu übermitteln (§ 24 Abs 5 WEG). Die Verpflichtung zur Erstellung der Vorausschau ist nicht abdingbar und kann von jedem Wohnungseigentümer im Außerstreitverfahren durchgesetzt werden.

Mit der Vorausschau wird der Verwalter mangels gegenteiliger Weisung in seiner Geschäftsbesorgung gebunden („Selbstbindung“).

Bildung einer Rücklage

Die Bildung der Rücklage ist verpflichtend (§ 31 WEG), die Höhe der zu leistenden Rücklage sollte sich an den geplanten bzw voraussichtlich entstehenden Aufwendungen für Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten messen. Die Rücklage dient einerseits zur Finanzierung aktuell notwendiger Arbeiten und andererseits als Ansparung für künftige Erhaltungsarbeiten. Überschüsse werden nicht ausbezahlt, sondern in das Folgejahr übernommen.

Wenn die Rücklage nicht ausreichend für eine dringende Erhaltungsarbeit sein sollte, muss der Hausverwalter eine Sondervorschreibung erstellen oder die Finanzierung erfolgt über einen Kredit. Die Kreditrückzahlungen erfolgen in weiterer Folge über die Rücklagenvorschreibungen.

Mit der WEG-Novelle 2022 wird ab 01.07.2022 eine monatliche Mindestdotierung der Rücklage von EUR 0,90 pro m² Nutzfläche eingeführt. Dieser Betrag kann nur ausnahmsweise unterschritten werden (zB wenn bereits eine besonders hohe Rücklage gebildet wurde oder das Gebäude erst vor kurzem neu errichtet bzw saniert wurde). Laut RV errechnet sich die konkrete monatliche Mindestzuführung zur Rücklage für jede Wohnungseigentumsliegenschaft aus einer Multiplikation des Geldbetrages von (wertgesichert) EUR 0,90 mit der Summe der Quadratmeternutzfläche, die sämtliche Wohnungseigentumsobjekte zusammen erreichen. Daraus ergibt sich für die Liegenschaft ein Gesamtbetrag, der nach den allgemeinen Regeln des § 32 WEG (nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile) auf die einzelnen Wohnungseigentümer aufzuteilen ist.

Wenn die Wohnungseigentümer einer Reihen- oder Einzelhausanlage die Erhaltungspflicht nach § 28 Abs 1 Z 1 vertraglich selbst übernommen haben, ist die Bildung einer Rücklage mit einer monatlichen Mindestdotierung nicht erforderlich. Die Mindestdotierung kann ab 01.01.2024 jedes zweite Jahr nach dem Verbraucherpreisindex wertangepasst werden.

Die Rücklage dient einerseits zur Finanzierung aktuell notwendiger Arbeiten und andererseits als Ansparung künftiger Erhaltungsarbeiten. Überschüsse werden nicht ausbezahlt, sondern in das Folgejahr übernommen.

Eintreibungspflicht bei Zahlungsrückständen einzelner Wohnungseigentümer

Um die Betriebskosten zahlen und die Rücklage ansparen zu können, muss der Hausverwalter Vorschreibungen über die zu leistenden Zahlungen an die Wohnungseigentümer übermitteln. Dies geschieht idR monatlich in gleich bleibender Höhe, bis es eine Änderung der Rücklagenhöhe bzw der Betriebskosten erforderlich macht, eine Erhöhung (oder Minderung) zu fordern.

Die Vorschreibung besteht einerseits aus den Bewirtschaftungskosten zuzüglich Umsatzsteuer und andererseits aus der Rücklage ohne Umsatzsteuer. Die Vorschreibungsbeträge sind gem § 32 Abs 9 WEG am 5. eines jeden Kalendermonates im Vorhinein fällig (stellt dispositives Recht dar) und auf das Konto der Wohnungseigentümergemeinschaft von jedem Wohnungseigentümer einzubezahlen.

Wenn ein Wohnungseigentümer in Verzug gerät, hat der Verwalter rückständige Zahlungen einzumahnen und allenfalls gerichtlich geltend zu machen (§ 20 Abs 5 WEG). Der Eigentümergemeinschaft steht ein gesetzliches Vorzugspfandrecht für ausständige Forderungen auf Beitragszahlungen gegen einzelne Wohnungseigentümer zu (§ 27 WEG). Voraussetzung hierfür ist, die gerichtliche Geltendmachung der Forderung samt dem Pfandrecht innerhalb der Frist von sechs Monaten. Gleichzeitig ist die Anmerkung der Klage im Grundbuch zu beantragen.

Der Hausverwalter hat darüber hinaus auch alle eingehenden Vorschreibungen und Rechnungen, die die Wohnungseigentümergemeinschaft betreffen, zu überprüfen. Dazu gehört auch, beauftragte Arbeiten auf ihre Fertigstellung zu kontrollieren.